O Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de Outubro transpôs para o Direito Nacional a Directiva n.º 2001/115/CE do Conselho de 20 de Dezembro, cujo objectivo é o de simplificar, modernizar e harmonizar, em matéria de IVA vários aspectos relacionados com a obrigação de facturação. Ainda que mereça especial destaque no presente diploma a facturação electrónica, pretende-se neste artigo focar três situações concretas de especial relevância cujo alcance poderá não ter tido a devida atenção e ter passado despercebido. - a introdução da alínea f) no n.º 5 do art. 35.º - n.º 13 do art. 28.º - a denominada «autofacturação» A imensa legislação aliada à sua dispersão e suas constantes alterações levam a que os técnicos oficiais de contas e os contribuintes no geral se «percam» e por vezes não relevem os pequenos aspectos importantes que podem marcar a diferença na sua aplicabilidade prática. Numa abordagem geral no que se refere à facturação, a alínea b) do n.º 1 do art.º 28.º do Código do IVA, estabelece a obrigatoriedade de os sujeitos passivos emitirem factura ou documento equivalente por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, tal como vêm definidos nos artigos 3.º e 4.º do Código, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efectuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços. Por sua vez o art.º 35.º n.º 5 em conjugação com o Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de Julho (Regime dos Bens em Circulação), estabelece quais os requisitos a que devem obedecer as facturas ou documentos equivalentes para serem considerados como processados de forma legal a fim de poderem conferir o direito à dedução do imposto neles contido nos termos do n.º 2 do art. 19º do CIVA. Assim nos termos do n.º 5 do art.º 35.º as facturas ou documentos equivalentes devem ser datados, numerados sequencialmente e conter os seguintes elementos: «a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto; b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas deverão ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução; c) preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável; d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido; e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso; f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da factura. (Aditado pelo Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de Outubro) No caso de a operação ou operações às quais se reporta a factura compreenderem bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados em b), c) e d) devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável». - Alínea f) aditada ao art.º 35.º do CIVA A alínea f) aditada pelo Decreto-Lei n.º 256/2003 de 21 de Outubro, introduz um novo elemento que vigora desde 1 de Janeiro de 2004, isto é, quando a data da factura não coincidir com a da colocação dos bens à disposição do adquirente ou a data em que os serviços foram prestados esta terá que passar a ser mencionada na factura respectiva. Enquanto que, nas prestações de serviços será difícil aferir o momento efectivo da sua conclusão, no caso da transmissão de bens lembramos que o dia da colocação à disposição poderá ser conferido nas guias de remessa/transporte. Esta obrigatoriedade vigora ainda que sejam cumpridos os cinco dias para emissão da respectiva factura, isto é, uma factura emitida com data de dia 8 de Janeiro e os bens colocados à disposição do adquirente conforme guia de transporte de 6 de Janeiro, terá que ter mencionado «dia da colocação à disposição: 6 de Janeiro». Se a transmissão de bens implicar obrigação de instalação ou montagem por parte do fornecedor, considera-se que os bens são postos à disposição do adquirente no momento em que essa instalação ou montagem estiver concluída, conforme n.º 1 do art. 7.º do CIVA. Caso o dia da colocação à disposição seja o mesmo da factura este não será mencionado, conforme é referido no próprio normativo. Chamamos a atenção para o facto da falta ou incumprimento de algum dos elementos elencados no art.º 35.º colocar em causa o exercício do direito à dedução por parte do adquirente dos bens. - N.º 13 aditado ao art.º 28.º do CIVA Outro facto relevante que entendemos realçar é o n.º 13 do art. 28.º do CIVA aditado também pelo normativo mencionado e que tem a seguinte redacção: «13 - Consideram-se documentos equivalentes a factura os documentos e, no caso de facturação electrónica, as mensagens que, contendo os requisitos exigidos para as facturas, visem alterar a factura inicial e para ela façam remissão. (Aditado pelo Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de Outubro)» Importa referir que documento equivalente a factura, tem apenas o sentido de documento que deve conter todos os elementos que são exigidos à factura e não de documento com a mesma natureza da factura, tendo por isso cada um a sua função contabilística. Constituem, pois, documentos equivalentes a factura, para efeitos de IVA, as facturas-recibo, os recibos, as notas de débito, as notas de crédito, etc. Nestes termos, no caso de uma nota de débito visar alterar uma factura, esta terá que ser evidenciada na respectiva nota de débito. Assim sendo, se a nota de débito estiver processada de forma legal, confere ao adquirente o direito à dedução do imposto nela mencionado. Embora este requisito segundo entendimento dos serviços do IVA fosse já necessário expressa-se agora na lei. - Autofacturação O sistema de autofacturação, cada vez mais utilizado entre os operadores económicos, consiste na adopção de um sistema de facturação segundo o qual o cliente se substitui aos seus fornecedores na emissão das respectivas facturas. Até à publicação do Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de Outubro não existia na legislação fiscal portuguesa regulamentação ao sistema de autofacturação, sendo que os sujeitos passivos interessados no seu processamento, tinham que solicitar à Administração Fiscal (Serviços do IVA) a respectiva autorização, e cumprir alguns condicionalismos a que os mesmos obrigavam. Vem agora expresso na lei, no n.º 5 do art. 19 do CIVA a sua aceitabilidade sem necessidade de autorização prévia dos Serviços do IVA, desde que, se verifiquem as condições previstas no n.º 11 do art.º 35.º. Isto é, a elaboração de facturas ou documentos equivalentes por parte do adquirente dos bens ou dos serviços em substituição do fornecedor fica sujeita à existência de um acordo prévio, por escrito, entre o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos mesmos, e o adquirente terá que provar que o transmitente dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da factura e aceitou o seu conteúdo.