A questão colocada refere-se aos procedimentos de arquivo eletrónico de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes para efeitos do cumprimento das disposições previstas no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Os procedimentos e obrigações específicas para o registo e arquivo das operações resultam das regras previstas nos Códigos Fiscais e do Decreto-Lei n.º 28/2019.

Em termos fiscais, refere o artigo 17.º do Código do IRC (CIRC), que a contabilidade deve estar organizada de acordo com a normalização contabilística, de modo a permitir o apuramento do lucro tributável, sendo que este apuramento do lucro tributável irá ter como base os elementos resultantes dessa contabilidade, eventualmente corrigidos pelas disposições do CIRC.

Esses elementos resultantes da contabilidade têm origem nos registos contabilísticos, que devem ser apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário, conforme as regras estabelecidas no n.º 2 do artigo 123.º do Código do IRC (CIRC).

Em termos de organização contabilística, pode cada empresa efetuar a distinção dos vários registos contabilísticos através da divisão em diários de operações por vários tipos de naturezas, como por exemplo, diário de faturação, diário de bancos, diário de compras, diário de caixa, diário de operações diversas ou outros.

Nesses diários, ou em alternativa num diário geral, se não tiver optado pela criação de vários diários, devem-se registar todas as operações de natureza contabilística, de acordo com as regras mencionadas no n.º 2 do artigo 123.º do CIRC.

Nesses diários devem ser registadas todas as operações, de uma forma cronológica, podendo ser atribuída uma numeração sequencial, que deve constar do registo informático no programa de contabilidade e no próprio documento justificativo do movimento contabilístico.

O objetivo desta numeração sequencial é a identificação clara de todos os registos contabilísticos efetuados e permitir um acesso mais rápido e fácil à obtenção da informação e da busca do respetivo documento justificativo.

Como se poderá concluir por estas normas fiscais do CIRC, desde que as operações estejam registadas com base num documento justificativo são consideradas como válidas em termos da determinação do lucro tributável.

Quando uma operação se refira a uma transmissão de bens ou prestação de serviços sujeita a IVA ou adiantamento dessas operações, deve estar titulada através de uma fatura, conforme previsto na alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do Código desse imposto, sem prejuízo das dispensas previstas nesse artigo.

Quando seja obrigatória a emissão de uma fatura, esta deve ser emitida conforme os formalismos previstos no artigo 36.º do CIVA, nomeadamente, com o respetivo processamento a ser efetuado em duplicado.

O original da fatura é destinado ao cliente e a cópia (duplicado) ao arquivo do fornecedor, conforme o n.º 4 do artigo 36.º do CIVA.

Atendendo a estas regras, pode concluir-se, que deve ser mantido na contabilidade um único exemplar (duplicado) das faturas emitidas pelo sujeito passivo, referentes a transmissões de bens ou serviços prestados. Para faturas emitidas ao sujeito passivo, este deve manter e registar na contabilidade o original das faturas emitidas pelo fornecedor ou prestador de serviços.

No caso de a fatura ter sido emitida através de um programa informático de faturação e através de sistema de emissão por via eletrónica, o arquivo dessas faturas é efetuado em suporte eletrónico, conforme previsto nos artigos 22.º, 23.º e 28.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, por remissão do n.º 3 do artigo 52.º do Código do IVA.

Se as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes se apresentarem impressas em papel (ou seja, quando não sejam processadas através de programas informáticos com emissão por via eletrónica) podem ser digitalizados e arquivados em formato digital.

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.

Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se não existir outro prazo que resulte de legislação especial. O prazo de 10 anos abrange o arquivo eletrónico, nos termos do artigo 19.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e artigo 52.º do CIVA.

Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado quanto aos respetivos registos o seguinte:

a) O seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido, através de:

- Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;

- Existência de controlos de integridade, impedindo a sua alteração, destruição ou inutilização;

- Abrangência dos dados que sejam necessários à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;

b) A sua acessibilidade e legibilidade pela Autoridade Tributária da informação, através da disponibilidade do seguinte:

- Funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento;

- Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;

- Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.

Estas condições gerais de conservação do arquivo são extensivas à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade.

Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional são obrigados a manter as faturas emitidas e recebidas, os livros, registos e demais documentos, abrangendo igualmente as operações realizadas no estrangeiro:

- Quando se apresentem em formato papel, em estabelecimento ou instalação situado em território nacional;

- Quando se apresentem em suporte eletrónico, incluindo o arquivamento das cópias de segurança da informação processada, em qualquer Estado-membro.

