Determinado sujeito passivo, no âmbito da sua atividade, contratou os serviços de um restaurante para organizar um cocktail para 60 pessoas, nas quais estão incluídos trabalhadores da empresa. Este evento teve como finalidade a divulgação de uma revista.
A dúvida prende-se no reconhecimento desta despesa como publicidade e propaganda ou despesas de representação. No decorrer da atividade da empresa irá sempre haver este tipo de eventos. Como devem ser reconhecidos na contabilidade, já que os mesmos vão ser recorrentes?
O objeto social da empresa é o de prestar serviços de gestão de imagem e promoção de talento. Acessoriamente, a sociedade logrará, em matérias enquadradas com o seu objeto principal ou com elas conexas:
- Realizar outras atividades de consultoria, científicas, técnicas e similares;
- Realizar atividades fotográficas, de produção fotográfica e tratamento digital de fotografia;
- Editar revistas e outras publicações periódicas;
- Emitir recomendações técnicas e profissionais, e elaborar estudos e pareceres;
- Exercer as funções de gestora de programas e projetos;
- Prestar serviços de formação e qualificação profissional, certificada ou não;
- Organizar encontros sociais, científicos ou culturais;
- Organizar feiras, congressos e outros eventos similares;
- Participar em atividades e projetos de investigação, desenvolvimento e inovação;
- A aquisição, venda e qualquer outra forma de exploração de marcas registadas, patentes e direitos de autor.


O pedido de parecer está relacionado com o tratamento contabilístico das despesas suportadas pela entidade para a divulgação de uma revista produzida pela empresa.
No caso em apreço, a entidade promove eventos (cocktail) onde participam trabalhadores e convidados para publicitar os seus produtos e serviços.
Considerando a informação constante na questão, somos da opinião que podemos estar perante uma despesa em publicidade.
O Código da Publicidade, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 330/90, de 23 de outubro, apresenta a seguinte definição de publicidade.
«Artigo 3.º - Conceito de publicidade
1 - Considera-se publicidade, para efeitos do presente diploma, qualquer forma de comunicação feita por entidades de natureza pública ou privada, no âmbito de uma atividade comercial, industrial, artesanal ou liberal, com o objetivo direto ou indireto de:
a) Promover, com vista à sua comercialização ou alienação, quaisquer bens ou serviços;
b) Promover ideias, princípios, iniciativas ou instituições.»
Em termos contabilísticos, o montante suportado pela aquisição dos equipamentos de desporto ou a entrega de determinada quantia a título de patrocínio, deve ser reconhecido como gastos, na conta 6222 - Publicidade e propaganda.
Todos os serviços relacionados com a realização do evento, nomeadamente a produção, realização e organização, note-se que aqui incluem-se os serviços de iluminação, som de sala, espetáculo, catering, contratação de oradores e hospedeiras, entre outros, deverão ser registados de acordo com a sua natureza, ou eventualmente, criar uma subconta específica para abarcar todos os gastos inerentes ao "evento" na conta 62.
Em termos fiscais, tendo em atenção, e conjugando, o disposto nos artigos 23.º e 123.º do Código do IRC (CIRC), para que os gastos sejam aceites, fiscalmente, terão que obedecer a dois requisitos:
- São dedutíveis todos os gastos e perdas incorridos ou suportados pelo sujeito passivo para obter ou garantir os rendimentos sujeitos a IRC; e
- Que estejam devidamente suportados por documentos emitidos por entidades externas e de acordo com as normas legais.
A prova da indispensabilidade deste gasto (artigo 23.º do CIRC) deverá ser feita pelo sujeito passivo, ou seja, deverá a "entidade" conseguir estabelecer a relação de causa/efeito entre o gasto incorrido e o rendimento daí gerado.
A informação vinculativa - Processo: n.º 1 519/17, com despacho de 28-06-2017, da subdiretora-geral, sobre o «Enquadramento fiscal de encargos suportados com a realização de um evento de promoção e lançamento de um produto novo», que transcrevemos:
«Foram suscitadas dúvidas sobre se as despesas efetuadas com a realização de um evento (realizado num hotel), faturadas por este e discriminadas como aluguer de sala e jantar, podem ser aceites como "despesas de publicidade e propaganda", ou se terão de ser consideradas "despesas de representação" e por isso sujeitas a tributação autónoma.
A questão que se levanta é, essencialmente, a de saber se as despesas suportadas pelo sujeito passivo com a realização de um evento "promoção e lançamento de um produto novo", podem ser aceites, nos termos do artigo 23.º do Código do IRC (CIRC) como gastos de publicidade e propaganda (gastos promocionais), ou se estão em causa gastos de representação, e, como tal, os mesmos estão sujeitos a tributação autónoma, nos termos do n.º 7 do artigo 88.º do CIRC.
De acordo com o disposto no n.º 7 do artigo 88.º do CIRC, são consideradas despesas de representação, nomeadamente, as despesas suportadas com receções, refeições, viagens, passeios e espetáculos oferecidos no País ou no estrangeiro a clientes ou a fornecedores ou ainda a quaisquer outras entidades. Ou seja, o conceito de despesas de representação engloba as verbas destinadas a representar uma empresa junto de terceiros e frequentemente são abonadas aos sócios-gerentes, administradores, diretores, gerentes e outros.
No entanto, quando este tipo de despesas esteja comprovadamente associado a eventos promocionais como seja o lançamento de novos produtos, as mesmas assumem a natureza de despesas de publicidade e propaganda. Em termos fiscais, os gastos com eventos promocionais e o lançamento de novos produtos são dedutíveis desde que incorridos ou suportados pelo sujeito passivo para obter ou garantir os rendimentos sujeitos a IRC e desde que comprovados documentalmente, nos termos do n.º 3 do artigo 23.º do CIRC [cfr. alínea b) do n.º 2 do artigo 23.º do CIRC].
Assim, desde que o sujeito passivo apresente uma fatura de encargos referente a despesas com aluguer de sala e jantar suportadas com a realização do evento de promoção e lançamento de um produto novo, e desde que possua outros elementos que comprovem indubitavelmente que essas despesas estão relacionadas com o mesmo, considera-se que esses encargos revestem o cariz de despesas de publicidade e propaganda com vista a obter rendimentos futuros, e não despesas de representação, podendo ser aceites como gastos nos termos da alínea b) do n.º 2 do artigo 23.º do CIRC e não estando sujeitos a tributação autónoma.»