Na situação apresentada estamos perante uma entidade que para além de atribuir o subsídio de alimentação aos seus colaboradores que se deslocam em serviço, tem por hábito custear-lhes as refeições.

Se os colaboradores se deslocam em serviço, o mais normal seria pagar-lhes o abono de ajudas de custo a que têm direito, o qual se destina a compensar as despesas com refeições, alojamento que o empregado suporta nessas deslocações. E neste caso, tais despesas ficariam sujeitas ao regime instituído no artigo 23.º, n.º 2, alínea d), artigo 23.º-A, n.º 1, alínea h) e artigo 88.º, n.º 9, todos do Código do IRC (CIRC).

Como os colaboradores recebem também subsídio de refeição, ao calcular as ajudas de custo teria de ser deduzido o montante que é recebido a título de subsídio de refeição. E compreende-se que assim seja, já que o montante das ajudas de custo destina-se a compensar também as despesas com a alimentação dos colaboradores deslocados em serviço [ver artigo 37.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (entretanto alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro), que estabelece o regime jurídico do abono de ajudas de custo e transporte ao pessoal da Administração Pública e que serve de referência para efeitos de aplicação do disposto na alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do Código do IRS (CIRS)].

Se a prática da empresa é não pagar as ajudas de custo aos colaboradores e reembolsá-los das despesas com as refeições efetivas, tais despesas podem ser consideradas como gasto da empresa.

Mas para isso é fundamental que os documentos de refeição (faturas) sejam emitidos em nome da empresa, e que seja comprovado que o colaborador, no dia e hora em que foi suportada a despesa, estava de facto a prestar serviços a um determinado cliente ou, por exemplo, em serviço em outra delegação da empresa.

Se tais despesas não obedecerem ao requisito da indispensabilidade exigido no n.º 1 do artigo 23.º do CIRC, ou seja, se não ficar demonstrado que tais despesas constituíram um gasto indispensável à realização dos rendimentos, as mesmas não podem ser dedutíveis.

Já quanto ao subsídio de refeição atribuído nos dias em que há essa deslocação, somos de opinião que o mesmo não pode ser considerado como tal, uma vez que o empregado não suporta nenhuma despesa com as refeições, sendo estas integralmente pagas pela entidade patronal.

Assim sendo, deve ser considerado, na sua totalidade, um rendimento do trabalho dependente, sujeito a IRS (portanto, sem os limites que, nos termos do número 2) da alínea b) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, lhe permitiriam a não sujeição a imposto), adicionando-se à remuneração mensal para efeitos de aplicação de taxa de retenção na fonte.

Em alternativa, poderá optar por não atribuir aos colaboradores o subsídio de refeição nos dias em que estes apresentem na empresa a fatura do almoço emitida pelo restaurante.