Relativamente à transmissão de fatura por via eletrónica (dispensa da impressão), para além do software de faturação certificado e comunicação à AT sobre a transmissão por via eletrónica, é necessária a autenticação eletrónica (assinatura digital) do documento pdf que é produzido diretamente pelo sistema de faturação? O envio do SAF-T de faturação pode continuar a ser feito mensalmente?


As questões colocadas referem-se aos procedimentos de emissão e comunicação da faturação por via eletrónica.
No que toca à faturação por via eletrónica, as obrigações de emissão, registo e arquivo de faturas emitidas pelos sujeitos passivos de IVA decorrem do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro e do Código do IVA.
Os sujeitos passivos podem processar as suas faturas através dos seguintes meios de processamento (nos termos do artigo 3.º e 12.º e seguintes) do Decreto-Lei n.º 28/2019:
- Manualmente através de faturas pré-impressas tipograficamente, em tipografias autorizadas pelo Ministro das Finanças;
- Faturas processadas através de sistemas informáticos, devidamente certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (incluindo no Portal das Finanças);
- E, ainda, através de outros meios eletrónicos.
Nos termos do n.º 10 do artigo 36.º do CIVA e artigo 12.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, as faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
Os artigos 12.º a 14.º e 28.º a 30.º todos do Decreto-Lei n.º 28/20019, regulam as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das faturas emitidas por via eletrónica.
As faturas emitidas por via eletrónica, para além de terem que conter todos os elementos obrigatórios previstos no artigo 36.º e 40.º do CIVA, devem ainda ser emitidas através de sistemas que garantam a autenticidade da origem, com a comprovação da identidade do fornecedor ou prestador ou do emitente da fatura e da integridade do conteúdo, estabelecendo-se tecnicamente a impossibilidade de alteração do conteúdo da fatura, conforme previsto no artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Nos termos do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
- Aposição de uma assinatura eletrónica avançada nos termos legais;
- Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014;
- Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1 994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.
A partir de 1 de janeiro de 2021, a emissão de faturas por via eletrónica requer que seja efetuada mediante a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado, emitidos mediante a aquisição de certificado a uma entidade privada devidamente credenciada para o efeito pelo organismo estatal de tutela (Gabinete Nacional de Segurança).
Conforme previsto no n.º 10 do artigo 36.º do CIVA, para além do cumprimento destas formalidades técnicas na emissão da fatura por via eletrónica, esta apenas pode ser emitida quando o adquirente ou destinatário aceite previamente receber a fatura nesse formato eletrónico.
Como resulta destes procedimentos para as faturas eletrónicas, os sujeitos passivos podem emitir e enviar as suas faturas de forma desmaterializada, mediante determinadas condições ali previstas.
Como se constata, os procedimentos de emissão de faturação por via eletrónica a emitir a adquirentes do setor privado (sujeitos passivos ou consumidores finais) não são obrigatórios, sendo uma mera opção a adotar pelos sujeitos passivos, desde que cumpridos os referidos requisitos legais mencionados.
Os procedimentos de assinatura eletrónica avançada estão previstos legalmente no Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014, e anteriormente no Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, que foi substituído pelas normas do referido regulamento comunitário.
Os procedimentos de assinatura eletrónica avançada para a emissão de faturas por via eletrónica são específicos para emissão desses documentos, e não estão relacionados com a utilização dos meios de assinatura digital para as pessoas singulares através do cartão de cidadão ou da chave digital móvel.

