IVA - arquivo de faturas e outros documentos
PT28190 - maio de 2024

Determinada empresa emite milhares de documentos particulares de compra, para aquisição a particulares de paletes para a sua atividade. Estes documentos são preenchidos, assinados e posteriormente enviados para a contabilidade, sob a forma de cópias (para o respetivo arquivo documental).
A empresa utiliza um programa de faturação onde regista as respetivas compras no sistema, inclusivamente estas declarações particulares de compra, também pela necessidade de controlo de inventários.
Será possível fazer uma declaração entre o contabilista e a empresa que remetesse o arquivo documental (documentos originais) unicamente para a sede da empresa, isto para evitar o enorme gasto de papel e tempo no processo de arquivo?

Parecer técnico

Antes de responder concretamente à questão, importa fazer o enquadramento quanto aos procedimentos e obrigações específicas para o registo e arquivo das operações que resultam das regras previstas nos códigos fiscais e do Decreto-Lei n.º 28/2019.
As faturas, as faturas-recibo e faturas-simplificadas devem ser emitidas em séries distintas, convenientemente referenciadas, por um prefixo, numeradas sequencialmente, devendo ser processadas em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor de acordo com o n.º 4 do artigo 36.º do CIVA.
Em termos fiscais, refere o artigo 17.º do Código do IRC (CIRC), que a contabilidade deve estar organizada de acordo com a normalização contabilística, de modo a permitir o apuramento do lucro tributável, sendo que este apuramento do lucro tributável irá ter como base os elementos resultantes dessa contabilidade, eventualmente corrigidos pelas disposições do CIRC.
Esses elementos resultantes da contabilidade têm origem nos registos contabilísticos que devem ser apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário, conforme as regras estabelecidas no n.º 2 do artigo 123.º do CIRC.
Em termos de organização contabilística, pode cada empresa efetuar a distinção dos vários registos contabilísticos através da divisão em diários de operações por vários tipos de naturezas, como por exemplo, diário de faturação, diário de bancos, diário de compras, diário de caixa, diário de operações diversas ou outros.
Nesses diários, ou em alternativa num diário geral, se não tiver optado pela criação de vários diários, devem-se registar todas as operações de natureza contabilística, de acordo com as regras mencionadas no n.º 2 do artigo 123.º do CIRC.
De acordo com o disposto no n.º 2 do artigo 123.º, na execução da contabilidade deve observar-se em especial o seguinte:
«a) Todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário;
b) As operações devem ser registadas cronologicamente, sem emendas ou rasuras, devendo quaisquer erros ser objeto de regularização contabilística logo que descobertos.»
Nesses diários devem ser registadas todas as operações, de uma forma cronológica, podendo ser atribuída uma numeração sequencial, que deve constar do registo informático no programa de contabilidade e no próprio documento justificativo do movimento contabilístico.
O objetivo desta numeração sequencial é a identificação clara de todos os registos contabilísticos efetuados e permitir um acesso mais rápido e fácil à obtenção da informação e da busca do respetivo documento justificativo.
Como se poderá concluir por estas normas fiscais do CIRC, desde que as operações estejam registadas com base num documento justificativo são consideradas como válidas em termos da determinação do lucro tributável.
Quando uma operação se refira a uma transmissão de bens ou prestação de serviços sujeita a IVA ou adiantamento dessas operações, deve estar titulada através de uma fatura, conforme previsto na alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do Código desse imposto, sem prejuízo das dispensas previstas nesse artigo.
Quando seja obrigatória a emissão de uma fatura, esta deve ser emitida conforme os formalismos previstos no artigo 36.º do CIVA, nomeadamente, com o respetivo processamento a ser efetuado em duplicado.
O original da fatura é destinado ao cliente e a cópia (duplicado) ao arquivo do fornecedor, conforme o n.º 4 do artigo 36.º do CIVA.
Atendendo a estas regras, pode concluir-se que deve ser mantido na contabilidade um único exemplar (duplicado) das faturas emitidas pelo sujeito passivo, referentes a transmissões de bens ou serviços prestados. Para faturas emitidas ao sujeito passivo, este deve manter e registar na contabilidade o original das faturas emitidas pelo fornecedor ou prestador de serviços.
