Pode ter-se um arquivo digital com os documentos comprovativos dos movimentos contabilísticos gravados em pastas bem estruturadas por diários nos computadores?


De acordo com o exposto questiona-nos quanto aos requisitos do arquivo de documentos.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.
Entretanto, foi também emitido o Ofício-Circulado n.º 30 211, de 2019-03-15, pela Direção de Serviços do IVA, relativo ao Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, o qual refere que «(...) oportunamente serão divulgadas instruções sobre o processamento e arquivo de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes (...).»
Pelo que, devemos desde logo referir, que se aguardam instruções mais específicas da Direção de Serviços do IVA acerca destes novos procedimentos, nomeadamente quanto à questão da digitalização e arquivo de documentos.
Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se não existir outro prazo que resulte de legislação especial. O prazo de 10 anos abrange o arquivo eletrónico, nos termos do artigo 19.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e artigo 52.º do CIVA.
O procedimento de destruição dos documentos originais em papel está previsto no n.º 4 do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019:
«4 - A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos descritos nos números anteriores e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA.»
Como se constata, com a digitalização e arquivo dos documentos originais em papel nos termos do n.º 1 do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, é possível a referida destruição após o registo desses documentos na contabilidade e a respetiva dedução do IVA suportado em declarações periódicas já submetidas.
Sobre esta matéria, recomendamos a leitura dos pontos 45 a 48 do Ofício-Circulado n.º 30 213, de 01/10/2019, assim como a leitura das respostas às questões frequentes sobre o processamento e arquivo de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes disponíveis no acesso ao portal da Autoridade Tributária e que pode encontrar aqui.