Qual a obrigatoriedade de carimbar e classificar os documentos físicos? Podem os documentos físicos apenas serem numerados e arquivados com a impressão dos respetivos diários de lançamentos? Optando pelo arquivo digital existe a necessidade de guardar os originais das faturas em papel por quantos anos?


As questões colocadas referem-se aos procedimentos de arquivo da documentação contabilística.
O Sistema de Normalização Contabilística (SNC) não prevê quaisquer procedimentos relativos à aposição de carimbo e/ou de classificação manual nos documentos contabilísticos, nem tão pouco de cores, sendo este tema uma opção do contabilista.
Todavia, alertamos para o facto de que tais procedimentos podem ser exigidos, eventualmente, por um organismo que conceda fundos ou subsídios, pelo que haverá sempre que verificar este tipo de situações.
O contabilista deve referenciar os documentos para facilitar a sua consulta em termos de arquivo.
Em termos contabilísticos, não é então obrigatório colocar carimbo nem classificação, sendo suficiente, por exemplo, a impressão dos respetivos diários e o seu arquivo junto dos correspondentes documentos de suporte devidamente referenciados.
Os procedimentos e obrigações específicas relacionadas com o registo e arquivo das operações resultam das regras previstas nos Códigos Fiscais e no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
O n.º 2 do artigo 123.º do CIRC estabelece que, na execução da contabilidade, todos os lançamentos devem estar apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário. E conforme decorre do n.º 8 do artigo 123.º do CIRC, os registos contabilísticos das empresas são obrigatoriamente efetuados nos programas de contabilidade, que têm que ter a capacidade de exportação do SAF-T (PT).
Adicionalmente, o n.º 1 do artigo 44.º do CIVA prevê que a contabilidade deve ser organizada de forma a possibilitar o conhecimento claro e inequívoco dos elementos necessários ao cálculo do imposto, bem como a permitir o seu controlo, comportando todos os dados necessários ao preenchimento da declaração periódica do imposto.
Quando as operações se relacionam com a transmissão de bens ou prestação de serviços sujeitas a IVA ou adiantamentos dessas operações, devem as mesmas estar tituladas através de fatura, conforme previsto na alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do CIVA, sem prejuízo das situações de dispensa previstas nesse artigo.
Por sua vez, no que respeita ao arquivo da documentação, nomeadamente das faturas e respetivos documentos retificativos, emitidos ou recebidos, este poderá ser efetuado em suporte físico (papel) ou em suporte eletrónico (digital), conforme decorre do n.º 1 do artigo 20.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
Quanto às regras do arquivo físico e digital, estas estão atualmente previstas no capítulo V (artigos 19.º a 30.º) do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, relativamente ao qual se sugere a consulta do Ofício-Circulado n.º 30 213/2019, de 1 de outubro, e as respostas às perguntas frequentes relacionadas com o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, disponíveis no Portal das Finanças no seguinte caminho:
- Portal das Finanças / Apoio ao Contribuinte / Novas regras de faturação - D.L. n.º 28/2019, de 15/02 / Respostas às questões mais frequentes (FAQ) - ligação
Salienta-se, em particular, o disposto no artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, sobre o arquivo eletrónico dos documentos, que se transcreve de seguida:
«(…) 1 - Os documentos referidos no artigo anterior que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.
2 - As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.
3 - Para efeitos do número anterior, na criação do arquivo devem ser assegurados:
a) A execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
b) A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.
4 - A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos descritos nos números anteriores e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA.
5 - Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais. (…)»
Esclarece-se ainda que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se não existir outro prazo que resulte de legislação especial. O prazo de dez anos abrange o arquivo eletrónico, nos termos do artigo 19.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e artigo 52.º do CIVA.
Porém, sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido no n.º 1 do artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, nomeadamente devido a benefícios fiscais usufruídos ou prazo de dedução de prejuízos fiscais disponíveis, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes (conforme n.º 2 do mesmo artigo).