PT21245 - IRS - Subsídio de refeição e despesas com refeições a trabalhadores
01-10-2018
Determinada empresa processa no recibo de vencimento o subsídio de refeição sobre os 22 dias úteis, no entanto quando um trabalhador se desloca ao serviço da empresa apresenta uma fatura de almoço ou jantar (com os dados fiscais da empresa) e a entidade patronal reembolsa o funcionário dessas despesas. A fatura apresentada pelo funcionário como deverá ser contabilizada pela empresa? A fatura é aceite como gasto na totalidade? Em termos de IRC está sujeito a tributação autónoma?
Parecer técnico
Na situação apresentada estamos perante uma entidade que para além de atribuir o subsídio de alimentação aos seus colaboradores que se deslocam em serviço, tem por hábito custear-lhes as refeições.
Se os colaboradores se deslocam em serviço, o mais normal seria pagar-lhes o abono de ajudas de custo a que têm direito, o qual se destina a compensar as despesas com refeições, alojamento que o empregado suporta nessas deslocações. E neste caso, tais despesas ficariam sujeitas ao regime instituído no artigo 23.º, n.º 2, alínea d), artigo 23.º-A, n.º 1, alínea h) e artigo 88.º, n.º 9, todos do Código do IRC (CIRC).
Como os colaboradores recebem também subsídio de refeição, ao calcular as ajudas de custo teria de ser deduzido o montante que é recebido a título de subsídio de refeição. E compreende-se que assim seja, já que o montante das ajudas de custo destina-se a compensar também as despesas com a alimentação dos colaboradores deslocados em serviço [ver artigo 37.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (entretanto alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro), que estabelece o regime jurídico do abono de ajudas de custo e transporte ao pessoal da Administração Pública e que serve de referência para efeitos de aplicação do disposto na alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do Código do IRS (CIRS)].
Se a prática da empresa é não pagar as ajudas de custo aos colaboradores e reembolsá-los das despesas com as refeições efetivas, tais despesas podem ser consideradas como gasto da empresa.
Mas para isso é fundamental que os documentos de refeição (faturas) sejam emitidos em nome da empresa, e que seja comprovado que o colaborador, no dia e hora em que foi suportada a despesa, estava de facto a prestar serviços a um determinado cliente ou, por exemplo, em serviço em outra delegação da empresa.
Se tais despesas não obedecerem ao requisito da indispensabilidade exigido no n.º 1 do artigo 23.º do CIRC, ou seja, se não ficar demonstrado que tais despesas constituíram um gasto indispensável à realização dos rendimentos, as mesmas não podem ser dedutíveis.
Já quanto ao subsídio de refeição atribuído nos dias em que há essa deslocação, somos de opinião que o mesmo não pode ser considerado como tal, uma vez que o empregado não suporta nenhuma despesa com as refeições, sendo estas integralmente pagas pela entidade patronal.
Assim sendo, deve ser considerado, na sua totalidade, um rendimento do trabalho dependente, sujeito a IRS (portanto, sem os limites que, nos termos do número 2) da alínea b) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, lhe permitiriam a não sujeição a imposto), adicionando-se à remuneração mensal para efeitos de aplicação de taxa de retenção na fonte.
Em alternativa, poderá optar por não atribuir aos colaboradores o subsídio de refeição nos dias em que estes apresentem na empresa a fatura do almoço emitida pelo restaurante.