O pedido de parecer está relacionado com o tratamento contabilístico e fiscal de faturas emitidas à entidade em que parte do valor deve ser suportado pelos trabalhadores.
No caso em apreço são apresentadas dua situações:
- A entidade estabeleceu como limite de despesas o valor de 30 euros, sendo que a fatura emitida em nome da empresa é de 35 euros;
- A entidade adquiriu dez bens, classificados como material de escritório, sendo que quatro quantidades são para uso pessoal do empregado.
Atendendo que as faturas são emitidas em nome da entidade, somos do entendimento que estas devem ser contabilizadas, tendo como consideração o valor total do documento. Posteriormente, o que deverá ser feito, é o redébito das despesas que sejam de imputar aos empregados.
Em termos contabilísticos, nos casos dos dispêndios suportados pela entidade, mas as faturas foram emitidas em nome de terceiros (não parece ser o caso apresentado), o registo contabilístico, dos valores suportados e posteriormente «redebitados a terceiros» devem ser contabilizados numa conta de terceiros apropriada. Aconselhamos a utilização da conta 278 - outros devedores e credores.
Por outro lado, no caso dos dispêndios suportados pela entidade, as faturas vierem emitidas em nome da entidade (como parece ser o caso em análise), então estes devem ser reconhecidos como gastos (pelo valor total da fatura). De referir que, nos termos do parágrafo 34 da norma contabilística e de relato financeiro (NCRF) n.º 1 - Estrutura e conteúdo das demonstrações financeiras, os itens a apresentar da demonstração dos resultados deve atender à sua natureza. Assim, os gastos suportados são originalmente contabilizados nas respetivas contas de gastos.
Posteriormente, no momento do seu «redébito» é aceitável que se possa creditar a mesma conta de gastos. Alternativamente poderá ser utilizada uma conta 788 - Outros rendimentos - Outros não especificados.
Em termos de IVA, o débito de encargos é uma operação sujeita a IVA, enquadrando-se no conceito residual de prestação de serviços estabelecida no artigo 4.º do CIVA.
Nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Código do IVA, estão sujeitas a IVA as prestações de serviços, quando realizadas no território nacional, a título oneroso, por um sujeito passivo agindo como tal.
Sendo que se consideram prestações de serviços, conforme refere o n.º 1 do artigo 4.º do Código do IVA «(...) as operações efetuadas a título oneroso que não constituem transmissões, aquisições intracomunitárias ou importações de bens (...).»
Ora, o débito de despesas, em sede de IVA é uma operação que se insere no conceito de prestação de serviços, e, como tal, é uma operação sujeita a imposto.
Por regra, o débito de despesas é uma operação que irá manter, para efeitos de IVA, o mesmo enquadramento que a operação a debitar, desde que, feito na exata medida da despesa original e desde que a operação seja devidamente evidenciada no documento emitido. Assim, por exemplo, se determinado sujeito passivo debita uma eventual despesa composta por um item sujeito à taxa reduzida e por outro item sujeito à taxa normal, aquando do débito, desde que nas condições referidas, será mantido o mesmo enquadramento das despesas originais (ou seja, aplica a taxa reduzida e, ou, a taxa normal desde que fature em linhas separadas).
Por sua vez, se o débito de despesas se insere numa das alíneas do artigo 9.º do Código do IVA, e o sujeito passivo que proceder ao seu «redébito» se insere na mesma previsão normativa, então quando do preenchimento da declaração periódica de IVA tal operação deverá inscrever-se no campo 9 do quadro 06, desde fature pelo exato montante.
De referir ainda que, de acordo com o previsto na alínea c) do n.º 6 do artigo 16.º do CIVA, são excluídas do valor tributável «as quantias pagas em nome e por conta do adquirente dos bens ou do destinatário dos serviços, registadas pelo contribuinte em contas de terceiros apropriadas.» Mas para que haja inclusão nesta norma, os documentos de despesa (faturas) devem estar emitidos em nome da entidade terceira.
Em resumo, não se verificando as condições para aplicação da alínea c) do n.º 6 do artigo 16.º do CIVA, o débito de encargos deve processar-se da seguinte forma:
- Se for efetuado sem qualquer discriminação, a liquidação deve fazer-se à taxa normal;
- Se o débito se fizer de forma discriminada, segundo a natureza de cada um dos componentes da despesa, a respetiva tributação far-se-á à taxa prevista para cada um deles no artigo 18.º do CIVA;
- No caso de se tratar de despesas isentas ao abrigo de uma qualquer disposição do Código do IVA ou de operações não sujeitas a imposto porquanto não se podem subsumir nas regras de incidência daquele código, o respetivo débito beneficiará igualmente daquela isenção ou daquela não sujeição.
Face ao exposto, realçamos que o débito de quaisquer encargos suportados será efetuado através de uma fatura - no caso, nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do CIVA (mesmo que esse débito corresponda a um mero reembolso).
No caso de a fatura ser emitida pelo valor global, sem discriminar o tipo de despesas anteriormente suportada, tal operação também dará lugar à liquidação de IVA, à taxa normal, por se enquadrar no carater residual do próprio conceito de prestação de serviços, conforme previsto no artigo 4.º do CIVA.
Sobre esta matéria aconselhamos a leitura da informação vinculativa, processo n.º 340, com despacho de 19 de fevereiro de 2010.
Face ao exposto, somos do entendimento que a entidade deve contabilizar as faturas (nas duas situações) pelo valor total. Posteriormente, deve emitir fatura para redebitar a terceiros os valores que deverão ser suportados por estes.