Tratamento contabilístico e fiscal de sinistro (incêndio)

No passado dia 15 de julho as instalações de uma empresa arderam totalmente. Não existe possibilidade de recuperação dos inventários e dos ativos. Inclusive não se consegue obter o SAF-T da faturação desde dia 1 a dia 14 de julho.
Neste momento está a tentar solicitar-se lay-off para os trabalhadores. É necessário comunicar o sucedido à Autoridade Tributária e Aduaneira? De que forma? Basta enviar comunicação pelo e-balcão? 
Relativamente à faturação esta entidade não tem qualquer registo nem forma de saber, porque o programa de faturação não tinha backup nem funcionava em cloud. Pode obter-se a faturação parcial pelos fechos dos TPA e pelos eventuais depósitos na conta? É suficiente?

Parecer técnico

A questão colocada refere-se ao tratamento contabilístico e fiscal de um incêndio que ocorreu nas instalações de uma empresa e que terá provocado perdas avultadas em ativos fixos tangíveis e inventários.
Também se terá perdido o arquivo da empresa.
Visto que não é indicado o normativo contabilístico adotado pela entidade, iremos abordar esta temática no âmbito das normas contabilísticas e de relato financeiro (NCRF) previstas no aviso n.º 8 256/2015, de 29 de julho.