Faturação por via eletrónica para entidades do setor público

Quanto à emissão de faturação por via eletrónica para as entidades do setor público, há que atender às disposições previstas no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro.
O Decreto-Lei n.º 123/2018 que define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos e estabelece os prazos de entrada em vigor desta medida a aplicar aos contraentes públicos e aos cocontratantes.
Destaca-se, assim, que os contraentes públicos referidos no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos são obrigados, a partir de 18 de abril de 2019, a receber e a processar faturas eletrónicas no modelo a que se refere o n.º 3 do artigo 299.º-B do mesmo Código, sem prejuízo do estabelecido no número seguinte.
O prazo referido no número anterior é alargado até 18 de abril de 2020 para os contraentes públicos que não integrem as alíneas a) e d) do n.º 1 do artigo 2.º do Código dos Contratos Públicos, isto é, entidades que não sejam Estado ou institutos públicos.
Os fornecedores da administração pública, enquanto cocontratantes ao abrigo do Código dos Contratos Públicos (CCP), são obrigados a emitir faturas eletrónicas, de acordo com as regras definidas no artigo 299.º-B do CCP, nos prazos estabelecidos no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, isto é, a partir de 18 de abril de 2020, para as grandes empresas e de 1 de janeiro de 2021, para as micro, pequenas e médias empresas e para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
Para efeitos do CCP, são cocontratantes as entidades que contratualizem com um contraente público, tipicamente os fornecedores da administração pública. Podem ser entidades privadas ou entidades públicas (quando fornecem a administração pública).
São micro, pequenas, médias e grandes empresas as definidas nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003:
Microempresa - emprega menos de 10 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a dois milhões de euros;
Pequena empresa – emprega menos de 50 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a dez milhões de euros;
Média empresa - emprega menos de 250 pessoas e tem volume de negócios anual igual ou inferior a 50 milhões de euros ou balanço total anual igual ou inferior a 43 milhões de euros;
Grande empresa - emprega mais de 250 pessoas ou tem volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros.
São contraentes públicos, o Estado, as Regiões Autónomas, as autarquias locais, os institutos públicos, o Banco de Portugal e as restantes entidades identificadas no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP) - Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto. Exemplos de contraentes públicos: direção-geral ou regional, governo regional, município, freguesia, agrupamento de escolas, hospital, outras entidades maioritariamente financiadas com dinheiro público.
Se pretender obter mais detalhes sobre estas obrigações, sugere-se que seja consultada a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P., que é a entidade responsável pela implementação das disposições e procedimentos da faturação eletrónica na contratação pública.

Comunicação das faturas eletrónicas

Nos termos do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, redação dada pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, «as pessoas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português e aqui pratiquem operações sujeitas a IVA, são obrigadas a comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT), por transmissão eletrónica de dados, os elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA, bem como os elementos dos documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços e recibos, por uma das seguintes vias:
a) Por transmissão eletrónica de dados em tempo real;
b) Por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, na sua redação atual;
c) Por inserção direta no Portal das Finanças;
d) Por outra via eletrónica, nos termos a definir por portaria do Ministro das Finanças.
E o n.º 2 do mesmo artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, transmite-nos que essa comunicação, deverá ser efetuada até ao dia 10 do mês seguinte, àquele em que foram emitidas as faturas (conforme a redação dada pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro). De notar que o n.º 8 do artigo 43.º deste diploma, refere que, durante o ano de 2019, a comunicação das faturas deverá ser efetuada até ao dia 15 do mês seguinte.
Por sua vez, o n.º 3 do artigo 3.º do Diploma (Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto) refere que «os sujeitos passivos que sejam obrigados a produzir o ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, alterada pelas Portaria n.º 1 192/2009, de 8 de outubro, Portaria n.º 160/2013, de 23 de abril, Portaria n.º 274/2013, de 21 de agosto e Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro, devem optar por uma das modalidades constantes das alíneas a) e b) do n.º 1.»
Saliente-se também que no final do ano de 2012, a Autoridade Tributária emitiu a Portaria n.º 426-A/2012, de 28 de dezembro, que é a Portaria que regulamenta o modelo de comunicação dos elementos das faturas, a que se refere a alínea d) do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto. E de acordo com o preâmbulo deste Diploma, o mesmo transmite-nos o seguinte, relativamente à obrigação de comunicação dos elementos das faturas.
«O Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, estabelece a obrigação de comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), por transmissão eletrónica de dados, dos elementos das faturas emitidas por pessoas, singulares ou coletivas, que possuam sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português e aqui pratiquem operações sujeitas a Imposto sobre o Valor Acrescentado, ainda que dele isento.»
Face ao exposto, a entidade, estando obrigada a emitir faturas por intermédio de programa informático certificado, deve comunicar os elementos das faturas, através do ficheiro SAF-T; do modelo da Portaria n.º 426-A/2012, de 28 de dezembro ou diretamente no Portal das Finanças.