Determinada entidade emite faturas através de um software e grava essas faturas em pdf. Posteriormente, sem as rubricar ou assinar, envia aos nossos clientes via e-mail. A assinatura digital qualificada é uma exigência para as faturas eletrónicas. Um documento pdf é uma fatura eletrónica?
A software house informou esta entidade que todas as faturas que fossem enviadas eletronicamente, ou seja, por e simplesmente não terem sido impressas e assinadas mas sim retiradas do programa e enviadas por email aos clientes, são consideradas faturas eletrónicas e por isso têm que passar a ter uma assinatura digital qualificada para as tornar legais. Uma fatura retirada do programa da faturação, gravada no computador em formato PDF e enviada por e-mail, necessita ou não desta assinatura digital qualificada?


A questão colocada refere-se à validação de faturas, nomeadamente no que respeita à assinatura eletrónica qualificada, bem como no que se refere à possibilidade de poderem ser aceites faturas em formato PDF.
As obrigações de emissão, registo e arquivo de faturas emitidas pelos sujeitos passivos de IVA decorrem do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro e do Código do IVA.
Os sujeitos passivos podem processar as suas faturas através dos seguintes meios de processamento (nos termos do artigo 3.º e 12.º e seguintes) do Decreto-Lei n.º 28/2019:
- Manualmente através de faturas pré-impressas tipograficamente, em tipografias autorizadas pelo Ministro das Finanças;
- Faturas processadas através de sistemas informáticos, devidamente certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (incluindo no Portal das Finanças);
- E, ainda, através de outros meios eletrónicos.
Nos termos do n.º 10 do artigo 36.º do CIVA e artigo 12.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, as faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
Os artigos 12.º a 14.º e 28.º a 30.º todos do Decreto-Lei n.º 28/2019, regulam as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das faturas emitidas por via eletrónica.
As faturas emitidas por via eletrónica, para além de terem que conter todos os elementos obrigatórios previstos no artigo 36.º e 40.º do CIVA, devem ainda ser emitidas através de sistemas que garantam a autenticidade da origem, com a comprovação da identidade do fornecedor ou prestador ou do emitente da fatura e da integridade do conteúdo, estabelecendo-se tecnicamente a impossibilidade de alteração do conteúdo da fatura, conforme previsto no artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
- Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
- Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014
- Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do 'Acordo tipo EDI europeu', aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.
Nos termos do artigo 13.º do Decreto-lei n.º 28/2019, além dos demais requisitos, os programas informáticos de emissão e de receção de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por via eletrónica devem garantir as seguintes funcionalidades:
- A validação cronológica das mensagens emitidas;
- O não repúdio da origem e receção das mensagens;
- A não duplicação dos documentos emitidos e recebidos;
- Mecanismos que permitam verificar que, se aplicável, o certificado utilizado pelo emissor do documento não se encontra revogado, caducado ou suspenso na respetiva data de emissão.
Nos termos do art.º 14.º do mesmo diploma, note que os acordos celebrados entre os emitentes e os destinatários de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica, bem como a documentação técnica de apoio ao utilizador dos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica, devem estar atualizados e disponíveis para consulta pela administração tributária.
Até 31/12/2020, a emissão de faturas por via eletrónica pode continuar a ser efetuada mediante a aposição de uma assinatura eletrónica avançada ou selo eletrónico avançado.
Contudo, o Despacho n.º 437/2020-XXII do SEAF, de 09/11, veio permitir que, até 31 de março de 2021, devem ser aceites faturas em PDF, as quais são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal. Posteriormente, o Despacho n.º 260/2021-XXII, de 27/07, veio alargar essa possibilidade até 31 de dezembro de 2021.
Assim, só a partir de 1 de janeiro de 2022 é que será obrigatória a emissão de faturação eletrónica, com assinatura qualificada, selo eletrónico qualificado ou sistema EDI.
A partir de 1 de janeiro de 2022, a emissão de faturas por via eletrónica requer que seja efetuada mediante a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado, emitidos mediante a aquisição de certificado a uma entidade privada devidamente credenciada para o efeito pelo organismo estatal de tutela (Gabinete Nacional de Segurança).
Conforme previsto no n.º 10 do artigo 36.º do CIVA, para além do cumprimento destas formalidades técnicas na emissão da fatura por via eletrónica, esta apenas pode ser emitida quando o adquirente ou destinatário aceite previamente receber a fatura nesse formato eletrónico.
Como resulta destes procedimentos para as faturas eletrónicas, os sujeitos passivos podem emitir e enviar as suas faturas de forma desmaterializada, mediante determinadas condições ali previstas acordadas entre as partes.
Desta forma, os procedimentos de emissão de faturação por via eletrónica a emitir a adquirentes do setor privado (sujeitos passivos ou consumidores finais) não são obrigatórios, sendo uma mera opção a adotar pelos sujeitos passivos, desde que cumpridos os referidos requisitos legais mencionados.
Tal como acima referido, os procedimentos de assinatura eletrónica avançada estão previstos legalmente no Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014, e anteriormente no Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, que foi substituído pelas normas do referido regulamento comunitário.
Já os procedimentos para implementação da assinatura eletrónica qualificada são de natureza informática e legal, estando fora do âmbito de resposta do departamento de consultoria da Ordem dos Contabilistas Certificados.
Finalmente, em relação ao Certificado Digital de Fatura Eletrónica, informa-se que estão em curso alterações legislativas nesta matéria, nomeadamente através da Portaria n.º 305/2020, de 29/12, que veio regulamentar a disponibilização de mecanismos de assinatura eletrónica qualificada, com certificação dos atributos empresariais, utilizando a infraestrutura existente na administração pública, nomeadamente os meios disponíveis no sítio autenticacao.gov.pt, o sítio oficial dos meios de identificação eletrónica, assinatura eletrónica e autenticação segura do Estado. Assim, por exemplo, através da portaria referida, possibilita -se a utilização dos atributos empresariais do Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP) para a assinatura de faturas eletrónicas.