IVA - arquivo de faturas e outros documentos
Julho de 2023
Uma empresa passou de um sistema de arquivo em papel para um sistema de arquivo digital, em que as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes são todos digitalizados e disponibilizados em plataformas acessíveis aos utilizadores autorizados. Existe alguma obrigação de comunicação desta alteração ou algum formalismo perante a Autoridade Tributária a cumprir pela empresa?
Parecer técnico
O pedido de parecer está relacionado com a eventual obrigatoriedade de comunicação prévia para a utilização do arquivo digital.
Não existe qualquer obrigação de comunicação à AT na implementação do arquivo digital.
Quanto às regras do arquivo físico e digital, estas estão atualmente previstas no capítulo V (artigos 19.º a 30.º) do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
Sugere-se a consulta ao Ofício-Circulado n.º 30 213/2019, de 1 de outubro e às respostas às perguntas frequentes relacionadas com o Decreto-Lei n.º 28/2019, disponíveis no Portal das Finanças, em Apoio ao contribuinte » Novas regras de faturação - Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02.
Procedimento similar pode ser implementado para os restantes documentos de suporte dos registos contabilísticos.
O artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 estabelece que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial.
Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido no número anterior, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.
Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado quanto aos respetivos registos o seguinte:
- O seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido (10 ou mais anos), através de:
- Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;
- Existência de controlos de integridade, impedindo a sua alteração, destruição ou inutilização;
- Abrangência dos dados que sejam necessários à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes-
- A sua acessibilidade e legibilidade pela AT da informação, através da disponibilidade de:
- Funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento;
- Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
- Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.
A obrigação de conservação é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade.
Como se constata, a disponibilidade de acesso aos registos informáticos (de faturação ou de contabilidade) dos programas, ainda que já não estejam em uso, devem manter-se pelo período legal previsto para a conversão e arquivo desses registos (10 ou mais anos, nos termos do artigo 19.º do Decreto-Lei n.º 28/2019).