Os sujeitos passivos, ainda que isentos de IVA e dispensados de entrega da declaração periódica, podem realizar operações que obrigam a tal.
Por exemplo, um sujeito passivo de IRS com a atividade de alojamento local, enquadrado no regime de isenção de IVA do artigo 53º do CIVA. Este, pelas aquisições das prestações de serviços de publicidade e gestão de reservas por plataformas eletrónicas a entidades não residentes (sem registo para efeitos de IVA em território nacional), tem que liquidar imposto e proceder à sua entrega ao Estado Português através de submissão de declaração periódica de IVA. Esta declaração periódica de IVA, de periodicidade mensal, deve obrigatoriamente ser entregue até final do mês seguinte aquele em que as aquisições dos serviços foram realizadas. Devem ser preenchidos os campos 16 e 17, caso se tratem de serviços abrangidos pela regra geral de localização adquiridos a entidades de outro Estado-Membro. O imposto liquidado não é suscetível do direito à dedução pois o sujeito passivo está enquadrado num regime de isenção de IVA.

Quando determinada entidade presta serviços de construção civil e o adquirente destes serviços é um sujeito passivo que pode exercer o direito à dedução do IVA, total ou parcialmente, esta operação é abrangida pela regra da inversão do sujeito passivo. A aplicação da regra da inversão do sujeito passivo quando estão reunidas as condições para tal, é obrigatória.
O empreiteiro ou construtor, que presta os serviços, deve incluir o valor de tal operação no campo 8 da declaração periódica de IVA.
Por sua vez, o adquirente deve incluir esta operação nos campos 3 e 4, base tributável e imposto liquidado, respetivamente (caso a operação seja sujeita à taxa normal de IVA) e também preencher o campo 102.

Contudo, um sujeito passivo que, por alteração da sua atividade, transite durante o ano do regime normal de IVA para o regime de isenção, continua obrigado, até final deste ano, à entrega das declarações periódicas de IVA. A dispensa de entrega da declaração periódica de IVA só produz efeitos a partir do ano seguinte aquele em que se verificou a alteração.

Os sujeitos passivo podem optar por não proceder à impressão das suas faturas em papel, desde que se verifiquem as condições necessárias para tal. Desde logo referimos que o adquirente ou destinatário terá de ser consumidor final, a fatura deve estar preenchida com o NIF desse adquirente e este deverá aceitar tal procedimento. O vendedor ou prestador dos serviços, entidade emitente da fatura, é sempre obrigado a efetuar a comunicação dos elementos da fatura: imediatamente, em tempo real, via webservice à Autoridade Tributária; ou se pretende efetuar a comunicação pela submissão do ficheiro SAF-T (PT), terá que disponibilizar o conteúdo da fatura ao adquirente (nomeadamente num sítio de acesso reservado ou enviando por email para o cliente).

O volume de negócios corresponde ao valor das vendas e das prestações de serviços, incluindo adiantamentos, realizadas em cada período de imposto, que serão incluídas na declaração periódica de IVA. Destas devem ser excluídas as operações financeiras e de seguros, assim como de arrendamento e venda de imóveis, desde que sejam acessórias à atividade normal do sujeito passivo. Também não integram o conceito de volume de negócios as vendas de bens de investimento corpóreos ou incorpóreos, por exemplo a venda de um ativo fixo tangível.
Será através do preenchimento do quadro 06-A da declaração periódica de IVA que o sujeito passivo informa a AT das operações que devem ser excluídas do seu volume de negócios, incluindo das operações que foram assimiladas para efeitos de IVA a transmissão onerosa (por exemplo uma oferta).
O conceito de volume de negócios é determinante para o enquadramento no regime de periodicidade de envio da declaração periódica, mensal ou trimestral.

Mantem-se o prazo de entrega previsto para as declarações periódicas de IVA, sendo apenas alterado o prazo para pagamento do respetivo imposto.
Para as declarações do regime normal trimestral o pagamento deverá ser efetuado até ao dia 20 do 2º mês seguinte ao trimestre. Assim, já no terceiro trimestre de 2019, cujas declarações periódicas de IVA serão entregues até 15 de novembro, o imposto poderá ser pago até ao dia 20 de novembro. Para as declarações do regime normal mensal o pagamento poderá ser efetuado até ao dia 15 do 2º mês seguinte. O IVA correspondente às declarações periódicas de IVA do mês de agosto, cujo prazo de entrega termina a 10 de outubro, poderá ser pago até ao dia 15 de outubro.

O prazo para comunicação dos elementos das faturas, seja através de submissão do SAF-T (PT) da faturação, seja por comunicação direta no portal, ou por outro meio, é atualmente até ao dia 15 do mês seguinte àquele a que respeitam as operações. Lembramos que este prazo foi estabelecido transitoriamente, pois a data legalmente fixada tinha sido dia 10. Antes que este prazo – dia 10 – viesse a entrar em vigor, temos uma nova alteração legislativa, sendo agora fixado o prazo do dia 12 do mês seguinte ao da realização das operações.

Como regra geral, as faturas devem ser emitidas, o mais tardar, no 5º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido. Na venda de bens o imposto é devido no momento da sua colocação à disposição, por sua vez, na prestação de serviços será aquando da sua realização. Contudo, nos adiantamentos que precedem a realização dessas operações, não existe o prazo do 5º dia útil seguinte, sendo o imposto exigível aquando do recebimento dessa quantia, assim, a fatura deve ser imediatamente emitida.

Sempre que o sujeito passivo tenha realizado operações (ativas ou passivas), consideradas efetuadas em espaço ou espaços fiscais diferentes daquele em que se encontra localizada a sede da sua atividade, deve proceder à entrega do anexo R.
As regras de localização das operações devem ser utilizadas com as necessárias adaptações (entenda-se para efeitos de determinação da taxa de IVA a aplicar) quando estejam em causa operações entre o continente e as Regiões Autónomas ou entre as Regiões Autónomas (Açores e Madeira).
Para separar e identificar essas operações terá que entregar um ou dois anexo(s) "R”, referente aos diferentes espaços geográficos.

Por exemplo, um sujeito passivo com sede na Região Autónoma da Madeira, um arquiteto, que presta serviços relativos a um imóvel situado em Sesimbra (no continente), sendo o seu cliente um particular residente nos Açores. Neste caso, prevalece a regra de localização do imóvel, pelo que a liquidação do imposto será à taxa em vigor no continente para este tipo de operação. O arquiteto terá que proceder à entrega do anexo R juntamente com a sua declaração periódica de IVA, neste incluindo a liquidação do IVA a taxa diferente daquela que normalmente utiliza nas suas operações. Este imposto será integrado na declaração periódica de IVA nos campos 66 ou 68.