PT22239 – Recuperação de contabilidade
19-03-2019
Fomos contactados pelos sócios e gerentes de uma empresa para a recuperação da contabilidade. Segundo o colega que foi responsável pela contabilidade até 2002, esse foi o último ano encerrado e entregue, tendo depois procedido à entrega de todos os elementos contabilísticos aos Gerentes não possuindo neste momento qualquer registo dos últimos elementos contabilísticos disponibilizados.
Neste momento os sócios e gerentes dizem que não têm qualquer elemento dessa data, seja documentos contabilísticos (ex.. balancete, livros selados, etc.) ou elementos fiscais (ex.. Modelo 22 ou Declaração Anual).
Com o cenário colocado e sem qualquer ponto de partida não sei como posso proceder à recuperação da contabilidade, até porque segundo o colega anterior existiam saldos contabilísticos nessa data, inclusive já verifiquei no Portal das Finanças e no site do Banco de Portugal que a sociedade possui imóveis e dívidas bancárias por exemplo.
Qual a forma de realizar a recuperação da contabilidade?
Não existindo qualquer elemento seria possível, com base em alguns elementos disponíveis, como por exemplo a caderneta predial e extratos bancários, "construir” um balancete com base numa declaração de responsabilidade dos sócios e gerentes e partir daí? Claro que esses valores não teriam qualquer relevância fiscal, nomeadamente o custo do imóvel.
Ou no caso de uma empresa extraviar os históricos da contabilidade não é possível realizar qualquer recuperação?
Parecer técnico
A sua questão está relacionada com a recuperação de uma contabilidade, que não é executada desde 2002.
Ao assumir, ou não, a responsabilidade por uma contabilidade na qualidade de Contabilista Certificado, terá sempre que equacionar a possibilidade da contabilidade não estar nas melhores condições e que poderá ser necessário um trabalho de correção de erros, cuja dimensão depende da natureza dos erros ou omissões detetadas, para que se reponha a verdadeira imagem patrimonial da entidade.
Esse trabalho deve ter por base os documentos contabilísticos, que deveria encontrar nas pastas de contabilidade entregues bem como nos esclarecimentos prestados pela gerência.
O colega terá sempre que efetuar um trabalho prévio de verificação aos elementos contabilísticos que lhe são entregues. É seu dever certificar-se que não existem erros na contabilidade ou nas declarações fiscais e caso os detete deverá proceder à sua correção, de acordo com o disposto na NCRF 4 - Políticas contabilísticas, alterações nas estimativas contabilísticas e erros.
Neste caso depara-se com a ausência do balancete de abertura e de documentação contabilística, a contabilidade que for posteriormente gerada não poderá ser considerada como representativa da verdadeira imagem patrimonial da entidade.
A declaração de responsabilidade da gerência não afasta a sua responsabilidade técnica.
Fiscalmente, como forma de determinação do lucro tributável, poderá ser solicitada aplicação de métodos indiretos, nos termos previstos no art.º 59º do CIRC e 90º da Lei Geral Tributária.
Em sede de IRC, dado que não foram entregues as declarações de rendimentos, modelo 22, tem de analisar os prazos de caducidade e de prescrição.
O artigo 90.º do Código do IRC estabelece qual o procedimento e forma de liquidação deste imposto, que competirá ao contribuinte, nas declarações a que se referem os artigos 120.º e 122.º, podendo, na falta destas ser efetuada pela Administração Fiscal. O n.º 12 deste artigo refere ainda que pode a liquidação ser corrigida, se for caso disso, dentro do prazo de caducidade (4 anos) cobrando-se ou anulando-se então as diferenças apuradas.
Com efeito, em 1 de janeiro de 2019, caducaram as obrigações declarativas e de liquidação de imposto referentes ao exercício de 2014, pelo que não haverá lugar ao envio de declarações referentes aos exercícios anteriores a 2014.
Neste sentido, apenas poderão ser entregues, em 2019, as declarações Modelo 22, dos exercícios 2015, 2016, 2017, 2018.
Este prazo apenas se aplica se não houve notificação válida ao contribuinte. O prazo de caducidade de 4 anos suspende-se com a notificação do contribuinte do início de ação de inspeção externa.
Refira-se ainda que a prescrição das dívidas fiscais é de oito anos, de acordo com o art.º 48º da Lei Geral Tributária, contados, nos impostos periódicos, a partir do termo do ano em que se verificou o facto tributário e, nos impostos de obrigação única, a partir da data em que o facto tributário ocorreu, exceto no imposto sobre o valor acrescentado (IVA) e nos impostos sobre o rendimento quando a tributação seja efetuada por retenção na fonte a título definitivo, caso em que aquele prazo se conta a partir do início do ano civil seguinte àquele em que se verificou, respetivamente, a exigibilidade do imposto ou o facto tributário.
2011-2012-2013-2014-2015-2016-2017-2018-2019
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Em 2019 prescrevem os factos ocorridos em 2010, ou seja, prescrevem as dívidas fiscais de 2010, no entanto a citação, reclamação, o recurso hierárquico, a impugnação e o pedido de revisão oficiosa da liquidação do tributo interrompem a prescrição, bem como o pagamento de prestações legalmente autorizadas (art.º 42º da LGT).
Na prática com base nos documentos disponíveis deve tentar reconstruir a contabilidade, deve ter presente que os lançamentos na contabilidade devem ter documentos de suporte válidos, embora este caso seja atípico.
Não queremos deixar de referir que quando a sociedade não tenha exercido qualquer atividade durante dois anos consecutivos a dissolução da sociedade pode ser efetuada por procedimento oficioso instaurado pela Conservatória (vide artigos 142º e 143º do Código das Sociedades Comerciais).