A questão prende-se com o arquivo digital das faturas eletrónicas emitidas que foi ajustado para ir ao encontro das exigências impostas pelo DL 28/2019.  O arquivo é feito guardando os registos de todas as faturas emitidas e enviadas, mas também guardando os registos de todos os reenvios de faturas anteriormente feitas e enviadas uma primeira vez. Por exemplo, se hoje faço a fatura 1, 2 e 3 e as envio, elas aparecem no arquivo por ordem da sua numeração. mas se amanhã o cliente da fatura 2 diz que o e-mail para onde foi enviada não está correto e pede-nos para reenviar a fatura para outro e-mail isto origina um registo no arquivo por baixo da última fatura que tiver sido feita nessa altura. Quando vamos consultar o arquivo vamos ter registos repetidos de todas as faturas que tiveram de ser reenviadas por alguma razão. Outra particularidade deste arquivo digital é que não permite pesquisas de espécie nenhuma. Para as notas de crédito e débito é tudo igual. 

Neste contexto, solicita parecer para dar luz verde à passagem do ambiente de testes para ambiente de produção e garantir que tem um arquivo que cumpre os requisitos exigidos para o mesmo.

A temática do arquivo é tratada no Capítulo V do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, encontrando-se ainda pendente de esclarecimentos por parte da Autoridade Tributária. De todo o modo, indicamos, desde já, algumas regras que é possível extrair da leitura do diploma, em conjugação com o Decreto-Lei n.º 196/2007, de 15 de maio, que regula as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das faturas ou documentos equivalentes emitidos por via eletrónica.

Dada a vastidão de aspetos em causa, a nossa resposta inclui os aspetos que consideramos mais pertinentes a propósito de documentação emitida e recebida em formato eletrónico.

Quanto a documentos emitidos em formato eletrónico, o Código do IVA já permitia proceder ao seu arquivo por esse meio antes da entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019; este diploma passou a permitir o arquivo em formato eletrónico também da documentação recebida nesse formato. A este respeito, o essencial é garantir a integridade do conteúdo dos documentos, sendo essencial clarificar o acesso aos formatos de arquivo por parte da AT em caso de inspeção.

De todo o modo, damos ainda nota de alguns aspetos relativos ao arquivo de documentação emitida em formato eletrónico, já aplicáveis antes da entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019, no âmbito do referido Decreto-Lei n.º 196/2007. Assim:

·         O facto de as faturas processadas por via eletrónica com assinatura eletrónica avançada serem enviadas por email não é relevante para a verificação e comprovação da posse do original dessa fatura para efeitos do direito à dedução do IVA suportado, pois tal está garantido automaticamente pela prévia aceitação do adquirente desse sistema, tal como resulta do entendimento da Informação Vinculativa com o Processo n.º 35550, despacho do SDG dos Impostos, substituto legal do Diretor-Geral, em 2012-07-17).

·         As faturas enviadas por email apenas podem ser consideradas como emitidas na sua forma legal desde que sejam processadas por via eletrónica com assinatura eletrónica avançada, nos termos do DL n.º 196/2007, pois tal procedimento garante a autenticidade e integridade do conteúdo da fatura.

·         Quanto ao arquivamento das faturas recebidas pelo adquirente, que tenham sido processadas por via eletrónica, os procedimentos podem ser os previstos no referido artigo 4º e seguintes do DL 196/2007, em cumprimento dos artigos 28.º a 30.º do DL 28/2019, estando previsto o arquivamento em suporte eletrónico em condições a definir, conforme já referido.

·         Estes procedimentos de arquivamento em suporte eletrónico não se destinam exclusivamente ao emitente das faturas, mas também ao adquirente que recebe essas faturas processadas por via eletrónica:

"Artigo 5º: O arquivamento das faturas (…) emitidos e recebidos por via eletrónica é efetuado de forma a assegurar (…)”; "Artigo 6º, nº 1: (…) entidades que prestem serviços de faturação eletrónica ou de receção, registo e arquivamento de faturas (…) emitidos e recebidos por via eletrónica.

Como se constata, através desses procedimentos, esse arquivamento em suporte eletrónico deve permitir o acesso a todo o momento dessas faturas, nomeadamente por pedidos no âmbito de inspeções e fiscalizações tributárias, bem como permitir a reprodução de cópia das faturas se tal for necessário (para todas as faturas e não apenas para efeitos do regime dos bens em circulação), conforme consta da alínea d) do artigo 5º do DL 196/2007 e dos atuais artigos 31.º a 33.º do DL 28/2019.

Dando resposta concreta às questões suscitadas, verifica-se que a legislação não detalha os requisitos específicos a que o arquivo digital deve obedecer, pois, como se disse, apenas aponta requisitos gerais, que mais se assemelham a princípios, tais como: armazenamento seguro, acessibilidade e legibilidade dos dados, acesso sem restrições aos dados, controlos de integridade dos dados, exportações seguras dos dados. Na medida em que o sistema de arquivo cumpra com estes requisitos, a forma como está construído será uma questão iminentemente técnica.

Por outro lado, está fora do âmbito das competências deste Consultório a validação de sistemas de arquivo digital.