Determinada empresa possui um tanque de 5 000 litros para abastecer os veículos da empresa de gasóleo. Aquando da emissão da fatura pelo fornecedor pelo abastecimento dessa quantidade de gasóleo lança-se o mesmo numa conta transitória, à qual se chamou 6242XX - Tanque, depois efetua-se o consumo consoante a listagem que os colaboradores vão apontando ao longo dos meses. Um tanque normalmente dá para cerca de três a quatro meses dependendo da utilização. Para ajuda do lançamento do consumo faz-se um mapa em Excel.
O mapa do consumo em Excel é efetuado com o critério FIFO, pois existem alturas em que se atesta o tanque e ainda tem algum gasóleo do anterior. Como os preços variam de fatura para fatura, utiliza-se assim o consumo. A questão prende-se com algumas situações em que existe consumo real, mas no mapa em Excel não se tem litros suficientes para abastecimentos.
Para justificar esta situação tem-se noção que a bomba não se encontra bem calibrada e que, apesar de já ter sido calibrada várias vezes, continuam a existir algumas diferenças. Como devem ser lançados esses abastecimentos que são reais, mas que na contabilidade não existe suporte para os mesmos?


O pedido de parecer está relacionado com a contabilização de combustível adquirido em grandes quantidades para abastecimento das viaturas da empresa. Em concreto é questionado o procedimento para regularização dos consumos efetuados.
Visto que não é indicado o normativo contabilístico adotado pela entidade, iremos abordar esta temática no âmbito das normas contabilísticas e de relato financeiro (NCRF) previstas no aviso n.º 8256/2015, de 29 de julho.
Em conformidade com o regime do acréscimo previsto no parágrafo 22 da estrutura conceptual do sistema de normalização contabilística, os efeitos das transações e de outros acontecimentos devem ser reconhecidos quando eles ocorram, sendo registados contabilisticamente e relatados nas demonstrações financeiras dos períodos com os quais se relacionem.
A situação descrita no pedido de parecer é muito comum em empresas de transportes, quer de mercadorias quer de passageiros.
Os gastos com a aquisição de combustíveis para utilização na atividade operacional da entidade deverão ser reconhecidos como gastos do período em que forem incorridos. A conta a utilizar poderá ser a conta 6242 - FSE - Energia e fluidos - Combustíveis.
Sugerimos a seguinte contabilização:
- Pela receção da fatura de combustível:
Débito da conta 281 - Gastos a reconhecer;
Débito da conta 2432 - IVA - Dedutível (quando for aplicável a dedução total ou parcial do IVA, nos termos do artigo 21.º do CIVA);
Por contrapartida a crédito da conta 221x - Fornecedores c/c.
Note que, o IVA que não seja dedutível nos termos do artigo 21.º do CIVA deve ser adicionado ao valor de aquisição do combustível na conta 281 - Gastos a reconhecer.
- Pelo consumo mensal de combustível pelas viaturas da empresa, em conformidade com os registos efetuados:
Débito da conta 6242 - FSE - Energia e fluidos - Combustíveis;
Por contrapartida a crédito da conta 281 - Gastos a reconhecer.
O reconhecimento do combustível como inventários, só seria admissível se o combustível fosse detido para venda no decurso ordinário da atividade empresarial, no processo de produção para tal venda ou na forma de material ou consumível a ser aplicado no processo de produção ou na prestação de serviços, conforme definição de inventários prevista no parágrafo 6 da NCRF 18 - Inventários. Todavia, não nos parece que tal se enquadre à situação em apreço, uma vez que refere que o combustível é consumido pelas viaturas da empresa.
Quanto a eventuais correções a realizar, sendo efetuadas no próprio período de tributação, deve ter reflexo na conta 281 e na conta 6242, de modo que na conta 281 estejam refletido os litros de combustível ainda não consumidos e na conta 6242 estejam refletidos os gastos efetivos. Desta forma, o gasto será normalmente aceite fiscalmente, nos termos do artigo 23.º do CIRC.
Caso as correções sejam relativas a períodos anteriores, estas correções deverão ser efetuadas nos termos da NCRF 4. Neste caso haverá que se proceder à correção dos saldos, suportando os movimentos com documentos justificativos, neste caso documentos assinados pela gerência, usando para tal a conta 56 - Resultados transitados se assumirem grande relevo na informação veiculada pelas demonstrações financeiras (materialmente relevante), ou as contas 6881/7881 - Correções relativas a períodos anteriores, se se tratar de correções favoráveis ou desfavoráveis resultantes de erros ou omissões relacionadas com exercícios anteriores que sejam de pouco relevo (vide NCRF 4 parágrafos 32 a 43).
Em termos fiscais, pressupondo que se trata da correção de erros materiais com contabilização na conta 56 - Resultados transitados, não há que proceder a qualquer correção ao lucro tributável no quadro 07 da declaração modelo 22 do período de tributação corrente, pois essas correções de erros materiais não são consideradas como variações patrimoniais positivas ou negativas relevantes para efeitos fiscais.
Por outro lado, de acordo com o n.º 1 do artigo 122.º do CIRC, quando tenha sido liquidado imposto inferior ao devido ou declarado prejuízo fiscal superior ao efetivo, deve ser apresentada a declaração de substituição modelo 22 desses períodos anteriores, corrigindo o respetivo lucro tributável.
Todavia, quando esses gastos não tenham sido contabilizados nos respetivos períodos de tributação anteriores, já não podem ser aceites como gastos fiscais nesses períodos anteriores, ainda que efetue a entrega da declaração modelo 22 de substituição, em resultado do regime de dependência parcial previsto no n.º 1 artigo 17.º do CIRC.
A declaração de rendimentos modelo 22 de períodos anteriores apenas deve ser substituída para deduzir ou acrescer alguma situação decorrente dos ajustamentos ao resultado contabilístico previstos no CIRC, não considerados na submissão da primeira declaração.