Destruição dos ativos fixos tangíveis – contabilidade e IRC

De um modo geral, após um sinistro, o procedimento normal é a empresa efetuar o pedido de indemnização à seguradora pelos danos causados, pelo valor segurado dos bens à data da ocorrência. A seguradora apenas autoriza o pagamento da indemnização referente ao custo da reparação dos bens danificados, depois de efetuar as devidas averiguações e avaliações desses bens no âmbito da perícia. Poderá ainda suceder que a entidade proceda à reparação de alguns equipamentos danificados, eventualmente efetuando a aquisição de novas peças de substituição para realizar a reparação.
O tratamento contabilístico desta situação, relativamente a itens do ativo fixo tangível que tenham sido danificados num sinistro, que são objeto de compensação (indemnização) por parte de uma seguradora, está previsto nos parágrafos 64 e 65 da NCRF 7 – Ativos fixos tangíveis.
O procedimento contabilístico previsto nessa norma estabelece que se contabilizam em separado os possíveis quatro acontecimentos, conforme segue:
- Primeiro: registar a perda por imparidade relativa à danificação do item do ativo fixo tangível ocorrido pelo sinistro, para reduzir a quantia escriturada desse item para o seu valor recuperável, nos termos da NCRF 12 – Imparidade de ativos, (para um valor inferior correspondente ao valor de uso ou ao justo valor do bem, se apenas existirem alguns danos);
- Segundo: registar o desreconhecimento do item do ativo fixo tangível, pela totalidade da sua quantia escriturada quando ocorra a perda total, ou da quantia escriturada das partes e componentes que irão ser substituídas, nos termos dos parágrafos 66 a 71 da NCRF 7;
- Terceiro: registar o direito de receber a compensação (indemnização) da terceira entidade, apenas quando esta se tornar recebível, nos termos do parágrafo 64 da NCRF 7, registando-se posteriormente o recebimento da compensação (indemnização) quando esta for efetivamente paga pela terceira entidade;
- Quarto: registar a aquisição dos novos equipamentos ou das reparações dos ativos fixos tangíveis que continuaram em uso na atividade da empresa, pelo respetivo custo de aquisição ou de substituição, de acordo com as regras previstas no parágrafo 16 e seguintes da NCRF 7.
Estes quatro acontecimentos podem ser registados em momentos diferentes, dependendo do cumprimento dos critérios previstos na NCRF 7.
Neste sentido, sugerem-se os seguintes registos contabilísticos:
- Pela perda por imparidade:
Em relação aos itens do ativo fixo tangível que foram danificados pelo sinistro, mas que podem ser reparados, há que efetuar o teste de imparidade nos termos da NCRF 12, para verificar se, após a reparação, podem ter um valor recuperável inferior à quantia escriturada. Sendo que o valor recuperável pode ser dado pelo seu valor de uso ou valor de venda futura.
Nessa situação, deve-se proceder ao reconhecimento de uma perda por imparidade no final do período em que se verificou o sinistro, por contrapartida de resultados.
Face ao exposto, o registo poderá ser conforme segue:
- Débito da conta 655 – Perdas por imparidade - Em ativos fixos tangíveis, por contrapartida a crédito da conta 439 – Ativos fixos tangíveis - Perdas por imparidade acumuladas, pela diferença negativa entre a quantia escriturada e a quantia recuperável do item.
- Pelo desreconhecimento de itens do ativo fixo tangível, partes ou componentes:
Os ativos fixos tangíveis, bem como, as partes ou componentes dos itens danificados e que são objeto de substituição pela reparação devem ser desreconhecidas, conforme previsto no parágrafo 14 da NCRF 7.
Nos termos do parágrafo 66 da NCRF 7 (por remissão do parágrafo 65b)), deve proceder-se ao desreconhecimento da quantia escriturada de um item do ativo fixo tangível quando não se espere benefícios económicos futuros do seu uso ou alienação.
No caso em concreto, relativamente aos itens que tenham sido destruídos no sinistro, a entidade deixa de esperar a obtenção de benefícios económicos pela sua utilização ou venda posterior.
No momento do sinistro, pelo desreconhecimento de itens do ativo fixo tangível (ou eventualmente, de partes ou componentes a serem substituídas) destruídos no sinistro:
Pela anulação das depreciações acumuladas e perdas por imparidade acumuladas:
- Débito da conta 438/9 - Ativos fixos tangíveis - Depreciações acumuladas/Perdas por imparidade acumuladas, por contrapartida a crédito da conta 43x – Ativos fixos tangíveis, pelo montante das depreciações acumuladas e perdas por imparidade acumuladas.
Pelo desreconhecimento da quantia escriturada dos itens do ativo fixo tangível:
- Débito da conta 6872 – Gastos em investimentos não financeiros – Sinistros, por contrapartida a crédito da conta 43x - ativos fixos tangíveis, pela quantia escriturada do item do ativo fixo tangível (ou da parte ou componente a ser substituído) abatido.
- No momento em que a companhia de seguros informa que irá pagar a compensação (indemnização):
- Débito da conta 278x – Outros devedores e credores – Seguradora X, por contrapartida a crédito da conta 7872 – Rendimentos em investimentos não financeiros – Sinistros, pela quantia a receber da companhia de seguros pela compensação (indemnização) do item do ativo fixo tangível destruído pelo sinistro.
- No momento do recebimento da compensação (indemnização) da companhia de seguros:
- Débito da conta 12 – Depósitos à ordem, por contrapartida a crédito da conta 278x - Outros devedores e credores – Seguradora X, pelo montante recebido.
- No momento da aquisição do novo item (parte ou componente ou ainda da grande reparação) do ativo fixo tangível (se aplicável):
- Débito da conta 43x – Ativos fixos tangíveis, por contrapartida a crédito da conta 271x – Fornecedores de investimentos, pelo respetivo custo de aquisição.
Como se verifica, o procedimento contabilístico previsto nesta norma é precisamente a possibilidade de reconhecer a perda por imparidade, a indemnização, o desreconhecimento e a aquisição dos novos itens de ativo fixo tangível em momentos distintos, tendo em atenção os respetivos requisitos de cada operação.
Tal como referido, a indemnização deve ser reconhecida nos resultados da empresa apenas quando esta se torne recebível da seguradora, ou seja, no momento em que a companhia informar a empresa que aprovou a indemnização, estabeleceu o montante da indemnização e que irá efetuar o pagamento.

