A empresa "B”, com sede em Portugal, é uma sociedade anónima com contabilidade organizada (adota as NCRF) e está enquadrada no regime normal de IVA. Tem a atividade de comércio e transformação de produtos alimentares congelados.
A empresa pretende adquirir um software para o tratamento e controlo das despesas apresentadas pelos trabalhadores e realizadas por estes em nome da empresa.
O fornecedor do software diz que o mesmo cumpre com todos os requisitos obrigatórios relativos aos procedimentos e obrigações para o registo, digitalização e arquivo eletrónico dos documentos, nomeadamente, os que resultam das regras previstas nos Códigos Fiscais e do Decreto-Lei n.º 28/2019, pelo que dispensa o arquivo físico dos documentos (faturas, recibos tickets, etc.), permitindo a sua eliminação.
Pode a empresa "B” ter um arquivo eletrónico apenas para um tipo de documentos, neste caso documentos apresentados por trabalhadores, os quais são incluídas num único diário, designado por «Despesas de trabalhadores», ou, a partir do momento que opte pelo arquivo eletrónico, terá de o fazer obrigatoriamente para todos os documentos contabilísticos, sejam eles faturas de clientes, faturas de fornecedores, documentos bancários, documentos de caixa, etc.?


As questões colocadas referem-se à possibilidade de determinado sujeito passivo utilizar um arquivo digital apenas para parte dos seus documentos.
Ora, o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.
No conceito de «documentos fiscalmente relevantes» mencionado no parágrafo anterior incluem-se, entre outros, as faturas, os recibos e as faturas-recibo.
A entrada em vigor deste diploma procedeu, entre muitas outras, a alterações à redação do artigo 52.º do CIVA, referente à conservação dos livros e registos, passando o número 3 deste artigo a referir que:
«3 – A regulamentação do arquivo dos livros, registos e documentos de suporte consta de legislação especial.»
Assim, de modo a analisarmos a questão concreta, será preciso ter em conta o disposto no capítulo V do já referido Decreto-Lei n.º 28/2019 (artigo 19.º a 30.º), sendo este capítulo referente à obrigação de arquivo.
Refira-se ainda que, de modo a mitigar eventuais dúvidas que pudessem surgir devido à entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019, foi emitido Ofício-Circulado n.º 30 213/2019, de 1 de outubro, cuja leitura recomendamos e que poderá encontrar aqui.
Feitas estas notas introdutórias, tenha-se em conta o seguinte:
De modo a respondermos à questão concreta, socorrer-nos-emos dos artigos 22.º e 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, pelo que passaremos, de seguida, a transcrever os mesmos na íntegra:
«Artigo 22.º - Registo dos documentos arquivados
As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos.
Artigo 23.º - Arquivo eletrónico dos documentos
1 – Os documentos referidos no artigo anterior que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.
2 – As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.
3 – Para efeitos do número anterior, na criação do arquivo devem ser assegurados:
a) A execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
b) A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.
4 – A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos descritos nos números anteriores e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA.
5 – Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.»
Concluímos, assim, que, de facto, com a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019, passou a ser possível que os sujeitos passivos possuam, apenas, um arquivo digital, tendo este, contudo, de cumprir os requisitos (genéricos) constantes dos números 2 e 3 do artigo 23.º deste mesmo diploma, bem como as condições impostas pelos artigos 25.º e 26.º, no tocante, respetivamente, à integridade e legibilidade e ao plano de arquivo.
Frisamos que a adoção do arquivo digital dos documentos fiscalmente relevantes, desde que cumpridos os respetivos requisitos técnicos, reveste caráter meramente opcional, independentemente de este receber, ou não, documentos emitidos por via eletrónica (ou seja, de acordo com o artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019).
Salienta-se que os pontos 40 a 42 do supramencionado Ofício-Circulado n.º 30 213/2019 abordam o disposto neste artigo 23.º, pelo que recomendamos igualmente a sua leitura.
Apesar de nada ser mencionado sobre quaisquer especificações técnicas do arquivo, mas apenas, como vimos, sobre os seus requisitos gerais, recomendamos, por fim, a análise a um conjunto de FAQ sobre as novas regras de faturação e arquivo, disponível na AT, que poderá encontrar aqui.
Respondendo à questão concreta, na nossa opinião, não existe qualquer impedimento em um sujeito passivo aplicar o procedimento do arquivo digital apenas para parte dos seus documentos fiscalmente relevantes, sendo os restantes documentos arquivados, desse modo, da forma dita tradicional (em papel).
Embora não seja questionado e tal como sugerido pelo colega, salientamos que, nos termos do número 4 do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, só se poderá proceder à destruição dos documentos em papel após se garantir que os requisitos técnicos do arquivo digital se encontram assegurados, pelo que, caso tal não aconteça, terá o arquivo de ser efetuado "normalmente” (em papel).
Assim, embora seja, de facto, possível destruir os documentos em papel, aconselhamos, pelo exposto, sem prejuízo das indicações da empresa responsável pela implementação do arquivo digital, alguma cautela no momento de tal decisão. Seria, deste modo, prudente aguardar por mais esclarecimentos da AT sobre esta matéria.
Refira-se ainda que esta regra se aplica não só às faturas emitidas pela forma tradicional, mas também às faturas emitidas por via eletrónica, cuja impressão e arquivo físico apenas se encontram dispensados após o sujeito passivo garantir que o seu arquivo digital, tal como referido anteriormente, cumpre todos os requisitos técnicos exigíveis.