Ajudas de custo

Determinada associação sem fins lucrativos possui associados (pessoas coletivas) cujas quotas são liquidadas "em espécie", através da disponibilização de capital humano. Concretamente, trabalhadores integrados nos quadros de pessoal dessas entidades terceiras realizam prestações de trabalho em prol da associação, com especial enfoque em deslocações de representação institucional da mesma.
No âmbito dessas deslocações, é a própria associação que processa e paga diretamente a esses trabalhadores (com os quais não detém qualquer vínculo laboral direto ou contratualizado) os valores referentes a ajudas de custo e compensação por quilómetros em viatura própria.
Considerando as normas do Código do IRS, do Código do Trabalho e os princípios contabilísticos, é legalmente admissível e regular o pagamento direto de ajudas de custo e quilómetros por parte da associação a colaboradores de entidades terceiras? Em caso negativo, quais as contingências fiscais (em sede de IRS e Segurança Social) e laborais decorrentes desta prática para a associação e para os respetivos beneficiários? 
Não sendo a prática atual viável, qual o procedimento técnico e documental adequado para regularizar esta cooperação institucional? Será contabilisticamente correto e aceitável sob o ponto de vista fiscal configurar esta relação através da emissão de faturas de prestação de serviços por parte das empresas associadas (com o respetivo reflexo do custo do pessoal e deslocações), procedendo-se posteriormente ao encontro de contas (compensação de créditos) com o valor das quotas devidas?
Que outras vias alternativas e legalmente seguras (como o regime de voluntariado ou enquadramento em órgãos sociais) são recomendadas para o correto enquadramento da situação descrita?

Parecer técnico

As questões colocadas referem-se ao enquadramento fiscal da atribuição de ajudas de custo e compensações por utilização de viatura própria aos colaboradores de entidades associadas de uma associação sem fins lucrativos.
O regime de atribuição de ajudas de custo e compensação por utilização de viatura própria do trabalhador encontra-se regulamentado no Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (mais recentemente alterado pelo Decreto-Lei n.º 13-A/2025, de 10 de março). Por outro lado, as ajudas de custo por deslocação no estrangeiro encontram-se reguladas no Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho.
Na ausência de um regime geral ou especial aplicável às relações jurídico-laborais de direito privado, em matéria de ajudas de custo, tem vindo a ser aplicado a todos os trabalhadores por conta de outrem o quadro normativo estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, concebido em função das deslocações em serviço público, bem como pelo Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho.
Consideram-se ajudas de custo as verbas fixas atribuídas ao pessoal para deslocações em serviço da entidade (podem ser para uma refeição, uma dormida, uma diária completa), não sendo necessário que o trabalhador dependente (ou gerente) preste contas à empresa mediante a apresentação de um documento comprovativo (fatura), desses encargos.
A característica essencial das ajudas de custo é, por isso, o seu carácter compensatório, visando reembolsar o trabalhador pelas despesas que foi obrigado a suportar em favor da sua entidade patronal, por motivo de deslocações ao serviço desta.
Chamamos a atenção de que, uma vez que o propósito essencial das ajudas de custo é, como referido, compensar os gastos acrescidos por uma deslocação (alimentação e alojamento), somos de opinião de que, quando ocorra o pagamento pela entidade patronal de todas as despesas ao seu serviço e, simultaneamente, sejam atribuídas ajudas de custo aos trabalhadores, esta atribuição extravasa o seu propósito, pelo que a totalidade do respetivo montante constituirá rendimento do trabalho dependente.
Por outro lado, o pagamento de compensações por utilização de viatura própria visa, como o nome indica, compensar o trabalhador/gerente por se deslocar ao serviço da entidade patronal, com a sua própria viatura e pelo respetivo desgaste da mesma.
As deslocações da residência para o local de trabalho e vice-versa não se enquadram no conceito dos quilómetros (compensação pelo uso de viatura própria). Poderá a entidade patronal, eventualmente, conceder um subsídio de deslocação, sendo este, no entanto, tributado na sua totalidade na esfera da categoria A do respetivo beneficiário, sem quaisquer limites legais.
Daqui resulta que a atribuição dos designados "quilómetros" (como sugerido), só se justifica quando o trabalhador (ou gerente) se desloque ao serviço da entidade patronal. Assim, os percursos de casa para o trabalho e vice-versa, como referido, não se encontram contemplados nesta situação.
Não obstante o referido nos parágrafos anteriores e respondendo desde já à principal questão, alertamos que a atribuição de ajudas de custo e de compensações por utilização de viatura própria encontra-se dependente, para além de outras condições, da existência de um vínculo laboral.
Assim, somos de opinião de que não poderão ser pagas ajudas de custo nem compensações por utilização de viatura própria a colaboradores de entidades terceiras (e ainda que associadas desta associação) no âmbito do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, pelo que a não sujeição referida na alínea d) do número 3 do artigo 2.º do CIRS não terá qualquer aplicabilidade neste cenário.
Em rigor, uma vez que estas pessoas querem ser ressarcidas do desgaste das suas viaturas e dos demais encargos suportados nessas deslocações (afastando, desse modo, o seu carácter “gratuito”), estes abonos deverão, na nossa opinião, ser considerados rendimentos profissionais dos referidos colaboradores das entidades associadas, o que implica, como sabemos, a respetiva emissão de fatura ou fatura-recibo, sendo tais valores tributados nos termos gerais da categoria B.
Alternativamente, poderão as entidades empregadoras pagar tais valores aos respetivos colaboradores e, posteriormente, debitar esses montantes à associação, sendo que tais operações também deverão, em qualquer caso, ser suportadas através de uma fatura, podendo ser feito, de facto, um encontro de contas entre as partes para esse efeito.