PT28050 - IRS / Ajudas de custo
Março de 2024
Uma associação empresarial (ESNL), com sede em Coimbra, tem ao seu serviço um técnico superior com domicílio fiscal em Lisboa.
Esse técnico desempenha as suas funções em regime misto, de teletrabalho e presencial. Quando se desloca de Lisboa para prestar serviço em Coimbra, tem direito a ajudas de custo durante os dias em que aí permanecer (normalmente 2 dias por semana)?
Nas deslocações que efetua desde o seu domicílio (Lisboa) até à sede da associação em que presta serviço (Coimbra) tem direito a receber a compensação por utilização de viatura própria (0,40€/km) correspondente aos quilómetros desta forma percorridos?
Sendo as ajudas de custo e os quilómetros percorridos em viatura própria pagos dentro do limite de não sujeição a IRS e TSU, há algum impacto em termos fiscais para o trabalhador?
Parecer Técnico
O pedido de parecer está relacionado com o enquadramento fiscal do pagamento da compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador.
No caso concreto, é referido que "[u]ma associação empresarial (ESNL), com sede em Coimbra, tem ao seu serviço um técnico superior com domicílio fiscal em Lisboa.
Esse técnico desempenha as suas funções em regime misto, de teletrabalho e presencial. (...)"
Adicionalmente é referido que por vezes esse técnico se desloca de Lisboa para prestar serviço em Coimbra.
Previamente à análise da operação em causa, cumpre desde logo esclarecer que a validação das obrigações legais relacionadas com a operação em causa extravasa as competências do consultório técnico, motivo pelo qual, sobre os aspetos legais desta operação sugerimos a consulta de um jurista ou advogado.
Em termos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares, de acordo com o disposto no n.º 1 do artigo 2.º do Código do IRS (CIRS), consideram-se rendimentos do trabalho dependente todas as remunerações pagas ou postas à disposição do seu titular provenientes de trabalho por conta de outrem prestado ao abrigo de contrato individual de trabalho ou de outro a ele legalmente equiparado.
Nesta aceção, o n.º 2 do referido artigo clarifica que, as remunerações referidas compreendem, designadamente, ordenados, salários, vencimentos, gratificações, percentagens, comissões, participações, subsídios ou prémios, senhas de presença, emolumentos, participações em multas, bem como as remunerações acessórias, ainda que periódicas, fixas ou variáveis, de natureza contratual ou não.
Adicionalmente, a redação da alínea b) do n.º 3 do referido artigo 2.º do CIRS dispõe que se consideram ainda rendimentos do trabalho dependente as remunerações acessórias, nelas se compreendendo todos os direitos, benefícios ou regalias não incluídos na remuneração principal que sejam auferidos devido à prestação de trabalho ou em conexão com esta e constituam para o respetivo beneficiário uma vantagem económica.
Por sua vez, a alínea d) do n.º 3 do referido artigo 2.º do CIRS determina que se consideram rendimentos do trabalho dependente "[a]s ajudas de custo e as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal, na parte em que ambas excedam os limites legais ou quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado e as verbas para despesas de deslocação, viagens ou representação de que não tenham sido prestadas contas até ao termo do exercício;" (negrito nosso)
O regime de atribuição de ajudas de custo encontra-se regulamentado no Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril.
Devido à inexistência de legislação específica, acerca de ajudas de custo, aplicável às relações jurídico-laborais de direito privado, é comum aplicarem-se as regras estabelecidas pelo Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, diploma destinado a regulamentar as deslocações em serviço público. O tratamento fiscal a dar às ajudas de custo na atividade privada foi clarificado na Circular n.º 12/91, de 29 de abril do NIR.
As ajudas de custo têm como pressuposto e finalidade exclusiva, a atribuição de uma compensação, devendo esta ser entendida como um complemento à remuneração, motivada por um acréscimo de despesas a efetuar pelo trabalhador, gerente, sócio-gerente ou administrador em resultado de deslocações do seu local de trabalho habitual, efetuadas ao serviço da empresa e que se destinam a compensar os gastos acrescidos por essa deslocação.
Deste modo, estas não devem ser utilizadas como um simples acréscimo à remuneração, devendo a sua atribuição ocorrer quando efetivamente se incorre em despesas com alimentação e alojamento em consequência de deslocação do chamado domicílio necessário ao serviço da entidade patronal.
Considera-se domicílio necessário (vide artigo 2.º Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril):
a) A localidade onde o funcionário aceitou o lugar ou cargo, se aí ficar a prestar serviço;
b) A localidade onde exerce funções, se for colocado em localidade diversa da referida na alínea anterior;
c) A localidade onde se situa o centro da sua atividade funcional, quando não haja lugar certo para o exercício de funções.
Neste sentido acrescentamos ainda que só há efetivamente direito ao abono de ajudas de custo (não se aplica para a compensação em deslocação em viatura própria), no caso de deslocações ao serviço da entidade patronal:
- Deslocações diárias que se realizem para além de 20km do domicílio necessário, e
- Deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 50km do referido domicílio necessário.
Por conseguinte, observados os condicionalismos para os servidores do Estado (Decreto-Lei n.º.106/98, de 24 de abril e Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho), e até que sejam alterados, os valores limite em território nacional e no estrangeiro são os seguintes:
Km - deslocação em viatura própria 0,40 €/km
Ajudas custo - Território Nacional - Membros do governo 69,19 €
Ajudas custo - Território Nacional - Restantes trabalhadores 62,75 €
Ajudas custo - Estrangeiro - Membros do governo 167,07 €
Ajudas custo - Estrangeiro - Restantes trabalhadores 148,91 €
Sempre que sejam pagas ajudas de custo devem as mesmas ser suportadas por mapa itinerário justificativo da deslocação, embora nas deslocações ao estrangeiro por dias sucessivos, tal possa ser simplificado.
Resulta da alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A do CIRC, que não são dedutíveis para efeitos de determinação do resultado tributável do período "[a]s ajudas de custo e os encargos com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem aqueles encargos, designadamente os respetivos locais, tempo de permanência, objetivo e, no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário;".
Por sua vez, no que se refere à tributação autónoma, o n.º 9 do artigo 88.º do CIRC, estabelece que "[s]ão ainda tributados autonomamente, à taxa de 5%, os encargos efetuados ou suportados relativos a ajudas de custo e à compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário."
Pelo exposto, na ótica da entidade patronal, a dedutibilidade fiscal dos encargos suportados com ajudas de custo está condicionada à existência de mapa itinerário, justificativo das mesmas, a não ser que as mesmas configurem uma normal remuneração na esfera do trabalhador e como tal sujeitas a tributação na esfera da categoria A.
O enquadramento para efeitos de Segurança Social será similar nos termos da alínea p) do n.º 2 do artigo 46.º do Código Contributivo (CC).
Refere a referida alínea p) do artigo 46.º do CC que integram a base de incidência contributiva, designadamente, "[a]s importâncias atribuídas a título de ajudas de custo, abonos de viagem, despesas de transporte e outras equivalentes, na parte em que excedam os limites legais ou quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado;".
Face ao exposto, os montantes referentes a ajudas de custo e à compensação pela utilização de automóvel próprio ao serviço da entidade patronal, não serão sujeitos a tributação, em sede de IRS, nem a contribuições para a Segurança Social se não excederem os limites legais, anteriormente referidos.