A questão colocada refere-se à anulação de registos contabilísticos efetuados através de integração de documentos importados através do portal da Autoridade Tributária, e-fatura.
As regras e estrutura de dados do ficheiro SAF-T (PT) estão previstas no anexo I da Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro.
No âmbito dessas regras e estrutura de dados, não existe qualquer limitação relacionada com a alteração dos registos contabilísticos, ainda que os mesmos tenham resultado de integração de documentos importados através do portal da Autoridade Tributária, E-Fatura.
Essas alterações podem ser efetuadas a nível das contas utilizadas, descritivos e outros elementos. Os programas informáticos de contabilidade devem possuir um procedimento de controlo e identificação dos utilizadores que procederam às alterações, e das alterações efetuadas.
Este procedimento resulta de entendimento veiculado pela Autoridade Tributária e Aduaneira através das «Questões Frequentes», publicadas no Portal das Finanças (em: «Apoio ao Contribuinte » Questões Frequentes » Outras Obrigações » SVAT » Questões Técnicas»):
«06-2878 Relativamente aos lançamentos, a aplicação informática de contabilidade deve possuir alguns controlos?
Sim. As aplicações devem possuir adequados controlos sobre os lançamentos efetuados, de forma a:
- Não permitir lançamentos apenas a débito ou apenas a crédito;
- Não permitir a existência de movimentos não balanceados;
- Prevenir a alteração e/ou eliminação de processamentos já efetuados, gerando evidência da sua alteração/eliminação, que deverá incluir a identificação do TransactionID [3.4.3.1. - chave única do movimento contabilístico - data do documento, identificador do diário e número de arquivo do documento (TransactionDate, JournalID e DocArchivalNumber, cfr. notas técnicas a este ponto na Portaria 302/2016], e impedir a reutilização do respetivo DocArchivalNumber, (3.4.3.6. - número de arquivo do documento), que deverá ser gerado de forma sequencial. A aplicação deverá ter a capacidade de gerar um relatório das referidas evidências.»
Ou seja, os programas de contabilidade podem permitir a anulação de registos contabilísticos já finalizados.
No entanto, essas anulações têm algumas limitações práticas. Esses registos contabilísticos anulados devem manter-se na base de dados de registos do programa de contabilidade, com o objetivo de manterem a numeração sequencial dos diários, devendo ser identificados no estado "anulados”.
Mas não são incluídos no ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade, pois as bases de dados de movimentos contabilísticos desse ficheiro (tabela 3. - Movimentos contabilísticos (GeneralLedgerEntries)), não preveem o estado "anulado” para o registo.
No caso concreto, entendemos que deve providenciar obter junto do gerente da empresa o suporte documental referente aos documentos registados no portal e-fatura, de forma a esclarecer se os registos dizem respeito ou não a transações efetuadas pela empresa.
Mediante a informação obtida, podem tais despesas/compras ter que ser reconhecidas contabilisticamente, na respetiva conta de gastos, ou numa conta de gastos não especificados no caso de ser um gasto não documentado.
Se efetivamente esses documentos não respeitarem a transações, deve a entidade diligenciar de forma a solicitar a anulação de tais documentos junto da entidade emissora.
Caso opte pela importação dos documentos registados no portal e-fatura e detete alguma irregularidade ao efetuar a conciliação, pode proceder à anulação do movimento.