O artigo 16º do Código Deontológico dos Técnicos Oficiais de Contas, aprovado pelo Decreto-Lei 452/99 de 5 de Novembro, prevê que no caso de rescisão do contrato," o TOC entregará à entidade a que prestou serviços ou a quem ela, por escrito, indicar, os livros e documentos que tenha em seu poder, no prazo máximo de sessenta dias, devendo ser emitido e assinado documento ou auto de recepção, no qual se discriminem os livros e documentos entregues.";

A documentação é pertença do sujeito passivo e não do profissional da contabilidade que apenas teve acesso à mesma no âmbito de uma relação contratual, pelo que, terminada esta última terá o TOC que proceder à entrega dos documentos, entendendo-se que os sessenta dias estatuídos no artigo 16º do Código Deontológico como um prazo razoável para o TOC organizar a documentação e proceder à respectiva entrega;

Os problemas surgem quando, após o referido prazo, o TOC não devolve a documentação ao cliente deparando-se este com uma situação complexa para resolver, vendo-se prejudicado na actividade normal da sua actividade profissional/ empresa e impedido, nomeadamente, de cumprir atempadamente as suas obrigações fiscais com as legais consequências daí decorrentes;

A este propósito, note-se que conforme dispõe o art.º 115.º n.º 4 do Código de IRC, não são permitidos atrasos na execução da contabilidade superiores a 90 dias, contados do último dia do mês a que as operações respeitam;

Acresce que o atraso na execução da contabilidade, na escrituração de livros na elaboração de outros elementos de escrita, ou de registos, por período superior ao previsto na lei fiscal, quando não sejam punidos como crime ou como contra-ordenação mais grave, são puníveis com coima de 50 a 1750 euros. (Artigo 121.º Regime Geral das Infracções Tributárias (RGIT).

Mais, verificado o atraso, independentemente do procedimento para a aplicação da coima prevista nos números anteriores, o contribuinte é notificado para regularizar a escrita em prazo a designar, que não pode ser superior a 30 dias, com a cominação que, se não o fizer, é punido com a coima do artigo 113.º;

Perante a Administração Fiscal, ao existir retenção pelo TOC,  esta poderá ficar impossibilitada de receber, em tempo oportuno, os montantes devidos pelo sujeito passivo de imposto.

Que mecanismos, entre outros, se podem accionar quando existe retenção?

Da providência cautelar

A instauração de uma providência cautelar tem como objectivo, como o próprio nome indica, assegurar que determinado direito possa deixar de ser exercido, ou impedir a violação do mesmo;
A providência cautelar normalmente tem um efeito surpresa, uma vez que não se cita o demandado contra quem a providência é instaurada para que a mesma possa produzir o efeito que a ela está inerente, ou seja a salvaguarda de um direito legítimo;
Assim, havendo justo receio de extravio ou destruição de documentos a providência cautelar adequada é a de arrolamento dos documentos, por ex. na acção de prestação de contas pode requerer-se o arrolamento de documentos com estas relacionadas; O arrolamento pode ser requerido por qualquer pessoa que tenha interesse na conservação dos documentos; para o efeito, o requerente fará prova sumária do direito que pretende assegurar de modo a criar a convicção ao Juiz de Direito que sem o arrolamento o interesse do requerente corre um risco sério;

A notificação judicial avulsa:

A notificação Judicial constitui um procedimento integrado por uma série de actos jurídicos praticados em juízo, para a obtenção de efeitos jurídicos diversificados;
A notificação judicial avulsa é uma manifestação do exercício de um direito que pode ser usada de formas diversificadas e para o exercício do direito que se pretende fazer valer, nomeadamente para a devolução de documentação que se encontra retida, entre outros (¿);

Normalmente o Tribunal competente é o da área da pessoa a notificar, deverá ser remetida ao Juiz pois é precedida de despacho judicial que apreciará a admissibilidade formal e material da notificação requerida;

A notificação judicial avulsa pode ser efectuada por funcionário judicial ou por solicitador de execução;

A retenção de documentos pode ainda consubstanciar o crime de abuso de confiança, isto é, quem ilegitimamente se apropriar de coisa móvel que lhe tenha sido entregue por título não translativo da propriedade, como é o caso, uma vez que a entrega dos documentos se baseou na relação profissional existente, a moldura sancionatória prevista no artigo 205º do Código Penal, é a de pena de prisão de 1 a 8 anos.

Paralelamente aos mecanismos judiciais supra identificados, uma vez que a retenção de documentos pelo TOC configura a prática de uma infracção disciplinar com previsão estatutária no artigo 16º do Código Deontológico dos TOC, poderá o respectivo titular da documentação contabilística e fiscal apresentar ao Conselho Disciplinar da Câmara dos TOC uma participação escrita contra o TOC infractor cuja conduta disciplinar será devidamente apreciada pelo instrutor nomeado.