IRS - ajudas de custo
PT28213 - junho 2024

Determinado terapeuta efetua o seu serviço diariamente nas escolas e domicílios (no exterior da sede da entidade patronal) e necessita de viatura para se deslocar. A entidade patronal não tem viatura disponível e como tal o colaborador utiliza a própria viatura. No final do mês apresenta o mapa de quilómetros, com todos os dados (dia, local, hora e número de quilómetros).
Por exemplo, no mês de abril efetuou 108 quilómetros que a entidade patronal paga a 0,25 euros por quilómetro (valor previamente acordado com o colaborador).
Esse valor é inserido no processamento de salários como deslocações em viatura própria, sem retenção para IRS e Segurança Social.
Sabendo que o valor limite é 0,40 euros por quilómetro (isento), este processamento está a ser efetuado corretamente?
Não há limite de quilómetros ou de valor total para a isenção de retenções? Pode a entidade patronal pagar todos os meses estes quilómetros?

Parecer técnico

Devido à inexistência de legislação específica acerca de ajudas de custo e compensação em viatura própria, aplicável às relações jurídico-laborais de direito privado, é comum aplicarem-se as regras estabelecidas pelo Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, (deslocações em serviço no território nacional) e o Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho (deslocações ao estrangeiro), por remissão da Circular da DGCI n.º 12/91, de 29 de abril.
Os limites (quilómetros e ajudas de custo) resultam da Portaria n.º 1 553-D/2008, de 31 de dezembro, nas quais se fixam atualmente em:
Quilómetros - deslocação em viatura própria 0,40 €/km
Ajudas custo - território nacional - Membros do governo 69,19 euros
Ajudas custo - território nacional - Restantes trabalhadores 62,75 euros
Ajudas custo - estrangeiro - membros do governo 167,07 euros
Ajudas custo - estrangeiro - restantes trabalhadores 148,91 euros
Importa ressalvar que estas verbas têm um propósito subjacente, designadamente, ressarcir os trabalhadores dos encargos suportados em deslocação ao serviço da entidade, e como tal não devem ser entendidas como um substituto remuneratório, nem devem ter como objetivo atenuar os impactos da tributação e contribuição que incidem sobre as remunerações.
O abono a título de compensação pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal (quilómetros) tem por base, e finalidade expressa, a atribuição de uma compensação aos trabalhadores dependentes pelas despesas que estes suportam com combustíveis, seguros, reparações, depreciação da viatura, etc.
Estes abonos apenas são atribuídos quando existam deslocações ocasionais, ainda que por dias sucessivos, dos trabalhadores ao serviço da empresa, para fora do local habitual de trabalho (domicílio necessário no caso dos funcionários públicos).
Não podem ser enquadradas como ajudas de custo e compensação por utilização de viatura própria do trabalhador as importâncias que não correspondam a despesas ocasionais ou temporárias, sendo prestações acessórias decorrentes do exercício das funções para os quais os colaboradores são contratados, inerentes à função que exercem, integrando o conceito de remuneração diretamente relacionada com a prestação funcional, quer se trate da retribuição base quer outras prestações estabelecidas contratualmente e abonadas de forma permanente e regular.
Neste âmbito, entende-se por domicílio necessário (local de trabalho no caso do setor privado):
- A localidade onde o trabalhador aceitou exercer as suas funções (por exemplo sede ou estabelecimento da entidade empregadora);
- Outra localidade onde efetivamente exerce quando for colocado em localidade diversa da que aceitou (por exemplo, o trabalhador é deslocado para exercer funções numa obra em Viseu, tendo aceitado as suas funções para a sede no Porto); ou
- Quando não é possível fixar um local certo para o exercício das suas funções, o local onde se situa o centro da sua atividade funcional.
Para efeitos da elegibilidade das despesas apresentadas, será importante constar esta informação nas cláusulas do contrato firmado entre o trabalhador e a entidade empregadora.
Neste sentido, não podem ser abrangidas pelo conceito de ajudas de custo ou compensação de utilização de viatura própria as deslocações da sua residência (habitação do trabalhador) e o local habitual de trabalho, e vice-versa.
Isto não significa que, se o local habitual de trabalho clausulado no contrato for coincidente com a habitação do trabalhador, não possa ser abonado pelas deslocações a partir da sua residência ao serviço da entidade, mas desde que essas deslocações sejam efetuadas para fora do local habitual de trabalho ao serviço da entidade empregadora.
Quanto à limitação de atribuição de ajudas de custo para deslocações diárias para além de 20 quilómetros do domicílio necessário ou de 50 quilómetros para além desse local de trabalho em deslocações por dias sucessivos, prevista no regime jurídico, não cremos que tal seja de considerar para as empresas do setor privado, havendo que estabelecer outro tipo de critérios mais objetivos e diretamente relacionados com cada deslocação em concreto.
O próprio artigo 10.º do regime jurídico estabelece casos especiais em que esses critérios podem ser derrogados mediante requerimento dos interessados e respetiva aprovação pelo dirigente do serviço, sendo que tais derrogações são específicas e concretas do setor público e que podem não ter relação ou razão económica na esfera das empresas do setor privado.
Assim, cumpridos os pressupostos subjacente à atribuição acabados de referir, em resposta à questão em concreto, informamos que não há limite de quilómetros, nem qualquer limitação de existir todos os meses, desde que se tratem de deslocações necessárias e ocasionais ao serviço da entidade, desde o local necessário e os clientes.
Em termos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares, de acordo com o disposto no n.º 1 do artigo 2.º do Código do IRS (CIRS), consideram-se rendimentos do trabalho dependente todas as remunerações pagas ou postas à disposição do seu titular provenientes de trabalho por conta de outrem prestado ao abrigo de contrato individual de trabalho ou de outro a ele legalmente equiparado.
Nesta aceção, o n.º 2 do referido artigo clarifica que as remunerações referidas compreendem, designadamente, ordenados, salários, vencimentos, gratificações, percentagens, comissões, participações, subsídios ou prémios, senhas de presença, emolumentos, participações em multas, bem como as remunerações acessórias, ainda que periódicas, fixas ou variáveis, de natureza contratual ou não.
Adicionalmente, a redação da alínea b) do n.º 3 do referido artigo 2.º do CIRS dispõe que se consideram ainda rendimentos do trabalho dependente as remunerações acessórias, nelas se compreendendo todos os direitos, benefícios ou regalias não incluídos na remuneração principal que sejam auferidos devido à prestação de trabalho ou em conexão com esta e constituam para o respetivo beneficiário uma vantagem económica.
Por sua vez, a alínea d) do n.º 3 do referido artigo 2.º do CIRS determina que se consideram rendimentos do trabalho dependente «[a]s ajudas de custo e as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal, na parte em que ambas excedam os limites legais ou quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado e as verbas para despesas de deslocação, viagens ou representação de que não tenham sido prestadas contas até ao termo do exercício.»
No caso, tratando-se de compensação em viatura própria que cumpre os pressupostos e está dentro do limite, não existe qualquer tributação em sede de IRS, trata-se de uma compensação excluída de tributação, devendo figurar na DMR com o código A22.
Por fim, salientamos que a utilização de viatura própria é uma situação excecional, à utilização de viatura da empresa, pelo que se o colaborador faz regularmente estes serviços deveria ser analisada essa situação.