IVA - retificação de fatura emitida a um cliente cessado
PT27991 - fevereiro de 2024

Em junho de 2023 a empresa “A” adjudicou um serviço à empresa “B”. Feito o serviço, a empresa “B” emitiu a fatura com IVA, mas com nome e NIF de uma empresa “C” que se encontra cessada desde 2016.
A empresa “A”, não reparando, fez o pagamento da fatura a “B”. Claro que esta fatura não foi considerada na contabilidade da empresa “A”.
Contactada a empresa “B”, esta não quer fazer nota de crédito à empresa “C” e nova fatura à empresa “A”, alegando que se a empresa “C” está cessada não tem como obter a nota de crédito assinada para regularizar o IVA.
Como regularizar esta situação sem que nenhum dos contribuintes fique prejudicado?

Parecer técnico

O pedido de parecer está relacionado com o procedimento para a retificação de uma fatura emitida a um cliente cessado.
No caso apresentado a empresa “B” emitiu uma fatura ao cliente “A”, tendo indicado nessa fatura o NIF errado (correspondente a uma entidade já cessada). O cliente “A” procedeu ao pagamento, mas solicita a correção da fatura emitida com o NIF errado.
O procedimento a seguir quando seja necessária a anulação/retificação de uma fatura anteriormente emitida, sem que exista alteração do valor tributável ou do imposto da operação, de acordo com o que está previsto nas normas do CIVA, e de acordo com o ponto 14 do Ofício-Circulado n.º 30 136, de 2012-11-19, abaixo transcrito, passará pela anulação da fatura emitida com erro e emissão de nova fatura em substituição daquela.
A anulação da fatura que foi incorretamente emitida, mas sem alteração do valor tributável ou do imposto, e subsequente emissão da fatura correta implica a correção da informação do SAF-T do mês correspondente, sem prejuízo de eventuais contraordenações decorrentes do envio deste SAF-T da faturação fora de prazo.
Pelo último parágrafo do ponto 14 do Ofício-Circulado n.º 30 136/2012, de 19 de novembro, que passamos a transcrever:
«14.
(...)
Não pode, assim, ser emitida nova fatura, como forma de retificação do valor tributável ou do correspondente imposto, sem prejuízo da possibilidade de anulação da fatura inicial e sua substituição por outra, quando a retificação se deva a outros motivos.»
O n.º 7 do artigo 29.º do CIVA impõe a obrigação de emissão de documento retificativo de fatura, nota de crédito ou de débito, quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente sejam alterados por qualquer motivo, incluindo inexatidão, o qual deve conter os elementos previstos na alínea a) do n.º 5 do artigo 36.º do CIVA, bem como a referência à fatura a que respeita e a menção dos elementos alterados, de acordo com o n.º 6 do artigo 36.º do CIVA (situação também esclarecida pela Autoridade Tributária (AT) nos Ofícios-Circulados n.º 30 136, de 2012-11-19, e 30 141, de 2013-01-04, ambos da Direção de Serviços do IVA).
Donde resultará que o procedimento a tomar será diferente quando a correção a efetuar se refira ao valor tributável e/ou ao valor do imposto ou quando essa correção se deva a outros motivos (como por exemplo, o nome, o NIF ou a morada), havendo apenas lugar à emissão de nota de crédito quando estejamos perante uma alteração do valor tributável da operação.
Desta forma, se no caso exposto não estamos perante qualquer alteração de valor tributável e/ou ao valor do imposto da operação, a anulação da faturação não deve ser efetuada através da emissão de nota de crédito, mas sim pelo processo acima referido de anulação da fatura e da emissão de nova fatura com o correto NIF do adquirente, em detrimento do NIF errado que foi indicado na fatura inicialmente emitida.
A nova fatura a emitir deverá mencionar o número e data da fatura anulada, bem como, sempre que possível, o motivo que levou à anulação da fatura que esta visa substituir, nomeadamente erro no NIF do adquirente.
No que respeita à declaração periódica de IVA, a nova fatura a emitir em substituição da fatura anulada, não deve ser relevada na declaração periódica de IVA do período da sua emissão, visto já ter sido incluída na declaração periódica do período da realização da prestação de serviços ou da venda dos bens, por forma a cumprir com a entrega do imposto no período correto em que se verifica a sua exigibilidade, nos termos dos artigos 7.º e 8.º do CIVA.
Por sua vez, quanto à comunicação da anulação da fatura, vejamos o que nos refere a Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro, que altera a estrutura de dados do ficheiro a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, e cria as taxonomias a utilizar no preenchimento do ficheiro SAF-T (PT), é referido o seguinte:
«4.1 - Documentos comerciais a clientes (SalesInvoices).
Devem constar nesta tabela todos os documentos de venda e retificativos emitidos pela empresa, incluindo os documentos anulados, devidamente assinados para permitir verificar a sequencialidade da numeração dos documentos dentro de casa série documental, que deve ter uma numeração pelo menos anual.»
Vejamos ainda a informação disponível nas FAQ do Portal das Finanças que, relativamente a este tema, referem:
«06-3646 É necessário solicitar a substituição de ficheiro, para proceder à comunicação das faturas anuladas após entrega do ficheiro?
Não.
É possível comunicar faturas que, após comunicação, passaram para o estado anulado (A).
Para o efeito, deverá comunicar as mesmas faturas com o novo estado (A), o que deverá ser efetuado através da submissão de um novo ficheiro que contenha os documentos nesse novo estado.
Caso as faturas sejam exatamente iguais às já existentes na AT, diferindo unicamente no estado, este será alterado em conformidade.
Note-se que o ficheiro pode conter as restantes faturas, que serão consideradas “duplicadas" (ver FAQ «Enviei dois ficheiros com as mesmas faturas. É necessário solicitar a anulação de ficheiro?») e por tal não são integradas novamente.»
«31-2798 Como exportar a informação relativa aos documentos anulados? Exportar os documentos sem linhas ou exportar integralmente com os valores das linhas a zero?
Os documentos devem ser exportados integralmente sem qualquer modificação, com exceção do conteúdo relativo à "Situação do documento" (DocumentStatus), que deve evidenciar o estado atual do documento como anulado ("A"), a data/hora de anulação, a identificação do utilizador que procedeu à anulação e eventualmente o motivo da sua anulação integrada - vide notas técnicas à estrutura "Situação do documento" (DocumentStatus) das tabelas 4 - "Documentos comerciais" (SourceDocuments) definidas no n.º 2 do Anexo I à Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro.»
Desta forma, em termos de SAF-T, quando o programa de faturação permita essa anulação, os documentos anulados irão constar do ficheiro do mês em que forem emitidos como anulado ("A"), devendo ser entregue um ficheiro nos termos acima descritos para a comunicação da anulação da fatura. No caso de surgir qualquer divergência após o envio da informação das faturas anuladas, nos termos referidos na FAQ 06-3646, esta deve ser explicitada à AT através do e-fatura, em «Apoio ao cumprimento».