Determinado sujeito passivo dedica-se à venda de equipamentos informáticos e prestação de serviços na mesma área, estando abrangido pelo regime de IVA de caixa. Em determinadas situações apresenta aos seus clientes orçamentos de venda de equipamentos. Na adjudicação destes orçamentos é solicitado ao cliente um adiantamento, sendo este devidamente titulado por fatura, liquidando-se o respetivo IVA. Na data da entrega da mercadoria é emitida a fatura pela totalidade. Na mesma data é emitida uma nota de crédito pelo valor do adiantamento sendo também emitido um recibo para compensar a nota de crédito pela fatura de modo a regularizar a conta corrente do cliente. Posteriormente, é emitido o recibo do restante valor. Todos estes documentos são integrados automaticamente na contabilidade.
Tendo em conta os pressupostos do regime do IVA de caixa solicita-se esclarecimentos sobre o modo de contabilização dos seguintes documentos:
- Fatura de adiantamento;
- Fatura final;
- Nota de crédito à fatura do adiantamento. Neste caso podem existir duas situações: o adiantamento foi efetuado na mesmo período de IVA e este ainda não foi declarado; o adiantamento foi efetuado em período anterior tendo já sido entregue ao Estado;
- Recibo de compensação da nota de crédito pela fatura.


Determinado sujeito passivo encontra-se enquadrado no regime de IVA de caixa, anexo ao Decreto-Lei n.º 71/2013, de 30 de maio. Tem como atividade a venda de equipamentos informáticos e prestação de serviços na mesma área, auferindo adiantamentos aquando da adjudicação de contratos. Questiona-nos acerca do registo contabilístico destas operações cujos diferentes momentos são suportados por fatura de adiantamento, fatura definitiva, nota de crédito e recibo.
No que se refere à exigibilidade do imposto relativo às operações abrangidas por este regime, diremos, como regra geral, que este é exigível no momento do recebimento total ou parcial do preço, pelo montante recebido. O imposto é, ainda, exigível quando o recebimento total ou parcial do preço preceda o momento da realização das operações tributáveis.
Não obstante o disposto, o imposto incluído em faturas relativamente às quais ainda não ocorreu o recebimento total ou parcial do preço é exigível:
- No 12.º mês posterior à data de emissão da fatura, no período de imposto correspondente ao fim do prazo;
- No período seguinte à comunicação de cessação da inscrição no regime nos termos do artigo 5.º;
- No período correspondente à entrega da declaração de cessação da atividade a que se refere o artigo 33.º do Código do IVA, nos casos previstos no artigo 34.º do mesmo diploma.
As faturas, incluindo as faturas simplificadas, relativas às operações abrangidas por este regime devem ter uma série especial, e conter a menção «IVA - regime de caixa». No momento do pagamento, total ou parcial, das faturas referidas, bem como nas operações de adiantamento, é obrigatória a emissão de recibo, pelos montantes recebidos.
O recibo emitido por sujeitos passivos enquadrados no regime de IVA de caixa, ou emitido a estes sujeitos passivos, quando estes o solicitem, deve ser datado, numerado sequencialmente e conter os seguintes elementos:
- O preço, líquido de imposto;
- A taxa ou taxas de IVA aplicáveis e o montante de imposto liquidado;
- Número de identificação fiscal do emitente;
- Número de identificação fiscal do adquirente;
- O número e série da fatura a que respeita o pagamento;
- A menção «IVA - regime de caixa»
A data da emissão do recibo deve coincidir com a do pagamento, processando-se o mesmo em duplicado e destinando-se o original ao adquirente e a cópia ao arquivo do transmitente dos bens ou prestador de serviços.
Relativamente ao registo das operações abrangidas pelo regime de IVA de caixa, transcrevemos na íntegra o disposto no artigo 7.º:
«(…) 1 - Para efeitos da aplicação do disposto no n.º 3 do artigo 44.º do Código do IVA, as operações abrangidas pelo presente regime devem ser registadas separadamente de forma a evidenciar:
a) O valor das transmissões de bens e das prestações de serviços abrangidas pelo regime nos termos do n.º 2 do artigo 1.º, líquidas de imposto;
b) O montante e data dos recebimentos;
c) O valor do imposto respeitante às operações mencionadas na alínea anterior, com relevação distinta do montante ainda não exigível.
2 - O registo das operações mencionadas no número anterior deve, ainda, ser evidenciado de modo a permitir:
a) O cálculo do imposto devido em cada período respeitante aos montantes recebidos;
b) O cálculo do imposto devido, nos termos do n.º 3 do artigo 2.º, respeitante às faturas ainda não pagas.
3 - Sem prejuízo do disposto no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA, as transmissões de bens e as prestações de serviços efetuadas aos sujeitos passivos abrangidos pelo regime devem ser por estes registadas de forma a evidenciar ainda o montante e data dos pagamentos efetuados relativamente a cada aquisição (…).»
Perante o exposto entendemos ser relevante a separação do valor do IVA e da base tributável (nas vendas ou prestações de serviços) na conta de clientes, assim como em subconta de IVA liquidado (2433), para controlo do imposto exigível em cada período de imposto.
Sugerimos os seguintes registos contabilísticos:
1)    Pelo adiantamento
Débito: 12x – Depósitos à ordem, pelo valor recebido
Crédito: 218x – Adiantamentos de clientes, pelo valor da base tributável
Crédito: 24331x – IVA liquidado, pelo valor do imposto
2)    Pela emissão da fatura
Débito: 211.1.XXX – Clientes c/c – IVA exigível no recebimento - Lei 71/2013 - Valor tributável - Cliente XXX, pelo valor do serviço sem IVA
Débito: 211.2.XXX – Clientes c/c – IVA exigível no recebimento - Lei 71/2013 - IVA liquidado – Cliente XXX, pelo valor do IVA exigível no recebimento
Crédito: 711/2 – Vendas/ Prestações de serviços, pelo valor da base tributável
Crédito: 24339 – IVA Liquidado – Exigível no recebimento – Lei 71/2013, pelo valor do IVA exigível no recebimento
3)    Pela nota de crédito/ anulação do adiantamento
Débito: 218x – Adiantamentos de clientes, pelo valor da base tributável
Débito: 24339 – IVA Liquidado – Exigível no recebimento – Lei 71/2013, pelo valor do IVA exigível no recebimento
Crédito: 211.1.XXX – Clientes c/c – IVA exigível no recebimento - Lei 71/2013 - Valor tributável - Cliente XXX, pelo valor da base tributável
Crédito: 211.2.XXX – Clientes c/c – IVA exigível no recebimento - Lei 71/2013- IVA Liquidado – Cliente XXX, pelo valor do IVA exigível no recebimento.