De acordo com o código do IRC, a tributação autónoma das ajudas de custo e quilómetros não é devida quando faturadas aos clientes e, ao nível de custos, são aceites desde que tenham o mapa justificativo. Uma empresa tem como atividade contratação de pessoas para outras empresas e fatura à empresa-mãe todos os custos com o pessoal, incluindo ajudas de custo e quilómetros e, por sua vez, é a empresa-mãe que fatura aos clientes. Nesse sentido, havendo a faturação "indireta" ao cliente, essas ajudas de custo e quilómetros são tributadas autonomamente ou não?


A questão colocada está relacionada com a sujeição, ou não, a tributação autónoma em encargos com ajudas de custo que são faturadas aos clientes pela empresa-mãe, ou seja, de forma indireta.
De acordo com a alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, são também rendimentos de trabalho dependente - categoria A (sede IRS) - as ajudas de custo e as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal, na parte em que ambas excedam os limites legais ou quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado e as verbas para despesas de deslocação, viagens ou representação de que não tenham sido prestadas contas até ao termo do exercício.
O regime de atribuição de ajudas de custo e compensação por utilização de viatura própria do trabalhador encontra-se regulamentado no Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (entretanto alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro). Contudo, estas regras apenas se aplicam para a Função Pública, sendo as empresas privadas livres de estabelecer os montantes e as condições em que essas ajudas são abonadas.
Assim, na ausência de um regime geral ou especial aplicável às relações jurídico - laborais de direito privado, em matéria de ajudas de custo e compensação de viatura própria do trabalhador, tem vindo a ser aplicado a todos os trabalhadores por conta de outrem o quadro normativo estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (entretanto alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010 de 28 de dezembro), concebido em função das deslocações em serviço público.
Salientamos que as ajudas de custo ou a compensação em deslocação em viatura própria do trabalhador ou do gerente não devem ser utilizadas como um simples acréscimo à remuneração, situação que por vezes ocorre, mas erradamente. As ajudas de custo apenas devem ocorrer quando o funcionário (ou órgão social) efetivamente se desloca e incorre em despesas (por exemplo alimentação e alojamento) em consequência dessa deslocação, ao serviço da entidade patronal.
Os limites (quilómetros e ajudas de custo) resultam da conjugação de vários diplomas previstos na Portaria n.º 1 553-D/2008, de 31 de dezembro, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro, e Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro (OE/2013).
Por conseguinte, observados os condicionalismos para os servidores do Estado (Decreto-Lei n.º 106/98, de 24/04 e Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho), e até que sejam alterados, os valores limite em território nacional e no estrangeiro são os seguintes:
Quilómetros - deslocação em viatura própria..................................................... 0,36 €/km
Ajudas custo - Território nacional - membros do governo .................. € 69,19
Ajudas custo - Território nacional - Restantes trabalhadores............... € 50,20
Ajudas custo - Estrangeiro - Membros do governo.............................. € 100,24
Ajudas custo - Estrangeiro - Restantes trabalhadores ......................... € 89,35
Saliente-se que, no caso de não serem ultrapassados os limites referidos poderão do mesmo modo, esses valores constar no recibo de vencimento, com a indicação de que não estão sujeitas a retenção na fonte de IRS (exceto na parte em que excedam o limite ou não verifiquem os pressupostos referidos).
Em qualquer dos casos, o montante pago a título de ajudas de custo ou de compensação de deslocação de viatura própria do trabalhador (ou gerente) sejam, ou não, tributados na esfera do IRS, devem igualmente constar da declaração anual de rendimentos a emitir pela entidade patronal, a diferença será a indicação, ou não, da sujeição a IRS, consoante haja, ou não, tributação. E, por conseguinte, devem também ser relevados na Declaração Mensal de remunerações (DMR) conforme nos transmite a subalínea i) da alínea c) do n.º 1 do artigo 119.º do CIRS.
De referir ainda que, se está contratualmente fixado que o local de trabalho a exercer será noutro país, o valor atribuído como remuneração deverá compensar os custos com a alimentação e o alojamento, não devendo para o efeito existir o processamento de ajudas de custo.
