A questão colocada refere-se ao enquadramento fiscal do pagamento de uma compensação aos trabalhadores resultantes das despesas adicionais que estes suportam durante o período que estão em teletrabalho.
O regime do teletrabalho encontra-se previsto nos artigos 165.º a 171.º, do Código do Trabalho (CT), tendo como caraterística distintiva do trabalho presencial o facto da prestação laboral ser realizada fora da empresa através do recurso a tecnologias de informação, isto é, à distância.
O trabalhador beneficia dos direitos laborais em condições de igualdade com os demais trabalhadores da empresa em regime de trabalho presencial (artigo 169.º, n.º 1 do CT).
Efetivamente, para a regularidade fiscal da operação, o pagamento destas despesas aos trabalhadores em teletrabalho, deverá ser sob a forma de um subsídio compensatório.
Sobre este tema, veio a Lei n.º 83/2021, de 6 de dezembro, fazer alterações no regime do teletrabalho supracitado, introduzindo algumas alterações na sua regulamentação, das quais destacamos as alterações introduzidas ao artigo 168.º, que define as compensações a conferir ao trabalhador em teletrabalho.
De acordo com o disposto no citado artigo 168.º do CT, o empregador é responsável pela disponibilização ao trabalhador dos equipamentos e sistemas necessários à realização do trabalho e à interação trabalhador-empregador, devendo o acordo especificar se são fornecidos diretamente ou adquiridos pelo trabalhador, com a concordância do empregador acerca das suas características e preços.
Além disso, estabelece-se que são integralmente compensadas pelo empregador todas as despesas adicionais que, comprovadamente, o trabalhador suporte como direta consequência da aquisição ou uso dos equipamentos e sistemas informáticos ou telemáticos necessários à realização do trabalho, nos termos do número anterior, incluindo os acréscimos de custos de energia e da rede instalada no local de trabalho em condições de velocidade compatível com as necessidades de comunicação de serviço, assim como os custos de manutenção dos mesmos equipamentos e sistemas.
Para este efeito, consideram-se despesas adicionais as correspondentes à aquisição de bens e ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo de teletrabalho, assim como as determinadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no mesmo mês do último ano anterior à aplicação desse acordo, sendo o pagamento da compensação devido imediatamente após a realização das despesas pelo trabalhador.
Por sua vez, esta compensação é considerada, para efeitos fiscais, custo para o empregador e não constitui rendimento do trabalhador.
Quanto aos elementos que comprovem as despesas adicionais decorrentes do teletrabalho a apresentar pelo empregado, tal terá que ser determinado por acordo entre a entidade empregadora e o empregado, com o objetivo de se comprovar a aquisição de novos equipamentos e serviços, que anteriormente o empregado não possuía e que adquiriu especificamente para a realização das suas funções em teletrabalho.
Esses documentos serão meramente fornecidos numa relação laboral entre a entidade empregadora e o empregado, para atestar tais despesas adicionais, não sendo documentos relevantes fiscalmente. Estes documentos não são contabilizados ou deduzidos fiscalmente diretamente na esfera da entidade empregadora, até porque não são emitidos em nome dessa entidade.
O documento fiscalmente relevante será o comprovativo do pagamento dessas despesas adicionais, comprovados em termos laborais nos termos referidos, pela entidade empregadora ao empregado, nomeadamente, por exemplo, o recibo de processamento salarial ou documento similar assinado pelo empregado a atestar que recebeu essa compensação de despesas adicionais de teletrabalho.
Ainda que não sejam tributados como rendimentos de trabalho dependente, esses montantes de compensação pelas despesas adicionais de teletrabalho são incluídos na declaração mensal de remunerações, com o código de remuneração A23.
Contudo, quando as entidades empregadoras pretendem aplicar estas disposições introduzidas pela Lei n.º 83/2021, deparam-se com imensas dificuldades em determinar a base do montante da compensação, face à fórmula definida nos termos da citada Lei, nomeadamente pela dificuldade em estabelecer os comparativos exigidos, aumentando significativamente a complexidade do apuramento desta base da compensação. Consequentemente, em caso se não ser possível demonstrar inequivocamente o correto apuramento da base da compensação a efetuar ao colaborador, poderá a Autoridade Tributária e Aduaneira não concordar com a mesma, promovendo as devidas correções.
Esta questão foi abordada na reunião livre do dia 9 de fevereiro de 2022, às 4 horas e 21 minutos de vídeo que poderá consultar aqui.
Não obstante a nossa opinião acima expressa, por se tratar de uma matéria de legislação laboral, relembramos que o enquadramento jurídico das operações não se insere nas funções estatutariamente previstas do contabilista certificado, pelo que entendemos que o apuramento da base da compensação a conceder ao trabalhador deve ser clarificado junto do assessor legal da entidade.
Adicionalmente, e apenas após a confirmação dos aspetos legais da determinação da compensação, porque é uma questão premente face à atual realidade e sobre a qual a Autoridade Tributária e Aduaneira ainda não se pronunciou, poderá ainda a entidade solicitar esclarecimento quanto a eventuais procedimentos práticos declarativos através da apresentação de um pedido de informação vinculativa, nos termos previstos no artigo 68.º da Lei Geral Tributária.