No caso de a fatura ter sido emitida através de um programa informático de faturação e através de sistema de emissão por via eletrónica, o arquivo dessas faturas é efetuado em suporte eletrónico, conforme previsto nos artigos 22.º, 23.º e 28.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, por remissão do n.º 3 do artigo 52.º do Código do IVA.
Se as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes se apresentarem impressas em papel (ou seja, quando não sejam processadas através de programas informáticos com emissão por via eletrónica) podem ser digitalizados e arquivados em formato digital.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.
Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se não existir outro prazo que resulte de legislação especial. O prazo de 10 anos abrange o arquivo eletrónico, nos termos do artigo 19.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e artigo 52.º do CIVA.
Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado quanto aos respetivos registos o seguinte:
- O seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido, através de:
     - Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;
     - Existência de controlos de integridade, impedindo a sua alteração, destruição ou inutilização;
     - Abrangência dos dados que sejam necessários à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;
- A sua acessibilidade e legibilidade pela Autoridade Tributária da informação, através da disponibilidade do seguinte:
     - Funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento;
     - Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
     - Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.
Estas condições gerais de conservação do arquivo são extensivas à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade.
Atendendo à obrigação de efetuar todos os lançamentos com o devido suporte do documento justificativo, com um registo sequencial cronológico, parece claro que as faturas emitidas nos termos do artigo 36.º do CIVA, sendo o documento fiscal relevante nas operações de transmissões de bens e/ou de prestações de serviços, devem ser registadas separada e cronologicamente por cada uma dessas operações, não sendo possível um registo contabilístico único por um resumo de operações periódico (resumo diário, semanal, mensal, trimestral ou outro).
O Código do IVA prevê também obrigações e requisitos contabilísticos, nomeadamente de registo das faturas emitidas nos termos do artigo 36.º desse Código, conforme disposto nos artigos 44.º e seguintes do Código.
Nos termos do n.º 1 do artigo 44.º do CIVA, a contabilidade deve ser organizada de forma a possibilitar o conhecimento claro e inequívoco dos elementos necessários ao cálculo do imposto, bem como a permitir o seu controlo, comportando todos os dados necessários ao preenchimento da declaração periódica do imposto.
Em termos de registo, e para dar cumprimento aos requisitos contabilísticos referidos acima, deve proceder-se ao registo das transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas pelo sujeito passivo, conforme a alínea a) do n.º 2 desse artigo 44.º do CIVA.
Quando essas transmissões de bens e prestações de serviços sejam tituladas através de faturas emitidas nos termos do artigo 36.º do CIVA, esse registo contabilístico deve identificar cada fatura pela respetiva designação e numeração sequencial, em uma ou mais séries convenientemente referenciadas, devendo conservar-se na respetiva ordem os seus duplicados e, bem assim, todos os exemplares dos que tiverem sido anulados ou inutilizados, com os averbamentos indispensáveis à identificação daqueles que os substituíram, se for caso disso, tal como determina o artigo 45.º do CIVA.
Assim, tratando-se de faturas emitidas nos termos do artigo 36.º do Código do IVA, o registo contabilístico deve ser efetuado documento a documento, sequencialmente por cada número de fatura, com a respetiva designação.
Para as faturas simplificadas, que não sejam emitidas, através de sistemas informáticos integrados de faturação e contabilidade, a não sujeitos passivos, esta obrigação também não se aplica, podendo o registo contabilístico ser realizado com base num resumo diário (folha de caixa) pelo montante global das contraprestações recebidas pelas transmissões de bens e prestações de serviços tributáveis, imposto incluído, assim como pelo montante das contraprestações relativas às operações não tributáveis ou isentas, conforme o artigo 46.º do Código do IVA.
Face ao anteriormente exposto, podemos concluir que a contabilidade terá necessariamente ter por base documentos seja em formato físico ou eletrónico (se cumpridos os critérios), documentos esses que devem ser mantidos no arquivo por 10 anos.