Implicitamente, as ajudas de custo ou pagamento de quilómetros estão dependentes da existência de remuneração. No entanto, um sócio gerente ou um membro do órgão social, poderá ser não remunerado e ainda assim será possível atribuir verbas destinadas a pagamento de ajudas de custo e quilómetros desde que a deslocação esteja devidamente documentada e tenha por base a existência de um facto que justifique a natureza do complemento atribuído para que em sede de IRC, seja considerado como custo ou perda do exercício [n.º 1 do artigo 23.º do Código do IRC (CIRC)].

Todavia, quando não exista qualquer relação de trabalho dependente ou desempenho de funções como membro de órgãos estatutários (sócio de capital), não lhe poderão ser atribuídas ajudas de custo ou compensação pela utilização de viatura própria.

De acordo com a alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, são também rendimentos de trabalho dependente - categoria A (sede IRS) - as ajudas de custo e as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal, na parte em que ambas excedam os limites legais ou quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado e as verbas para despesas de deslocação, viagens ou representação de que não tenham sido prestadas contas até ao termo do exercício.

O regime de atribuição de ajudas de custo e compensação por utilização de viatura própria do trabalhador encontra-se regulamentado no Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (entretanto alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro). Contudo, estas regras apenas se aplicam para a Função Pública, sendo as empresas privadas livres de estabelecer os montantes e as condições em que essas ajudas são abonadas.

Assim, na ausência de um regime geral ou especial aplicável às relações jurídico - laborais de direito privado, em matéria de ajudas de custo e compensação de viatura própria do trabalhador, tem vindo a ser aplicado a todos os trabalhadores por conta de outrem o quadro normativo estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (entretanto alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010 de 28 de dezembro), concebido em função das deslocações em serviço público.

Portanto, os trabalhadores e gerentes podem apresentar as despesas de ajudas de custo e também a compensação pela deslocação em viatura própria (se apresentar mais do que o limite: é tributado em IRS), sendo aceites de acordo com a alínea d) do n.º 1 do artigo 23.º do CIRC, desde que sejam considerados indispensáveis e comprovados através de Boletins Itinerários emitidos pelo trabalhador ou sócio gerente, para controlo das deslocações, ou seja:

- As ajudas de custo devem ser suportadas com os respetivos mapas descrevendo a razão da deslocação, os respetivos locais, tempo de permanência, objetivos, e o respetivo abono diário ou total.

- No caso de deslocação em viatura própria terá que ter a identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o n.º de quilómetros percorridos, o abono atribuído por quilómetro e o valor total.

Em qualquer dos casos, o montante pago a título de ajudas de custo ou de compensação de deslocação de viatura própria do trabalhador (ou gerente) sejam, ou não, tributados na esfera do IRS, devem igualmente constar da declaração anual de rendimentos a emitir pela entidade patronal, a diferença será a indicação, ou não, da sujeição a IRS, consoante haja, ou não, tributação. E por conseguinte devem também ser relevados na Declaração Mensal de remunerações (DMR) conforme nos transmite a subalínea i) da alínea c) do n.º 1 do artigo 119.º do CIRS.

Assim, as compensações atribuídas não estão sujeitas a tributação desde que preencham as condições de atribuição e não ultrapassem o limite imposto pela AT, fixado anualmente através de Portaria, caso ultrapassem esse limite, são consideradas como rendimento de trabalho dependente na esfera do funcionário/administrador ou membro dos órgãos estatutários.

Porém, se no caso exposto, o "Sr. A" desempenha as suas funções noutra entidade, por cedência (parcial) da sua entidade patronal, somos de opinião que a sociedade "Y" deveria debitar/faturar os respetivos encargos à sociedade "X".

Desta forma, consideramos que a dedutibilidade fiscal do gasto não é posta em causa, já que o débito efetuado entrará nos rendimentos tributados em sede de IRC (desde que o gasto seja efetivamente incorrido no exercício da atividade desta entidade).

Para todos os efeitos, as ajudas de custo devem ser incluídas na DMR da empresa Y, pois são encargos desta para com o seu trabalhador / administrador. A empresa X terá a fatura emitida pela empresa Y para justificar o gasto com tal deslocação.