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos. Estes documentos, quando se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.

As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.

Na criação do arquivo devem ser assegurados:

- A execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;

- A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.

A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos descritos anteriormente e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do CIVA. Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.

Neste momento, o arquivo eletrónico de faturas sem que tenham sido emitidas por via eletrónica, pressupõe a sua impressão em papel e digitalização.

O referido plano de arquivo dos documentos registados, nomeadamente dos documentos arquivados eletronicamente, deve conter um ficheiro com a lista desses documentos fiscalmente relevantes aí registados.

Esse ficheiro do plano de arquivo pode ser gerado de acordo com a estrutura de dados do SAF-T (PT) previsto na Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, com redação em vigor.

Esse plano de arquivo considera-se como corretamente implementado quando cumpra os requisitos seguintes:

- Os ficheiros de imagens devem ser denominados ou organizados sequencialmente por forma a permitir procurar a imagem de um documento através da sua identificação;

- As imagens dos documentos emitidos por meios informáticos devem ser identificadas conforme o que se encontrar preenchido nos campos «Tipo de documento» ou «Tipo de recibo» e «Identificação única do documento» ou «Identificação única do recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais» e as imagens dos documentos não emitidos por meios informáticos, bem como dos documentos rececionados, devem ser identificadas de acordo com o respetivo preenchimento no campo «Chave única do movimento contabilístico» do grupo de dados «Movimentos contabilísticos» da estrutura de dados do SAF-T (PT) previsto na Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março;

- Quando as imagens dos documentos relativos ao mesmo período de arquivo não sejam todas registadas no mesmo suporte, o ficheiro do plano de arquivo pode constar apenas do último suporte utilizado;

- O suporte utilizado deve identificar o sujeito passivo através do seu nome, firma ou denominação social e número de identificação fiscal e, no caso de ocorrer a necessidade da utilização de múltiplos suportes, o respetivo número de suporte e número total de suportes utilizados.

Para assegurar que todos os registos contabilísticos têm um documento justificativo para comprovar a operação, deve proceder-se à identificação nesse registo contabilístico desse documento em causa.

Essa identificação pode ser efetuada pela aposição dum número sequencial, que incluirá, por exemplo, a identificação do diário, mês, ano e posição sequencial no arquivo. Esse número sequencial utilizado no registo contabilístico deve também ser um elemento obrigatório do plano de arquivo, para ser possível uma clara identificação e obtenção do documento comprovativo e justificativo de cada registo contabilístico.

Caso se trate de arquivo eletrónico de fatura ou outro documento fiscalmente relevante digitalizado a partir de original em papel, essa digitalização deve também estar associada ao documento em causa no plano de arquivo, conforme previsto no artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

O procedimento prático de associação dessa imagem do documento em papel arquivado eletronicamente ao plano de arquivo irá depender das funcionalidades de cada programa informático, devendo atender às disposições previstas no artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Não existe uma obrigação específica de que essa imagem seja diretamente associada ao registo contabilístico, podendo ser utilizado um procedimento distinto desde que tal digitalização seja associada ao documento no plano de arquivo utilizado pela entidade em causa nos termos do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Sobre esta matéria, recomendamos a leitura dos pontos 45 a 48 do Ofício- Circulado n.º 30 213, de 01/10/2019, que passaremos a transcrever:

«(…) Plano de arquivo

45. Os sujeitos passivos devem implementar um plano de arquivo, o qual deve conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes nele registado (índice), considerando-se corretamente implementado quando cumpra os requisitos previstos no artigo 26.º do Decreto-Lei.

46. Para a elaboração da referida lista, os sujeitos passivos que possuam ou devam possuir sistemas informáticos de faturação ou contabilidade podem gerar um ficheiro com o mesmo formato e estrutura de dados e seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro (SAF-T (PT)) a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março.

Arquivo de documentos emitidos e recebidos por via eletrónica

47. São conservados sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção e exclusivamente em formato eletrónico, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que tenham sido emitidos e recebidos por via eletrónica.

48. O arquivo destes documentos deve assegurar:

- A execução de controlos que assegurem a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;

- A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;

- A recuperação dos dados em caso de incidente;

- A reprodução de cópias legíveis e inteligíveis dos dados registados. (…)»

Em suma, nada obsta que uma entidade possa utilizar o arquivo eletrónico de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, desde que sejam cumpridos todos os requisitos acima enumerados para a constituição desse arquivo digital, nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019.