Após várias leituras ao Decreto-Lei n.º 28/2019 sobre faturas sem papel e arquivo digital, surgem muitas dúvidas sobre o assunto.
Uma das dúvidas é a receção de e-mail por parte dos fornecedores, a solicitar o preenchimento de um formulário que está associado a um link, no qual se dá a indicação que se aceita receber as faturas em formato PDF por e-mail. Pode pressupor-se que as mesmas são faturas eletrónicas? Podemos aceitar?
Como ainda não estão esclarecidas todas as nossas dúvidas, relativamente à aceitação das faturas enviadas via eletrónica, determinados fornecedores também não enviam as mesmas em formato papel, podemos/devemos exigir as faturas em formato papel?
Em termos contabilísticos é o mesmo? Imprimem-se as faturas e dá-se o tratamento contabilístico devido, fazendo o respetivo arquivo em papel?
Há ainda alguns fornecedores em que se faz o download das faturas eletrónicas numa plataforma (estas com assinatura digital). Até à data na empresa em causa imprime-se e procede-se ao devido registo contabilístico e arquivo. Quando se fala de faturação eletrónica são ambos as situações aceites na sua totalidade? A outra questão é o arquivo digital, uma vez que não existe qualquer sistema de arquivo digital. Quais as consequências?


As questões colocadas referem-se às obrigações fiscais de emissão, registo e arquivo de faturas emitidas pelos fornecedores.
As obrigações de emissão, registo e arquivo de faturas emitidas pelos fornecedores decorrem do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro e do Código do IVA.
Os sujeitos passivos podem processar as suas faturas através dos seguintes meios de processamento (nos termos do artigo 3.º e 12.º e seguintes) do Decreto-Lei n.º 28/2019:
- Manualmente através de faturas pré-impressas tipograficamente, em tipografias autorizadas pelo Ministro das Finanças;
- Faturas processadas através de sistemas informáticos, devidamente certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (incluindo no Portal das Finanças);
- E, ainda, através de outros meios eletrónicos.
Nos termos do n.º 10 do artigo 36.º do CIVA e artigo 12.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, as faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
Os artigos 12.º a 14.º e 28.º a 30.º todos do Decreto-Lei n.º 28/20019, regulam as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das faturas emitidas por via eletrónica.
As faturas emitidas por via eletrónica, para além de terem que conter todos os elementos obrigatórios previstos no artigo 36.º e 40.º do CIVA, devem ainda ser emitidas através de sistemas que garantam a autenticidade da origem, com a comprovação da identidade do fornecedor ou prestador ou do emitente da fatura e da integridade do conteúdo, estabelecendo-se tecnicamente a impossibilidade de alteração do conteúdo da fatura, conforme previsto no artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Nos termos do nº 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
- Aposição de uma assinatura eletrónica avançada nos termos legais;
- Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014
- Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do 'Acordo tipo EDI europeu', aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.
A partir de 1 de janeiro de 2021, a emissão de faturas por via eletrónica requer que seja efetuada mediante a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado, emitidos mediante a aquisição de certificado a uma entidade privada devidamente credenciada para o efeito pelo organismo estatal de tutela (Gabinete Nacional de Segurança).
Conforme previsto no n.º 10 do artigo 36.º do CIVA, para além do cumprimento destas formalidades técnicas na emissão da fatura por via eletrónica, esta apenas pode ser emitida quando o adquirente ou destinatário aceite previamente receber a fatura nesse formato eletrónico.
Como resulta destes procedimentos para as faturas eletrónicas, os sujeitos passivos podem emitir e enviar as suas faturas de forma desmaterializada, mediante determinadas condições ali previstas.
Para efeitos do exercício do direito à dedução, é requisito essencial que os sujeitos passivos estejam na posse da via original da fatura, conforme n.º 4 do artigo 36.º do CIVA.
No que respeita ao direito à dedução do imposto, as faturas têm importância crucial, encontrando-se as condições formais para o exercício de tal direito previstas no n.º 2 do artigo 19.º do Código do IVA, ao determinar que só confere direito à dedução o imposto mencionado em faturas passados em forma legal, em nome e na posse do sujeito passivo, sendo exigido o original para o controlo e fiscalização do imposto de modo a impedir que o mesmo imposto seja repetidamente objeto de dedução, sem prejuízo dos restantes requisitos para exercer esse direito à dedução previstos nos termos 19.º e seguintes do referido Código.
Essas normas pressupõem, assim, a verificação de determinados condicionalismos em que se opera o exercício do direito à dedução, sendo pressuposto essencial que o imposto tenha sido suportado em aquisições de bens e serviços que contribuem para a realização de operações tributáveis e que os documentos que titulam a operação se encontrem passados em forma legal, e estejam em posse do sujeito passivo adquirente.
Essa norma considera-se, automaticamente, cumprida quando da emissão de faturas via eletrónica, na medida em que tal emissão só pode ocorrer sob reserva de aceitação pelo destinatário, de acordo com o n.º 10 do citado artigo 36.º do CIVA.
Aliás, está previsto neste quadro de emissão de faturas via eletrónica (através do sistema EDI ou através de fatura por via eletrónica que contenha a assinatura ou selo eletrónico avançado) que os recetores devem comunicar ao emissor a sua boa receção (não repúdio no destino), considerando-se concluído o processo quando da emissão deste recibo.
No caso das faturas processadas por via eletrónica com assinatura eletrónica avançada, essa prova da posse da fatura pelo adquirente pode ser efetuada mediante a apresentação do original, através de arquivo em suporte eletrónico, nos termos previstos no artigo 28.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Tratando-se de fatura impressa em papel, emitida manualmente em impressos tipográficos ou processada através de programas de faturação certificado, mas sem aplicação dos procedimentos de emissão por via eletrónica, só na posse do respetivo original, impresso em papel, pode ser exercido tal direito à dedução do IVA
As faturas enviadas por email apenas podem ser consideradas como emitidas na sua forma legal desde que sejam processadas por via eletrónica com assinatura eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado (por sistema de intercâmbio eletrónico de dados de acordo com o sistema EDI), nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019, pois tal procedimento garante a autenticidade e integridade do conteúdo da fatura.
Quanto ao arquivamento dessas faturas recebidas pelo adquirente, que tenham sido emitidas por via eletrónica, os procedimentos podem ser os previstos no referido artigo 28º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, em cumprimento do n.º 3 do artigo 52.º do CIVA, estando previsto apenas o arquivamento em suporte eletrónico, conforme determina o nº 1 do artigo 28.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Estes procedimentos de arquivamento em suporte eletrónico não se destinam exclusivamente ao emitente das faturas, mas também ao adquirente que recebe essas faturas processadas por via eletrónica: «Artigo 28.º, n.º 1: As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos e recebidos por via eletrónica devem ser conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção, exclusivamente em formato eletrónico.»
Como se constata, através desses procedimentos, esse arquivamento em suporte eletrónico deve permitir o acesso a todo o momento dessas faturas, nomeadamente por pedidos no âmbito de inspeções e fiscalizações tributárias, bem como permitir a reprodução de cópia das faturas se tal for necessário (para todas as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes), conforme consta do n.º 3 do artigo 28.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Por último, e como complemento, há a referir, que as restantes faturas recebidas pelo adquirente, que não sejam processadas por via eletrónica nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019, podem ser também arquivadas em suporte eletrónico nos termos do artigo 23.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, através da respetiva digitalização.
As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.