IRS - ajudas de custo
PT27724 – setembro de 2023

Uma empresa de transportes de mercadorias nacionais e internacionais que pague ajudas de custo aos seus motoristas deve fazer o mapa de ajudas de custo? Deve o recibo de vencimento estar de acordo com esse mesmo mapa? Se não for feito esse mapa, estas ajudas de custo serão tributadas no final do ano?

Parecer técnico

O pedido de parecer está relacionado com o pagamento de ajudas de custo aos motoristas de uma empresa de transportes, necessidade de elaboração de mapa justificativo e inclusão das mesmas no recibo de vencimento.
As ajudas de custo têm como pressuposto e finalidade exclusiva, a atribuição de uma compensação, devendo esta ser entendida como um complemento à remuneração, motivada por um acréscimo de despesas a efetuar pelo trabalhador, gerente, sócio-gerente ou administrador em resultado de deslocações do seu local de trabalho habitual, efetuadas ao serviço da empresa e que se destinam a compensar os gastos acrescidos por essa deslocação, tais como alojamento e alimentação.
Segundo a alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, são também rendimentos de trabalho dependente (categoria A em IRS) as ajudas de custo e (...) ao serviço da entidade patronal, na parte em que (...) excedam os limites legais ou quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado e as verbas para despesas de deslocação, viagens ou representação de que não tenham sido prestadas contas até ao termo do exercício.
Devido à inexistência de legislação específica, acerca de ajudas de custo, aplicável às relações jurídico-laborais de direito privado, é comum aplicarem-se as regras estabelecidas pelo Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, (deslocações em serviço no território nacional) e o Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho (deslocações ao estrangeiro), por remissão da Circular da DGCI n.º 12/91, de 29 de abril.
Os limites (quilómetros e ajudas de custo) resultam da conjugação de vários diplomas previstos na Portaria n.º 1 553-D/2008, de 31 de dezembro, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro, e Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro (OE/2013).
Por conseguinte, observados os condicionalismos para os servidores do Estado (Decreto-Lei n.º.106/98, de 24 de abril e Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho), e até que sejam alterados, os valores limite em território nacional e no estrangeiro são os seguintes:
Ajudas de custo - Território nacional - membros do governo: 69,19 euros
Ajudas de custo - Território nacional - restantes trabalhadores: 50,20 euros
Ajudas de custo - Estrangeiro - membros do governo: 100,24 euros
Ajudas de custo - Estrangeiro - restantes trabalhadores 89,35 euros
De acordo com o Decreto-Lei n.º 106/98, quanto a ajudas de custo: nas deslocações diárias para além de 20 quilómetros do domicílio necessário - para efeitos de abono de ajudas de custo, considera-se domicílio necessário, a localidade onde o funcionário aceitou o lugar ou cargo, se aí ficar a prestar serviço (2.º do Decreto-Lei n.º 106/98) - abonam-se as seguintes percentagens:
- Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas – 25 por cento;
- Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas – 25 por cento;
- Se a deslocação implicar alojamento – 50 por cento e não dispuser de transporte coletivo que lhe permitam regressar até às 22 horas.
Nas deslocações por dias sucessivos para além de 50 quilómetros do domicílio necessário abonam-se as seguintes percentagens:
- Dia da partida
• Até às 13 horas: 100 por cento
• Depois das 13 até às 21 horas: 75 por cento
• Depois das 21 horas: 50 por cento
- Dia de regresso até às 13 horas 0 por cento
• Depois das 13 até às 20 horas: 25 por cento
• Depois das 20 horas: 50 por cento
- Restantes dias: 100 por cento
Os trabalhadores e gerentes podem apresentar as despesas de ajudas de custo, sendo aceites de acordo com a alínea d) do n.º 1 do artigo 23.º do CIRC, desde que sejam considerados indispensáveis e comprovados através de mapas/boletins itinerários emitidos pelo trabalhador ou sócio-gerente, para controlo das deslocações.