Gastos fiscais

Em termos fiscais, este procedimento contabilístico pode trazer problemas na determinação da mais ou menos-valia, prevista do artigo 46.º do Código do IRC (CIRC), uma vez que o momento do reconhecimento da indemnização pode ser diferido no tempo em relação ao desreconhecimento do item do ativo fixo tangível a ser substituído (bem como das respetivas perdas por imparidade).
Quanto às perdas (menos-valias) reconhecidas no momento do sinistro, estas apenas são aceites como gasto fiscal nos termos do artigo 31.º-B do CIRC.
De acordo com o n.º 1 deste artigo, podem ser aceites como gastos fiscais as perdas por imparidade em ativos não correntes provenientes de causas anormais comprovadas, designadamente desastres, fenómenos naturais, inovações técnicas excecionalmente rápidas ou alterações significativas, com efeito adverso, no contexto legal.
Para este efeito, o sujeito passivo deve obter a aceitação da Autoridade Tributária e Aduaneira, mediante exposição devidamente fundamentada, a apresentar até ao fim do 1.º mês do período de tributação seguinte ao da ocorrência dos factos que determinaram as desvalorizações excecionais, acompanhada de documentação comprovativa dos mesmos, designadamente da decisão do competente órgão de gestão que confirme aqueles factos, de justificação do respetivo montante, bem como da indicação do destino a dar aos ativos, quando o abate físico, o desmantelamento, o abandono ou a inutilização destes não ocorram no mesmo período de tributação (n.º 2 do artigo 31.º-B do CIRC).
Porém, nos termos do n.º 3 do artigo 31.º-B do CIRC, quando os factos que determinaram as desvalorizações excecionais dos ativos e o abate físico, o desmantelamento, o abandono ou a inutilização ocorram no mesmo período de tributação, o valor líquido fiscal dos ativos, corrigido de eventuais valores recuperáveis pode ser aceite como gasto do período, desde que:
- Seja comprovado o abate físico, desmantelamento, abandono ou inutilização dos ativos, através do respetivo auto, assinado por duas testemunhas, e identificados e comprovados os factos que originaram as desvalorizações excecionais;
- O auto seja acompanhado de relação discriminativa dos elementos em causa, contendo, relativamente a cada ativo, a descrição, o ano e o custo de aquisição, bem como o valor líquido contabilístico e o valor líquido fiscal;
- Seja comunicado ao serviço de finanças da área do local onde aqueles ativos se encontrem, com a antecedência mínima de 15 dias, o local, a data e a hora do abate físico, o desmantelamento, o abandono ou a inutilização e o total do valor líquido fiscal dos mesmos;
Recomenda-se a análise integral do artigo 31.º-B do CIRC, ao qual foram introduzidas alterações pelo Decreto-Lei n.º 49/2025, de 27 de março.
Será também muito importante a empresa dispor de comprovação efetiva da ocorrência do incêndio, que decorrerá da participação do mesmo às autoridades públicas em causa (polícia, bombeiros ou entidade do Ministério do Ambiente ou outras similares)
Como referido, este registo em momentos diferentes não permite uma determinação objetiva e clara da mais ou menos-valia fiscal, determinada nos termos do artigo 46.º do CIRC, pois esta é determinada, num único período de tributação, pelo valor da indemnização deduzida da quantia escriturada do item (ou parte) do ativo fixo tangível, enquanto o reconhecimento contabilístico pode ser efetuado em períodos distintos, como referido em cima.
Sobre este assunto, ainda não existe uma posição pública da Autoridade Tributária e Aduaneira, pelo que se sugere efetuar pedido de informação vinculativa, nos termos do artigo 68.º da Lei Geral Tributária (LGT), para obter um esclarecimento sobre este diferente tratamento fiscal face ao que está previsto em termos contabilísticos.

