Contabilidade geral - ativos intangíveis

Determinada empresa, cuja atividade está relacionada com reparação de equipamentos, adquiriu um software para o departamento de contabilidade. Pode ser considerado ativo intangível?

Parecer técnico

O pedido de parecer refere-se ao enquadramento contabilístico de um software adquirido por uma empresa cuja atividade consiste na reparação de equipamentos, destinado à utilização pelo departamento de contabilidade, pretendendo-se aferir se o mesmo pode ser reconhecido como ativo intangível.
Na situação apresentada não é indicado qual o referencial contabilístico aplicável na entidade em causa, pelo que, nas considerações que faremos, tomaremos por base o regime geral do SNC. De todo o modo, neste caso em concreto, a adoção de diferentes níveis de normalização contabilística não alteraria o sentido do nosso parecer.
Um ativo intangível é um ativo não monetário identificável sem substância física (parágrafo 8 da NCRF 6 – Ativos intangíveis).
As entidades gastam com frequência recursos, ou incorrem em passivos, pela aquisição, desenvolvimento, manutenção ou melhoria de recursos intangíveis tais como conhecimentos científicos ou técnicos, conceção e implementação de novos processos ou sistemas, licenças, propriedade intelectual, conhecimento de mercado e marcas e objetivos comerciais (incluindo nomes comerciais e títulos de publicações). Exemplos comuns de itens englobados nestes grupos são o software de computadores, patentes, copyrights, filmes, listas de clientes, direitos de hipotecas, licenças de pesca, quotas de importação, franchises, relacionamentos com clientes ou fornecedores, fidelidade de clientes, quota de mercado e direitos de comercialização ( parágrafo 9 da NCRF 6).
Nem todos os itens descritos satisfazem a definição de um ativo intangível, isto é, identificabilidade, controlo sobre um recurso e existência de benefícios económicos futuros. Se um item que esteja dentro do âmbito da NCRF 6 não satisfizer a definição de um ativo intangível, o dispêndio para o adquirir ou gerar internamente é reconhecido como um gasto quando for incorrido (parágrafo 10 da NCRF 6).
Um ativo intangível é identificável se (parágrafo 12 da NCRF 6):
- For separável, ou seja, capaz de ser separado ou dividido da entidade e vendido, transferido, licenciado, alugado ou trocado, seja individualmente ou em conjunto com um contrato, ativo ou passivo relacionado, independentemente da intenção da entidade de o fazer; ou
- Resultar de direitos contratuais ou de outros direitos legais, independentemente desses direitos serem transferíveis ou separáveis da entidade ou de outros direitos e obrigações.
O reconhecimento de um item como ativo intangível exige que uma entidade demonstre que o item satisfaz (parágrafo 18 da NCRF 6):
- A definição de ativo intangível; e
- Os critérios de reconhecimento de ativos.
Um ativo intangível deve ser reconhecido se, e apenas se (parágrafo 21 da NCRF 6):
- For provável que os benefícios económicos futuros esperados que sejam atribuíveis ao ativo fluam para a entidade; e
- O custo do ativo possa ser fiavelmente mensurado.
Tratando-se da aquisição de softwares ou de licenças de software, a uma terceira entidade, os critérios de reconhecimento estão normalmente cumpridos, sendo possível determinar o custo pela aquisição dos mesmos, e representando esse custo a possibilidade de fluírem benefícios económicos para a entidade pela sua utilização.
Em termos de reconhecimento, os ativos intangíveis adquiridos a terceiros (aquisição separada), nomeadamente o software propriamente dito ou licenças de software adquiridos são reconhecidos como ativos intangíveis pelo respetivo custo de aquisição.
O custo do ativo intangível a ser capitalizado deve incluir o preço de compra, adicionado de todos os custos diretamente atribuíveis de preparação do ativo para o seu uso pretendido, nomeadamente licenças de utilização, acréscimos por utilizadores, instalação, manutenção, entre outros.
Na prática todos os encargos suportados no momento da aquisição do software, desde que relacionados diretamente com essa aquisição devem ser capitalizados.
A partir do momento em que o software esteja pronto a ser usado, todos os encargos subsequentes já não podem ser capitalizados, devendo ser considerados como gastos do período.
Ou seja, encargos como reinstalação do software, atualizações, renovações de licença, renovações de contratos de manutenção, e outros similares não devem ser incluídos no custo do ativo, devendo ser reconhecidos como gastos do período (numa conta 6226 – Conservação e reparação, por exemplo).
Por sua vez, quando esteja em causa a renovação de uma licença anual de software, entendemos que não reúne os requisitos para ser considerada como ativo fixo intangível, desde logo porque, o período durante o qual a entidade espera que a licença esteja disponível para uso não é superior a um ano, devendo a mesma ser reconhecida como gasto do período e havendo lugar ao seu diferimento quando o seu prazo de validade ultrapassar a data do balanço. Sugerimos a contabilização destes gastos na conta 6221x – Trabalhos especializados.
Assim, considerando o enquadramento técnico exposto, nomeadamente os critérios de reconhecimento previstos na NCRF 6, bem como os princípios constantes da estrutura conceptual do SNC, somos do entendimento que a classificação contabilística das aquisições de software deve ser efetuada com base na substância económica da operação, atendendo ao facto de estarmos, regra geral, perante ativos de natureza imaterial, sem suporte físico, traduzindo-se na aquisição de direitos de utilização (licenças).
Deste modo: sempre que se verifiquem os critérios de reconhecimento como ativo intangível, designadamente a identificabilidade, o controlo pela entidade e a expectativa de obtenção de benefícios económicos futuros, bem como a mensuração fiável do custo, entendemos que a aquisição de software poderá ser reconhecida numa conta da classe 44 – Ativos intangíveis, sendo posteriormente sujeita a amortização ao longo da vida útil estimada.
Caso tais critérios não se encontrem preenchidos, nomeadamente em situações de licenças de curta duração, subscrições, renovações ou serviços associados, deverá o dispêndio ser reconhecido diretamente como gasto do período, tipicamente numa conta da classe 62 – Fornecimentos e serviços externos, designadamente 6221x – Trabalhos especializados.
Assim, a distinção não depende da analogia com aquisições em loja física, mas sim da análise casuística dos critérios contabilísticos aplicáveis, prevalecendo sempre a natureza eletrónica e imaterial do software e o cumprimento (ou não) dos requisitos de reconhecimento como ativo intangível.