Sempre que sejam pagas ajudas de custo, estas devem ser suportadas por mapa itinerário justificativo da deslocação, conforme resulta da alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A do Código do IRC. Os gastos relacionados com ajudas de custo devem assim ser documentados através de um mapa que contenha os seguintes elementos, sob pena de não serem aceites:
- As ajudas de custo devem ser suportadas com os respetivos mapas descrevendo a razão da deslocação, os respetivos locais, tempo de permanência, objetivos, e o respetivo abono diário ou total.
As ajudas de custo podem também ser sujeitas a tributação autónoma, ao abrigo do n.º 9 do artigo 88.º do Código do IRC, que estabelece: «São ainda tributados autonomamente, à taxa de 5 por cento, os encargos efetuados ou suportados relativos a ajudas de custo e à (...), ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário.»
Em resposta ao solicitado, o n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 106/98 vem dispor que as suas normas e regras se aplicam a todos «os trabalhadores que exercem funções públicas, em qualquer modalidade de relação jurídica de emprego público dos órgãos e serviços abrangidos pelo âmbito de aplicação objetivo da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de fevereiro, quando deslocados do seu domicílio necessário por motivo de serviço público (...)." Portanto, entendemos que não assiste qualquer sustento legal à exclusão dos motoristas do direito a ajudas de custo.
Na ótica da entidade patronal, os gastos suportados com ajudas de custo são fiscalmente dedutíveis se:
• Forem tributadas na esfera do trabalhador (categoria A); ou
• Existir mapa itinerário, justificativo das mesmas.
Estes gastos podem ainda ser tributados autonomamente a 5 por cento, na parte que não seja tributada na esfera do trabalhador, ou seja, quanto aos valores enquadrados nos limites legais, se não forem faturadas a clientes.
Assumindo que estamos perante ajudas de custo pagas a motoristas de empresas de transportes de mercadorias, existe um despacho dirigido à ANTRAM - Associação Nacional de Transportadores Públicos Rodoviários de Mercadorias - despacho n.º 1 049/06, o qual clarifica que, para uma correta aplicação do disposto na alínea f) do n.º 1 do artigo 45.º do CIRC [agora artigo 23.º-A, n.º 1, alínea h)], apenas se torna necessário a empresa possuir mapas itinerários com todos os elementos necessários, nomeadamente o nome, a data da deslocação, o número de quilómetros percorridos, a importância atribuída por cada quilómetro, o valor total e o montante faturado, com indicação do serviço a que respeita. Adianta que a faturação a emitir ao cliente poderá representar o preço global do serviço prestado, não sendo, pois, necessário evidenciar os vários componentes que constituem o mesmo (este entendimento é reforçado no Ofício n.º 15 272, datado de 5 de junho de 2006, dirigido à ANTRAM).
As ajudas de custo a tributar na esfera do trabalhador devem constar no recibo de vencimento e no caso de não serem ultrapassados os limites referidos poderão do mesmo modo esses valores constar no recibo de vencimento em linhas separadas, com a indicação de que não estão sujeitas a retenção na fonte de IRS (exceto na parte em que excedam o limite ou não verifiquem os pressupostos referidos). Isto é, deverá discriminar a parte não sujeita a tributação e a parte sujeita (se a houver).
Em qualquer dos casos, o montante pago a título de ajudas de custo ou de compensação de deslocação de viatura própria do trabalhador (ou gerente) sejam ou não tributados na esfera do IRS, devem igualmente constar da declaração anual de rendimentos a emitir pela entidade patronal, a diferença será a indicação, ou não, da sujeição a IRS, consoante haja, ou não, tributação.
Do mesmo modo devem também ser relevados na declaração mensal de remunerações (DMR) conforme nos transmite a subalínea i) da alínea c) do n.º 1 do artigo 119.º do CIRS.
Nos termos das instruções de preenchimento da DMR os valores das ajudas de custo e deslocação em automóvel próprio referente à parte não sujeita (que não excede os limites legais), tal como estão definidos na alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS devem ser relevados com o código A22 na DMR.
Se os rendimentos ultrapassarem os limites deverão ser relevados com o código A (rendimentos de trabalho dependente).