Relativamente a notas de débito emitidas por grandes superfícies, a empresa "M” emite notas de débito em nome dos seus fornecedores onde retifica valores de faturas recebidas. Inclusive, pede para não se emitir nota de crédito.
O contabilista certificado consultou o e-fatura, como consumidor, e reparou que nenhuma das notas de débito aparece comunicada. Neste documento refere-se que é «Processado por computador”, mas não consta o programa certificado. Já nas faturas emitidas pela empresa "M” aparece a referência «Programa certificado n.º…. AT» e na consulta efetuada no portal AT consta a sua comunicação. Dúvida: o fornecedor pode (teria de emitir nota de crédito, só não o fazendo, porque assim é solicitado), deduzir o IVA que consta nesse documento, uma vez que ele é deduzido pela empresa "M” quando faz os pagamentos?


O n.º 7 do artigo 29.º do Código do IVA, refere que «(…) quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente sejam alterados por qualquer motivo, incluindo inexatidão, deve ser emitido documento retificativo de fatura (…).»
Relativamente ao documento retificativo à fatura, estabelece o n.º 6 do artigo 36.º do Código do IVA que «(…) as guias ou notas de devolução e outros documentos retificativos de faturas devem conter, além da data e numeração sequencial, os elementos a que se refere a alínea a) do número anterior, bem como a referência à fatura a que respeitam e as menções desta que são objeto de alterações (…).»
A situação mais vulgar será o fornecedor emitir uma nota de crédito, procedendo assim à regularização ou anulação da fatura anteriormente emitida.
Contudo, também será possível ser o cliente a retificar a fatura anteriormente emitida através da emissão de nota de débito. Tal procedimento tem suporte pelo entendimento veiculado pela AT no Ofício-Circulado n.º 30 141/2013, de 4 de janeiro. No ponto referente a «Documentos retificativos da fatura (artigo 29.º, n.º 7 e artigo 36.º, n.º 6 do CIVA)», estabelece-se que:
«(…) De harmonia com a nova redação do n.º 7 do artigo 29.º, quando o valor tributável de uma operação ou o correspondente imposto sejam alterados, por qualquer motivo, incluindo inexatidão, deve ser emitido documento retificativo da fatura, o qual deve conter os elementos referidos na alínea a) do n.º 5 do artigo 36.º, bem como a referência à fatura a que respeita e a menção dos elementos alterados.
As notas de crédito e as notas de débito são documentos retificativos de fatura, podendo ser emitidos pelos sujeitos passivos adquirentes dos bens ou destinatários dos serviços, desde que observados os seguintes requisitos:
- Resultem de acordo entre os sujeitos passivos intervenientes, fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e adquirente ou destinatário dos mesmos;
- Sejam processados em cumprimento do disposto no n.º 7 do artigo 29.º, ou seja, quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente sejam alterados por qualquer motivo, incluindo inexatidão;
- Contenham os elementos a que se refere o n.º 6 do artigo 36.º, dos quais se realça a referência à fatura a que respeitam (…).»
Deste modo, no caso em análise, as correções às faturas iniciais poderão ser efetuadas ou pelo fornecedor através de notas de crédito ou pelo adquirente através da emissão de notas de débito nos termos dispostos anteriormente.
Nos termos do n.º 2 do artigo 78.º do CIVA, no caso de existir alguma situação que determine uma anulação ou redução do valor tributável numa fatura emitida, o fornecedor tem a opção de efetuar a regularização do imposto anteriormente liquidado.
Esse imposto só deve ser incluído nos campos de regularização, se o montante inicialmente liquidado na fatura já tiver sido incluído numa declaração periódica submetida à AT numa data anterior.
Se tal situação que determine uma anulação ou redução do valor tributável na fatura ocorrer antes de se ter procedido à submissão da declaração periódica do período da data da fatura, essa operação inicial pode ser corrigida, sendo efetuada uma redução diretamente nos campos do valor tributável e IVA liquidado (campos 1 a 6 do quadro 06), e não se incluindo qualquer montante nos campos de IVA de regularizações (campo 40).
Estas situações determinam uma redução ou anulação do valor tributável de operações (transmissões ou prestações de serviços) efetivamente realizadas ou que estavam previstas ser realizadas, sendo, no entanto, a regularização do IVA a favor do sujeito passivo opção do fornecedor.
Quando o fornecedor ou prestador de serviços optar pela regularização a seu favor desse IVA deve fazê-lo até ao final do período seguinte àquele em que se verificaram as circunstâncias que deram origem à regularização.
No caso em concreto, atendendo a que será o adquirente a emitir uma nota de débito, em substituição do fornecedor, este deve acordar com o fornecedor se este pretende efetuar, ou não, a regularização do IVA, atendendo a que esta é uma opção do fornecedor e não do aquirente, conforme previsto no n.º 2 do artigo 78.º do CIVA.
Como se constata, a emissão de nota de débito pelo adquirente, em substituição da emissão de uma nota de crédito por fornecedor, pode ser um procedimento adequado, mas apenas quando este esteja devidamente acordado com o fornecedor, não podendo existir a emissão de uma nota de crédito em simultâneo com a emissão da nota de débito para a mesma operação, pois tal situação determina uma duplicação na emissão de documentos retificativos para uma mesmo operação.
Da mesma forma, a regularização do IVA inicialmente liquidado numa fatura emitida por um fornecedor referente à devolução de bens, acertos de preços ou outras situações que impliquem a redução ou anulação do valor tributável ou IVA liquidado, é uma opção do fornecedor dos bens e não do adquirente, como atrás já mencionado.
Assim, o adquirente não pode de sua iniciativa efetuar a regularização de IVA referente a esse tipo de situações, retificando o valor tributável ou imposto liquidado, sem que tenha o consentimento prévio do fornecedor dos bens.
Ora, tratando-se do adquirente, quando exista uma redução ou anulação do IVA liquidado na fatura emitida pelo fornecedor, o adquirente é obrigado a efetuar uma regularização a favor do Estado nos termos do n.º 4 do artigo 78.º do CIVA, indicando essa regularização no campo 41 do quadro 06 da declaração periódica do IVA, devendo preencher adicionalmente o anexo ao campo 41, quadro 1-A.
Por último, de acordo com a Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, as faturas e documentos retificativos devem possuir «o número do certificado atribuído ao respetivo programa, utilizando para o efeito a expressão "Processado por programa certificado n.º..." (alínea b) do n.º 3 do artigo 6.º da Portaria).»
Esta disposição terá sempre de ser cumprida se a entidade que emite o documento proveniente do programa de faturação está obrigada a possuir programa certificado. Assim, a assinatura a que se refere o artigo 6.º da Portaria n.º 363/2010 tem que constar no documento, seja fatura, seja nota de crédito ou nota de débito.