Destruição dos inventários – contabilidade e IRC

O parágrafo 34 da NCRF 18 – Inventários, estabelece que as perdas em inventários devem ser reconhecidas como um gasto do período em que o ajustamento ou perda ocorra.
Assim, pelo abate de inventários (admitindo que são mercadorias):
- Débito da conta 382 – Reclassificação e regularização de inventários e ativos biológicos - Mercadorias, por contrapartida a crédito da conta 32 – Mercadorias, pelo custo do inventário (de acordo com a fórmula de custeio utilizada pela entidade);
Pelo reconhecimento da perda de inventários (admitindo que são mercadorias):
- Débito da conta 6841 – Perdas em inventários – Sinistros, por contrapartida a crédito da conta 382 – Reclassificação e regularização de inventários e ativos biológicos – Mercadorias, pelo custo do inventário (de acordo com a fórmula de custeio utilizada pela entidade).
Em termos de IRC, existindo um desreconhecimento de inventários devido ao incêndio, o problema da aceitação fiscal do gasto está na verificação dos impactos fiscais desse prejuízo resultante do sinistro.
Face ao disposto no n.º 1 do artigo 23.º do CIRC, a questão que se coloca é a comprovação de que essas perdas em inventários, relativas ao incêndio, garantem a obtenção de rendimentos sujeitos a IRC.
Em primeiro lugar, e à semelhança do que já se mencionou para os ativos fixos, essa comprovação efetiva da ocorrência do incêndio e do valor em causa corresponde à participação às autoridades públicas competentes – designadamente, polícia, bombeiros ou entidade do Ministério do Ambiente ou outras similares. Caso não se esteja na posse desses elementos justificativos da ocorrência do incêndio, muito dificilmente se pode enquadrar estas perdas no âmbito do referido artigo.
Mas a questão mais importante que se levanta, é relativamente ao facto do incêndio não se enquadrar no âmbito normal da atividade exercida pela entidade, pois tal facto possui um carácter excecional e não previsível, o que em si mesmo pode levar a que não se possa considerar que as perdas relacionadas com o incêndio visem garantir rendimentos sujeitos a IRC.
A Autoridade Tributária e Aduaneira tem adotado entendimentos bastante restritivos quanto à aceitação como gasto fiscal de perdas referentes a sinistros.
Em regra, pode dizer-se que:
- Existindo indemnização (por exemplo por parte de uma seguradora), aceita-se sempre, pelo menos o valor da perda até à concorrência desse valor recebido de indemnização, uma vez que, neste caso, a ocorrência da perda é indispensável para a obtenção de um rendimento ou ganho sujeito a tributação, ou seja, a indemnização (artigo 20.º, n.º 1, al. i), do CIRC);
- Não existindo indemnização, a dedutibilidade fiscal desta perda, na sua totalidade, depende da avaliação da prova da ocorrência do sinistro. Com a participação do incêndio às autoridades competentes, eventualmente, admitimos que possa ser considerado como uma perda aceite fiscalmente.
Todavia, para evitar entendimentos divergentes, sugere-se que solicite um esclarecimento sobre o caso em concreto à Autoridade Tributária e Aduaneira, através de pedido de informação vinculativa, nos termos do artigo 68.º da LGT.

Sinistro – IVA

Em sede de IVA, há que atender ao disposto no artigo 86.º do Código do IVA (CIVA).
Para ultrapassar a presunção de transmissibilidade presente neste artigo, em caso de incêndio (ou outros sinistros) de ativos fixos tangíveis e inventários, é necessário fazer prova junto da Autoridade Tributária e Aduaneira que, de facto, não houve transmissão de bens.
Refira-se que a obtenção de um documento de participação às autoridades competentes, com a relação dos bens sinistrados, pode ser suficiente para ilidir a referida presunção de transmissão de bens que não se encontrem nas instalações da empresa.
Contudo, é aconselhável comunicar sempre o incêndio à Autoridade Tributária e Aduaneira, sendo que esta comunicação não ilide, automaticamente, a presunção de que houve transmissão dos bens. Recomenda-se sempre tentar obter outros meios de prova da ocorrência desse incêndio.
Sem prejuízo do que já foi referido anteriormente, para suportar estes registos contabilísticos de abate dos ativos fixos tangíveis e quebra física dos inventários, pode ser utilizado um comprovativo do evento, como por exemplo, o relatório de incêndio dos bombeiros ou outros similares.
Caso não se efetue esse procedimento (ou seja, caso não se reúnam os comprovativos de ocorrência do sinistro), a destruição de ativos fixos tangíveis e de inventários no sinistro, para os quais tenham exercido o direito à dedução do IVA suportado na aquisição, implica a afetação desses bens a fins alheios à atividade, pelo que, nessa circunstância, se deve considerar como uma operação assimilada a transmissão de bens, nos termos da alínea f) do n.º 3 do artigo 3.º do Código desse imposto.
O enquadramento do sinistro sobre os ativos fixos tangíveis e inventários como uma operação assimilada a transmissão de bens, implica a obrigação de proceder à autoliquidação do IVA sobre o preço de aquisição desses bens, reportados à data da ocorrência do sinistro, conforme previsto na alínea b) do n.º 2 do artigo 16.º do CIVA.
Essa autoliquidação poderá ser efetuada através de documento emitido nos termos do n.º 7 do artigo 36.º do CIVA, com a inclusão dos seguintes elementos obrigatórios: data, natureza da operação, valor tributável, taxa de imposto aplicável e montante do mesmo.
Essa autoliquidação é efetuada nos campos 1 a 6 quadro 06 da declaração periódica do IVA, dependendo da taxa aplicável, sendo o valor tributável incluído no campo 103 do quadro 06-A da mesma declaração.

