A questão colocada refere-se à aplicação do sistema de inventário permanente.

O inventário permanente é um sistema de controlo dos inventários, nomeadamente das quantidades, custos unitários e globais, que é efetuado em sistema extracontabilísticos, tais como programas informáticos de gestão de stocks e sistemas de contabilidade analítica.

Os procedimentos contabilísticos previstos na Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) n.º 18 - "Inventários" para o tratamento das operações com inventários são idênticos independentemente da empresa adotar o sistema de inventário permanente ou intermitente.

A definição de inventário permanente está prevista no n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13/07 (na redação do DL 98/2015), que instituiu o SNC.

A adoção do sistema de inventário permanente implica proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período.

Nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13/07, no sistema de inventário permanente é obrigatório identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.

Nas contagens físicas, devem ser considerados os bens que ainda não foram objeto de venda ou de consumo pela empresa, para determinar as quantidades físicas existentes a essa data, nomeadamente no final de período.

A essas quantidades físicas deve ser aplicado o respetivo custo unitário, determinado pela fórmula de custeio utilizada pela empresa (custo específico, FIFO ou custo médio ponderado), para determinar o custo total dos inventários em stock a essa data, bem como o gasto das vendas para as quantidades que tenham sido vendidas, ou o custo das matérias consumidas na realização de prestações de serviços ou incorporação no custo dos produtos e trabalhos em curso e produtos acabados e intermédios.

Como se pode verificar, a adoção do sistema de inventário permanente implica que se torne possível, a todo o momento, a verificação da correspondência entre o stock físico existente no armazém e os respetivos registos contabilísticos. Mas, o procedimento referido pode ser meramente um processo extra contabilístico, nomeadamente através de programas de gestão de stocks, e não um procedimento de registo contabilístico.

Esta necessidade determina que seja possível, em qualquer momento, a obtenção do custo dos inventários e do gasto das vendas (e custo das matérias-primas consumidas) através dos referidos cálculos extracontabilísticos para a preparação de um Balanço e de uma Demonstração de Resultados, quando tal for necessário.

Não é obrigatória a contabilização operação a operação de stocks para que se esteja a adotar o sistema de inventário permanente, pois tal não resulta do disposto no referido artigo 12.º do DL 158/2009.

A determinação do custo dos inventários e do gasto de vendas, no programa de gestão de stocks, tem que ser efetuada operação a operação, mas os respetivos registos contabilísticos podem ser efetuados numa base mensal, com referência ao stock físico do final de um determinado período (mês), para que seja possível preparar nesse momento um Balanço e Demonstração de Resultados até essa data.

Assim, para a realização dos registos contabilísticos, no sistema de inventário permanente, podem ser obtidos dos sistemas de controlo e gestão de stocks (informáticos ou manuais, dependendo da dimensão da estrutura organizativa da entidade), documentos com o gasto das vendas (CMVMC ou variação dos inventários da produção) resumidos com as vendas de mercadorias ou produtos acabados ou consumos de matérias-primas, matérias subsidiárias, etc, bem como resumos dos documentos com o custo de produção dos produtos acabados, intermédios e dos produtos e trabalhos em curso que transitam para o período seguinte, referente ao período em causa (mês), e no final do ano.

De qualquer forma, se a entidade tiver dimensão e complexidade suficiente pode efetuar os registos contabilísticos operação a operação de inventários, não sendo tal procedimento uma obrigação no sistema de inventário permanente.

De referir que é possível determinar os referidos custos dos inventários mediante a utilização de técnicas simplificadas previstas nos parágrafos 21 e 22 da Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) n.º 18 - "Inventários", como o método do retalho e o custo padrão.

Nesse caso, a informação para o registo contabilístico do gasto das vendas e custo de produção dos produtos acabados e em curso pode ser obtida por documentos elaborados pela empresa para a determinação desses valores, sendo estes estáveis ao longo do período, mas carecendo de verificações periódicas para detetar e corrigir desvios face aos custos reais.

Este entendimento resulta de um esclarecimento fornecido pela Comissão de Normalização Contabilística (CNC) à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) de 12 de novembro de 2015, sobre o significado de adoção de sistema de inventário permanente.

A AT, através do Ofício-Circulado n.º 20193/2016, de 23/06, veio esclarecer, que, para efeitos fiscais, é aceitável, que o registo contabilístico em sistema de inventário permanente possa ser efetuado, pelo menos, no final de cada mês.

Este esclarecimento estabelece que as entidades, adotando ou sendo obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente nos termos do DL 158/2009, devem efetuar os registos contabilísticos do apuramento do custo dos inventários (conta 3x) e gasto das vendas (conta 61) (ou variação dos inventários de produção - conta 73), pelo menos, no final de cada mês, com base nos dados extracontabilísticos das movimentações de stocks (entradas e saídas) extraídas dos programas de gestão de stocks.