As ajudas de custo não devem ser utilizadas como um simples acréscimo à remuneração, situação que por vezes ocorre, mas que está errado. As ajudas de custo apenas devem ocorrer quando o funcionário efetivamente se desloca e incorre em despesas (por exemplo alimentação e alojamento) em consequência dessa deslocação ao serviço da entidade patronal.
Por outro lado, somos a salientar que o pagamento simultâneo de ajudas de custo e de subsídio de alimentação nos dias em que o trabalhador se encontra deslocado, poderá não ser fiscalmente aceite, por haver uma duplicação de custos.
Igualmente, há uma duplicação de custos quando a empresa pague simultaneamente a ajuda de custo e a dormida, colocando em causa a classificação da verba atribuída como "ajuda de custo".
Note-se, então, que as ajudas de custo apenas se destinam-se a compensar os gastos acrescidos por uma deslocação (alimentação e alojamento).
Em sede de IRC, sempre que sejam pagas ajudas de custo devem as mesmas ser suportadas por mapa itinerário justificativo da deslocação, embora nas deslocações ao estrangeiro por dias sucessivos, tal possa ser simplificado. Resulta da alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A do Código do IRC, que não são dedutíveis para efeitos de determinação do resultado tributável do período «(...) as ajudas de custo e os encargos com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem aqueles encargos, designadamente os respetivos locais, tempo de permanência, objetivo e, no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário (...).»
Por sua vez, no que se refere à tributação autónoma, o n.º 9 do artigo 88.º do Código do IRC, estabelece que «(...) são ainda tributados autonomamente, à taxa de cinco por cento, os encargos efetuados ou suportados relativos a ajudas de custo e à compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário.»
Pelo exposto, na ótica da entidade patronal, a dedutibilidade fiscal dos encargos suportados com ajudas de custo está condicionada à existência de mapa itinerário, justificativo das mesmas, a não ser que as mesmas configurem uma normal remuneração na esfera do trabalhador e como tal sujeitas a tributação na esfera da categoria A, ou sejam faturadas aos clientes. Relativamente à sujeição a tributação autónoma retira-se o facto de as ajudas de custo serem faturadas ao cliente. Se estas forem faturadas ao cliente não há lugar a tributação autónoma, não sendo faturadas a clientes haverá lugar a tributação autónoma, importando assim analisar as restantes condições da sujeição.
Tem sido entendimento da administração tributária que para verificar este requisito deve constar da fatura emitida ao cliente a menção expressa de que da mesma consta determinada quantia (em valor) de ajudas de custo. Conforme Informação Vinculativa de 2009-12-21 – Processo: 71/08 – Ajudas de custo – Tributação Autónoma.
Assim, temos que estão sujeitos a tributação autónoma, à taxa de cinco por cento, os encargos efetuados ou suportados referentes a ajudas de custo e quilómetros, suportados pelo sujeito passivo que:
- Não sejam totalmente faturados aos clientes,
- Não sejam tributados na esfera dos trabalhadores.
Deste modo, apenas não ficam sujeitos a tributação autónoma, os encargos efetuados ou suportados com ajudas de custo pagos aos trabalhadores, mas que:
- Sejam faturados aos clientes, ou na parte em que o sejam,
- Os que são tributados em sede de IRS na esfera dos trabalhadores.
Se essas ajudas de custo forem faturadas aos clientes significa não haverá sujeição a tributação autónoma, sendo sempre aceites em termos fiscais (mesmo sem a existência do mapa de itinerários).
Não obstante, o acima referido, temos informação da existência de pareceres favoráveis (decisão através de recurso hierárquico) caso em que, as ajudas custos não serão sujeitas a tributação autónoma, mesmo que não exista na fatura a sua menção direta, desde que constem de documentos anexos à faturação, sendo necessário nesse caso que o sujeito passivo comprove que ao valor cobrado (margem de lucro) acresce tais encargos.