Perda do arquivo

De acordo com o artigo 52.º do Código do IVA - Prazo de arquivo e conservação dos registos e documentos de suporte:
«(…) 1 - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.
2 - Para os registos previstos no artigo 51.º e documentos anexos, o prazo de 10 anos referido no número anterior deve ser contado a partir da data em que for efetuada a última das regularizações previstas nos artigos 24.º e 25.º. (…)»
A regulamentação do arquivo dos registos e documentos de suporte consta do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
De acordo com o n.º 1 do artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro: «Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial, sem prejuízo do disposto no número seguinte.»
Determinando o n.º 2 do mesmo artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, o seguinte: «2 - Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido no número anterior, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.»
Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado quanto aos respetivos registos o seguinte:
- O seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido, através de:
- Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;
- Existência de controlos de integridade, impedindo a sua alteração, destruição ou inutilização;
- Abrangência dos dados que sejam necessários à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;
- A sua acessibilidade e legibilidade pela Autoridade Tributária (AT) da informação, através da disponibilidade do seguinte:
- Funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento;
- Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
- Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.
Estas condições gerais de conservação do arquivo são extensivas à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade.
O artigo 27.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, estabelece que os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos. Adicionalmente, refere a mesma disposição, que os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.
A inexistência ou insuficiência de elementos da contabilidade quando resultem na impossibilidade da comprovação e quantificação direta da matéria tributável é uma das situações que poderá dar origem à aplicação de métodos indiretos na determinação dos valores a tributar e do imposto a pagar, conforme decorre da alínea a) do n.º 1 do artigo 88.º da Lei Geral Tributária.
Caso se venha a constatar a impossibilidade de cumprimento de obrigações fiscais, deverá o contabilista certificado proceder à comunicação à Autoridade Tributária do motivo justificativo de tal facto, nos termos do previsto no n.º 3 do artigo 8.º do Regime Geral das Infrações Tributárias, através da funcionalidade específica para este efeito disponível no Portal das Finanças:
«(…) As pessoas referidas no n.º 1, bem como os contabilistas certificados, são ainda subsidiariamente responsáveis, e solidariamente entre si, pelas coimas devidas pela falta ou atraso de quaisquer declarações que devam ser apresentadas no período de exercício de funções, quando não comuniquem, por via eletrónica, através do Portal das Finanças, até 30 dias após o termo do prazo de entrega da declaração, à Autoridade Tributária e Aduaneira as razões que impediram o cumprimento atempado da obrigação e o atraso ou a falta de entrega não lhes seja imputável a qualquer título. (…)»
Sem prejuízo do exposto, entendemos que numa situação de sinistro que implique a perda do arquivo, tal situação deve ser comunicada à Autoridade Tributária também através da funcionalidade e-Balcão, preferencialmente, anexando o relatório das autoridades oficiais que procederam ao registo e avaliação do sinistro.
A nosso ver, este procedimento importa precisamente para justificar a falta da documentação que serviu de base aos registos contabilísticos e obrigações fiscais.
Tendo em consideração a informação conhecida no momento presente, é este o nosso entendimento sobre as questões colocadas salvo melhor opinião.