O artigo 1.º do Regime dos Bens em Circulação Objeto de Transações entre sujeitos passivos de IVA (Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11/07) dispõe a obrigatoriedade de todos os bens em circulação serem acompanhados de documento de transporte.
Este regime dos bens em circulação é o que regula os documentos de transporte de bens em circulação, isto é, estabelece as normas sobre os documentos de transporte que devem acompanhar os bens em circulação, visando o combate à fraude e evasão fiscal.
Nos termos do artigo 1.º do referido diploma legal, todos os bens em circulação, ainda que não se verifique a sua transmissão, deverão ser acompanhados de documento de transporte, entendendo-se por tal, a fatura, guia de remessa, nota de devolução, guia de transporte ou documentos equivalentes, (alínea b) n.º 1 do artigo 2.º), os quais devem ser processados de harmonia e com os elementos referidos nos artigos 4.º e 5.º do mesmo diploma.
As únicas exceções à obrigação de documento de transporte estão enumeradas no artigo 3.º deste diploma.
Os documentos de transporte (DT) globais são documentos em que os destinatários dos bens não são conhecidos à altura de saída dos bens e corresponde na prática a uma listagem de todos os bens transportados que se encontram naquelas circunstâncias.
Este conceito de «destinatários não conhecidos à altura de saída dos bens» deve incluir as situações de desconhecimento das quantidades de bens a entregar ou a consumir em prestações de serviços ou de desconhecimento dos locais de descarga.
Regra geral, o documento de transporte global dá origem à emissão de documentos acessórios que complementam o DT global. Estes documentos podem ser faturas, documentos de entregas efetivas, DT ou folhas de obras ou consumos.
Nos bens que não são entregues nem consumidos e que se mantém na posse do remetente não existe qualquer procedimento adicional a efetuar.
Os documentos de transporte podem ser processados pelas seguintes vias:
- Por via eletrónica, desde que garantida a autenticidade e integridade do conteúdo dos documentos (por exemplo, através de aposição de assinatura eletrónica avançada ou emissão pelo sistema EDI);
- Por programa de computador certificado pela AT, de acordo com os requisitos técnicos previstos na Portaria n.º 363/2010, com alterações da Portaria n.º 22-A/2012 e Portaria n.º 160/2013;
 - Por programa de computador produzido internamente pela empresa ou pelo grupo, de cujos direitos de autor seja detentor;
- Através do Portal das Finanças (é criada uma nova funcionalidade);
- Manualmente em papel, utilizando-se impressos de tipografia autorizada.
Quaisquer que sejam as vias utilizadas para o processamento, os documentos de transporte globais devem ser sempre impressos em papel (três exemplares) e o original e duplicado devem acompanhar os bens, ainda que exista o código de identificação.
No momento das entregas efetivas de bens, deve ser emitido um documento «definitivo» por cada entrega, com referência expressa ao documento de transporte global. Este documento «definitivo» pode ser uma fatura.
O documento das entregas efetivas deve ser processado em duplicado, servindo este para justificar a saída dos bens.
No caso de saída de bens a incorporar em serviços prestados pelo remetente dos mesmos, esses consumos de bens devem ser registados em documento próprio, nomeadamente folha de obra ou qualquer outro documento equivalente.
Em relação à obrigação de comunicação dos documentos acessórios de transporte complementares às guias de transporte global, quando assumem a forma de fatura, transcrevemos o entendimento da AT sancionado na FAQ 17-0148 no sítio do E-Fatura – FAQ – Documentos de transporte, que transcrevemos:
«17-0148 Quando os documentos acessórios de transporte complementares de guias de transporte global tenham a forma de faturas é também obrigatória a sua comunicação nos cinco dias úteis seguintes?
É, mas nos casos em que essas faturas sejam emitidas por sistema certificado pela AT nos termos da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho ou por software produzido pela empresa e de que seja titular dos direitos de autor, fica dispensada a obrigação de comunicação prevista no regime de bens em circulação, sem prejuízo da obrigação de comunicação dos elementos das faturas a que se refere o Decreto de Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto.
http://info.portaldasfinancas.gov.pt/pt/faturas/Pages/faqs-00263.aspx