A questão colocada refere-se à aplicação do sistema de inventário permanente.

A questão colocada refere-se aos registos contabilísticos das contas de movimento da conta 31 – "Compras” em sistema de inventário permanente.

Antes de responder em concreto, à questão colocada iremos efetuar o enquadramento da obrigação fiscal da aplicação do sistema de inventário permanente.

O inventário permanente é um sistema de controlo dos inventários, nomeadamente das quantidades, custos unitários e globais, que é efetuado em sistemas extracontabilísticos, tais como programas informáticos de gestão de stocks e sistemas de contabilidade analítica.

Os procedimentos contabilísticos previstos na Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) nº 18 – "Inventários” para o tratamento das operações com inventários são idênticos independentemente da empresa adotar o sistema de inventário permanente ou intermitente.

A definição de inventário permanente está prevista no nº 1 do artigo 12º do Decreto-Lei nº 158/2009, de 13/07 (na redação do DL 98/2015), que instituiu o SNC.

A adoção do sistema de inventário permanente implica proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período.

Nos termos da alínea b) do nº 1 do artigo 12º do Decreto-Lei nº 158/2009, de 13/07, no sistema de inventário permanente é obrigatório identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.

Nas contagens físicas, devem ser considerados os bens que ainda não foram objeto de venda ou de consumo pela empresa, para determinar as quantidades físicas existentes a essa data, nomeadamente no final de período.

A essas quantidades físicas deve ser aplicado o respetivo custo unitário, determinado pela fórmula de custeio utilizada pela empresa (custo específico, FIFO ou custo médio ponderado), para determinar o custo total dos inventários em stock a essa data, bem como o gasto das vendas para as quantidades que tenham sido vendidas, ou o custo das matérias consumidas na realização de prestações de serviços ou incorporação no custo dos produtos e trabalhos em curso e produtos acabados e intermédios.

Como se pode verificar, a adoção do sistema de inventário permanente implica que se torne possível, a todo o momento, a verificação da correspondência entre o stock físico existente no armazém e os respetivos registos contabilísticos. Mas, o procedimento referido pode ser meramente um processo extra contabilístico, nomeadamente através de programas de gestão de stocks, e não um procedimento de registo contabilístico.

Esta necessidade determina que seja possível, em qualquer momento, a obtenção do custo dos inventários e do gasto das vendas (e custo das matérias-primas consumidas) através dos referidos cálculos extracontabilísticos para a preparação de um Balanço e de uma Demonstração de Resultados, quando tal for necessário.

Não é obrigatória a contabilização operação a operação de stocks para que se esteja a adotar o sistema de inventário permanente, pois tal não resulta do disposto no referido artigo 12º do DL 158/2009.

A determinação do custo dos inventários e do gasto de vendas, no programa de gestão de stocks, tem que ser efetuada operação a operação, mas os respetivos registos contabilísticos podem ser efetuados numa base mensal, com referência ao stock físico do final de um determinado período (mês), para que seja possível preparar nesse momento um Balanço e Demonstração de Resultados até essa data.

Assim, para a realização dos registos contabilísticos, no sistema de inventário permanente, podem ser obtidos dos sistemas de controlo e gestão de stocks (informáticos ou manuais, dependendo da dimensão da estrutura organizativa da entidade), documentos com o gasto das vendas (CMVMC ou variação dos inventários da produção) resumidos com as vendas de mercadorias ou produtos acabados ou consumos de matérias-primas, matérias subsidiárias, etc, bem como resumos dos documentos com o custo de produção dos produtos acabados, intermédios e dos produtos e trabalhos em curso que transitam para o período seguinte, referente ao período em causa (mês), e no final do ano.

De qualquer forma, se a entidade tiver dimensão e complexidade suficiente pode efetuar os registos contabilísticos operação a operação de inventários, não sendo tal procedimento uma obrigação no sistema de inventário permanente.

De referir que é possível determinar os referidos custos dos inventários mediante a utilização de técnicas simplificadas previstas nos parágrafos 21 e 22 da Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) nº 18 – "Inventários”, como o método do retalho e o custo padrão.

Nesse caso, a informação para o registo contabilístico do gasto das vendas e custo de produção dos produtos acabados e em curso pode ser obtida por documentos elaborados pela empresa para a determinação desses valores, sendo estes estáveis ao longo do período, mas carecendo de verificações periódicas para detetar e corrigir desvios face aos custos reais.

Este entendimento resulta de um esclarecimento fornecido pela Comissão de Normalização Contabilística (CNC) à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) de 12 de novembro de 2015, sobre o significado de adoção de sistema de inventário permanente.

A AT, através do Ofício-Circulado nº 20193/2016, de 23/06, veio esclarecer, que, para efeitos fiscais, é aceitável, que o registo contabilístico em sistema de inventário permanente possa ser efetuado, pelo menos, no final de cada mês.

Este esclarecimento estabelece que as entidades, adotando ou sendo obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente nos termos do DL 158/2009, devem efetuar os registos contabilísticos do apuramento do custo dos inventários (conta 3x) e gasto das vendas (conta 61) (ou variação dos inventários de produção – conta 73), pelo menos, no final de cada mês, com base nos dados extracontabilísticos das movimentações de stocks (entradas e saídas) extraídas dos programas de gestão de stocks.

Quanto às obrigações relacionadas com o SAF-T da contabilidade, há a referir que as contas de movimento da conta 31 – "Compras” terão que estar saldadas (saldo zero) imediatamente antes e após o apuramento de resultados.

