IRS - subsídio de refeição
PT28237 - julho 2024

Determinada empresa está a pagar através de um cartão-refeição o valor do subsídio de alimentação a todos os trabalhadores até ao limite máximo isento de contribuições (9,60€).
Quando um trabalhador tem necessidade de se deslocar em serviço externo, normalmente para vistorias/auditorias, este traz o recibo da refeição com o NIF da empresa, que por sua vez é pago ao trabalhador, sendo ainda pago o valor do subsídio de refeição referente a esse dia.
Os custos, não sendo de representação da empresa, são contabilisticamente registados na conta 6251 - Deslocações e estadas.
Este procedimento deverá ser corrigido, atendendo que o trabalhador está a beneficiar de um duplo rendimento relativamente à refeição paga? Qual o fundamento legislativo em termos contabilísticos e fiscais?

Parecer técnico

O pedido de parecer está relacionado com o enquadramento fiscal da atribuição do subsídio de alimentação aos colaboradores quando a entidade suporta as despesas de alimentação dos mesmos, quando deslocados em trabalho.
No caso concreto, é referido que para além de ser pago o valor corresponde ao subsídio de alimentação ainda são incorridas despesas com refeições, as quais são suportadas pelos colaboradores e posteriormente reembolsadas pela entidade.
Para uma pessoa coletiva, a dedução de gastos terá de atender ao disposto no artigo 23.º do Código do IRC (CIRC). O n.º 1 do artigo 23.º, refere que, «para a determinação do lucro tributável, são dedutíveis todos os gastos e perdas incorridos ou suportados pelo sujeito passivo para obter ou garantir os rendimentos sujeitos a IRC.»
Em termos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares, o Código do IRS (CIRS) determina que são rendimentos de trabalho dependente os benefícios ou regalias não compreendidos na remuneração principal, que sejam auferidos devido à prestação de trabalho ou estejam em conexão com aquela prestação, e constituam, para o respetivo beneficiário, uma vantagem económica.
No caso concreto será preciso ter em conta a subalínea 2) da alínea b) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, que refere o seguinte:
«3 - Consideram-se ainda rendimentos do trabalho dependente: (...)
b) As remunerações acessórias, nelas se compreendendo todos os direitos, benefícios ou regalias não incluídos na remuneração principal que sejam auferidos devido à prestação de trabalho ou em conexão com esta e constituam para o respetivo beneficiário uma vantagem económica, designadamente: (...)
2) O subsídio de refeição na parte em que exceder o limite legal estabelecido ou em que o exceda em 60% sempre que o respetivo subsídio seja atribuído através de vales de refeição.»
Determina, o referido normativo que o subsídio de refeição deve ser considerado rendimento do trabalho dependente, mas apenas na parte em que exceda o limite legal estabelecido para a função pública (ou exceda em 60 por cento, quando seja atribuído através de vales de refeição), o que significa que, até àqueles montantes, o subsídio de refeição não será tributado por não constituir rendimento do trabalho - note-se que este é um limite diário (o enquadramento é idêntico para a Segurança Social).
Assim, o montante pago a título de subsídio de almoço, até aos 6 euros e aos 9,60 euros, caso o mesmo seja atribuído em dinheiro ou em cartão, respetivamente, constitui, na esfera do seu beneficiário, rendimentos não sujeitos a IRS, na medida em que não se considera como uma vantagem económica.
Sem prejuízo do exposto, chamamos a atenção de que a atribuição do subsídio de refeição não poderá ser cumulativa com o pagamento (ou fornecimento) do almoço ao trabalhador, com prejuízo de, sendo-o, tal duplicação configurar uma vantagem económica na esfera deste.
Existindo o pagamento do subsídio de refeição cumulativamente com o fornecimento da refeição, tal subsídio deixa de ter a função que lhe é atribuída - pagar a refeição do trabalhador - o que implica a sua tributação na totalidade.
Nestes casos deverá o valor atribuído acrescer à remuneração base do trabalhador, não lhe sendo aplicável a exclusão da tributação prevista no normativo já referido, uma vez que assume, efetivamente, a natureza de uma remuneração acessória, devendo ser tributada como tal. O gasto inerente é sempre aceite fiscalmente em sede de IRC, dado tratar-se de uma remuneração do trabalhador, sujeita a IRS.
Se os colaboradores se deslocam em serviço, o mais normal seria pagar-lhes o abono de ajudas de custo e transporte a que têm direito, o qual se destina a compensar as despesas com refeições, alojamento e transporte que o empregado suporta nessas deslocações.
Em tal situação, como os colaboradores recebem também subsídio de refeição, ao calcular as ajudas de custo teria de ser deduzido o montante que é recebido a título de subsídio de refeição.
E compreende-se que assim seja, já que o montante das ajudas de custo destina-se a compensar também as despesas com a alimentação dos colaboradores deslocados em serviço (ver artigo 37.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (entretanto alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro), que estabelece o regime jurídico do abono de ajudas de custo e transporte ao pessoal da administração pública e que serve de referência para efeitos de aplicação do disposto na alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS).
Assim sendo, a atribuição do subsídio de alimentação nos dias em que os gastos com a alimentação são suportados pela entidade deve ser considerado, na sua totalidade, um rendimento do trabalho dependente, sujeito a IRS (portanto, sem os limites que, nos termos do ponto 2) da alínea b) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, lhe permitiriam a não sujeição a imposto), adicionando-se à remuneração mensal para efeitos de aplicação de taxa de retenção na fonte.
Em alternativa, poderá optar por não atribuir aos colaboradores o subsídio de refeição nos dias em que estes apresentem na empresa a fatura do almoço emitida pelo restaurante.
Face ao exposto, entendemos que o montante de subsídio de alimentação, que seja considerado e tributado como rendimento do trabalho dependente, por não cumprir com o exposto para a sua não sujeição, deverá ser declarado na DMR.
A este respeito, na DMR tais rendimentos devem ser declarados com o código A - Rendimentos do trabalho dependente sujeitos, conforme resulta das instruções de preenchimento divulgadas pela Portaria n.º 33/2024, de 31 de janeiro.
No que se refere à contabilização dos encargos com as refeições, cumpre desde logo validar a definição de deslocação e estadas.
Neste sentido, deslocações e estadas compreendem os gastos de alojamento, transporte e alimentação dos trabalhadores ou gerentes/administradores fora do local de trabalho.
Contudo, estas despesas têm de estar devidamente suportadas por documentos justificativos. Se tais encargos forem suportados através das ajudas de custo, estas serão incluídas na rubrica 63 - Gastos com o pessoal.
Assim, as despesas de deslocação e estada para serem consideradas como gastos devem constar das devidas faturas em nome da sociedade (exemplo fatura do restaurante em nome da empresa), emitida com os elementos identificativos nos termos do CIVA.
Neste sentido, e uma vez que o encargo é suportado pela empresa, entendemos que as despesas incorridas com a alimentação dos trabalhadores se encontram emitidas diretamente à empresa, pelo que concordamos que as despesas suportadas com a alimentação dos colaboradores devem ser contabilizadas na conta 6251 - Deslocações e estadas.