Faturas anuladas
Em determinado programa é feita a exportação da faturação através de exportação para a contabilidade no programa de faturação sempre a meio do mês seguinte e depois de entregar o SAF-T da faturação (AT).
Até março deste ano o que passava para a contabilidade eram faturas não anuladas (as anuladas no mês não passavam). Contudo, em abril após ser feita a exportação, o contabilista certificado deparou-se com a exportação das faturas anuladas (todas anuladas no mês e antes de fazer exportação). Os responsáveis pela informática dizem que com o SVAT, as faturas têm de passar para a contabilidade. É verdade? O SVAT obriga a lançar na contabilidade as faturas anuladas?
A questão colocada refere-se à anulação de registos contabilísticos efetuados através de integração na contabilidade de documentos emitidos por programa informático de faturação.
As regras e estrutura de dados do ficheiro SAF-T (PT) estão previstas no anexo I da portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro.
No âmbito dessas regras e estrutura de dados, não existe qualquer limitação relacionada com a alteração dos registos contabilísticos, ainda que os mesmos tenham resultado de integração de documentos emitidos pelo programa informático de faturação.
Essas alterações podem ser efetuadas a nível das contas utilizadas, descritivos e outros elementos. Os programas informáticos de contabilidade devem possuir um procedimento de controlo e identificação dos utilizadores que procederam às alterações, e das alterações efetuadas.
Este procedimento resulta de entendimento veiculado pela Autoridade Tributária e Aduaneira através das questões frequentes, publicadas no Portal das Finanças (em: «Apoio ao Contribuinte » Questões Frequentes » Outras Obrigações » SVAT » Questões Técnicas»):
«06-2878 Relativamente aos lançamentos, a aplicação informática de contabilidade deve possuir alguns controlos?
Sim. As aplicações devem possuir adequados controlos sobre os lançamentos efetuados, de forma a:
a) Não permitir lançamentos apenas a Débito ou apenas a crédito;
b) Não permitir a existência de movimentos não balanceados;
c) Prevenir a alteração e/ou eliminação de processamentos já efetuados, gerando evidência da sua alteração/eliminação, que deverá incluir a identificação do TransactionID [3.4.3.1. - chave única do movimento contabilístico - data do documento, identificador do diário e número de arquivo do documento (TransactionDate, JournalID e DocArchivalNumber, cfr notas técnicas a este ponto na Portaria n.º 302/2016], e impedir a reutilização do respetivo DocArchivalNumber, (3.4.3.6. - número de arquivo do documento), que deverá ser gerado de forma sequencial. A aplicação deverá ter a capacidade de gerar um relatório das referidas evidências.»
Apenas não é possível alterar o campo "SourceDocumentID” previsto no campo 3.4.3.11.2.3. da tabela 3. – "Movimentos contabilísticos (GeneralLedgerEntries)”. Quando exista a integração com o programa de faturação, este campo corresponde à identificação do documento emitido nesse programa, permitindo identificar o registo contabilístico por cada documento emitido no programa.
Também não é possível anular diretamente na base de dados dos registos contabilísticos (tabela 3. – "Movimentos contabilísticos (GeneralLedgerEntries), os documentos de faturação que tenham sido contabilizados por integração do programa de faturação, e que posteriormente a essa integração tenha sido anulados. Essas anulações devem determinar registo de estorno no programa de contabilidade, mantendo-se a referencia do documento de faturação emitido e depois anulado ("SourceDocumentID”).
Este procedimento resulta de entendimento veiculado pela Autoridade Tributária e Aduaneira através das Questões Frequentes, publicadas no Portal das Finanças (em: "Apoio ao Contribuinte » Questões Frequentes » Outras Obrigações » SVAT » Questões Técnicas”):
«07-2879 No caso de aplicações integradas de contabilidade e faturação, ao anular um documento no módulo de faturação é possível eliminar o movimento contabilístico originado pela emissão desse documento?
Não. Em aplicações integradas de contabilidade e faturação, no caso de anulação de um documento no módulo de faturação, após a integração do respetivo movimento contabilístico não é permitida a eliminação deste, devendo ser efetuado o respetivo movimento de regularização contabilística.»
Este movimento de regularização contabilística é o movimento de estorno, debitando-se as contas registadas a crédito e creditando-se as contas registadas a débito.
O movimento de estorno não pode ser efetuado com valores negativos, tal como decorre da alínea l) do ponto 1 – «Aspetos genéricos do Anexo I – Estrutura de dados do SAF-T» publicado pela Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro.
Como se constata, nos termos dos procedimentos previstos para o SAF-T relativo à contabilidade, apenas é obrigatório efetuar movimentos de estorno relativamente a faturas que tenham sido anuladas após a integração da faturação nos registos contabilísticos.
Assim, se a fatura for anulada antes de ser integrada na contabilidade, estando identificada como documento comercial anulado, não é integrado na contabilidade.