Durante o período de tributação, incluindo no momento do apuramento mensal do custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas e/ou da variação dos inventários de produção, é possível que as contas de movimento da conta 31 – "Compras” apresentem saldos devedores e credores, que no cômputo geral da conta 31 apresente saldo nulo.

A transferência do valor das compras para a respetiva conta de inventários pode ser efetuada através duma conta específica criada para o efeito (p.e. 3119 – "Transferência” ou conta 314/315/316).

A utilização dessas contas específicas para efetuar a transferência das compras para inventários implica que existam saldos devedores nas contas de compras de movimento onde são registadas as faturas e saldos credores nessas contas para realizar as transferências, bem como dos respetivos saldos credores nessas contas de passagem (p.e. 3119 ou314/315/316).

No cômputo agregado da conta 31 – "Compras”, o saldo é nulo. Todavia, as respetivas contas de movimento mantêm saldos devedores e credores. Atendendo a que não é possível a existência desses saldos nas contas de movimento, antes e após apuramento de resultados, é obrigatório efetuar a compensação dos saldos credores das contas específicas criadas para a transferência das compras (p.e. 3119/314/315/316) com as respetivas contas de movimento com saldos devedores (onde são contabilizadas as faturas de compras), no final do período de tributação.

Quanto às taxonomias a associar às contas de movimento das contas 314/315/316, há que atender às regras previstas no documento produzido pela AT no âmbito do Selo de Validação da AT (SVAT).

As regras estabelecidas pelo documento publicado pela Autoridade Tributária e Aduaneira no âmbito do SVAT efetuam a relação entre código de contas, taxonomias, o saldo esperado de cada conta com base na taxonomia e a rúbrica da demonstração financeira onde esse saldo será incluído.

Esse documento é designado de "Saldos e Demonstrações Financeiras por Taxonomia – Correspondência entre a Taxonomia e os campos do Balanço e da Demostração de Resultados (mencionado nas FAQ’s disponíveis em: Apoio ao Contribuinte > Questões Frequentes > Outras Obrigações > SVAT > Questões Técnicas)”, estando disponível no Portal das Finanças » Apoio ao contribuinte » SAF-T (PT) » SVAT.

De acordo com esse documento, às contas de movimento das contas 314/315/316 podem ser associadas as taxonomias de compras de mercadorias, matérias-primas ou ativos biológicos (ou da devolução e descontos e abatimentos dessas contas). Assim, podem ser criadas subcontas dessas contas para efetuar a transferência das compras para inventários, associando a respetiva taxonomia conforme a natureza do inventário adquirido. Todavia, no final do período de tributação, todas as contas de movimento da conta 31 devem ter saldo nulo.

Quanto ao preenchimento do Quadro Q0705 - Inventários (N, S, P, M) no Anexo A da IES para o período de tributação de 2019, há que atender aos novos formulários, bem como às respetivas instruções de preenchimento, aprovados pela Portaria nº 35/2019, de 28/01.

De acordo com as instruções de preenchimento do Anexo A da IES (período de tributação de 2019), "este quadro, quando aplicável, deve ser preenchido por todas as entidades que entregam o Anexo A da IES.

O preenchimento do quadro deve refletir o que se encontra registado contabilisticamente, em respeito pelo previsto no SNC 2016, designadamente na NCRF 18 ou em outra norma contabilística aplicável.

Nos quadros Q07051 e Q07052 devem ser apurados, respetivamente, o custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas e a variação dos inventários da produção. Devem, igualmente, ser evidenciadas nos referidos quadros as quantias de ajustamentos / perdas por imparidade reconhecidas no período, bem como as suas quantias acumuladas e eventuais reversões.

Na medida em que este quadro contempla informação necessária para efeitos estatísticos, as entidades que tiverem declarado organizar a sua contabilidade de acordo com a NC-ME, mas cujo o ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade foi submetido utilizando a taxonomia «SNC base e Normas Internacionais de Contabilidade» com valores nas taxonomias relativas a ativos biológicos (sejam consumíveis ou de produção), não devem inscrever esses valores nos quadros Q07051 e Q07052, não influenciando o apuramento do custo da mercadoria vendida e da matéria consumida, bem como da variação nos inventários da produção, que são determinados nos referidos quadros, apesar destes valores serem considerados nos campos A00004 e/ou A00006 do quadro Q03 - Demonstração dos resultados por naturezas.

Parte do conteúdo deste quadro é pré-preenchido pela aplicação informática para submissão da IES/DA tendo por base o conteúdo do ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade. Os campos não pré-preenchidos são editáveis e deverão corresponder ao que se encontra evidenciado na contabilidade.

No campo «outra informação relevante», de preenchimento facultativo, podem incluir-se os comentários que se entenderem necessários para complementar a informação incluída no quadro e/ou melhorar a sua compreensão.”

Como se constata, apenas parte do referido quadro será objeto de pré-preenchimento com base na informação submetida através do SAF-T.

Naturalmente, como as contas de movimento da conta 31 – "Compras” estarão saldadas no final do período, o montante do campo das compras para o preenchimento do referido quadro não irá ser objeto de pré-preenchimento através do SAF-T, podendo ser preenchido manualmente ou com informação do programa da contabilidade no momento do preenchimento da IES.

Até ao momento, não são conhecidos os campos exatos que irão ser objeto de pré-preenchimento com base na informação do SAF-T (para além do Balanço e Demonstração dos Resultados).