O procedimento para anular uma fatura no período (mês) posterior à sua emissão, tem de passar pela emissão de uma nota de crédito?


Questiona-se sobre o procedimento a adotar quando são detetados erros na fatura, mas que não respeitam à base tributável, nem implicam qualquer alteração da base tributável.
De acordo com o n.º 7 do artigo 29.º do CIVA:
«(...) 7 - Quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente sejam alterados por qualquer motivo, incluindo inexatidão, deve ser emitido documento retificativo de fatura. (...)»
Estabelecendo o n.º 6 do artigo 36.º do CIVA o seguinte:
«(...) 6 - As guias ou notas de devolução e outros documentos retificativos de faturas devem conter, além da data e numeração sequencial, os elementos a que se refere a alínea a) do número anterior, bem como a referência à fatura a que respeitam e as menções desta que são objeto de alterações. (...)»
A situação mais vulgar de correção de uma fatura, nomeadamente por invalidade, resolução, rescisão ou redução do contrato, pela devolução de mercadorias ou pela concessão de abatimentos ou descontos, será o fornecedor emitir uma nota de crédito, procedendo assim à regularização ou anulação da fatura anteriormente emitida.
Porém, também será possível ser o cliente a retificar a fatura anteriormente emitida através da emissão de nota de débito, conforme decorre do Ofício-Circulado n.º 30 141, de 4 de janeiro de 2013, da Autoridade Tributária (AT), do qual se transcreve aquilo que para o caso concreto importa analisar:
«(...) Documentos retificativos da fatura (artigo 29.º, n.º 7 e artigo 36.º, n.º 6 do CIVA)
De harmonia com a nova redação do n.º 7 do artigo 29.º, quando o valor tributável de uma operação ou o correspondente imposto sejam alterados, por qualquer motivo, incluindo inexatidão, deve ser emitido documento retificativo da fatura, o qual deve conter os elementos referidos na alínea a) do n.º 5 do artigo 36.º, bem como a referência à fatura a que respeita e a menção dos elementos alterados.
As notas de crédito e as notas de débito são documentos retificativos de fatura, podendo ser emitidos pelos sujeitos passivos adquirentes dos bens ou destinatários dos serviços, desde que observados os seguintes requisitos:
- Resultem de acordo entre os sujeitos passivos intervenientes, fornecedor dos bens ou prestador dos serviços e adquirente ou destinatário dos mesmos;
- Sejam processados em cumprimento do disposto no n.º 7 do artigo 29.º, ou seja, quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente sejam alterados por qualquer motivo, incluindo inexatidão;
- Contenham os elementos a que se refere o n.º 6 do artigo 36.º, dos quais se realça a referência à fatura a que respeitam.
Quando, em resultado da concessão de descontos do tipo "rappel", não seja viável a referência às faturas a que o documento retificativo respeita, podem os sujeitos passivos identificar o período temporal a que se refere, sem prejuízo da indicação do valor tributável e do correspondente imposto, caso este seja objeto de regularização (nos termos do n.º 13 do artigo 78.º do CIVA).»
Conforme decorre do Ofício, as correções às faturas iniciais poderão ser efetuadas pelo fornecedor, através da emissão de notas de crédito, ou pelo adquirente, através da emissão de notas de débito, nos termos dispostos anteriormente.
De acordo com o n.º 2 do artigo 78.º do CIVA, e sem prejuízo do disposto nos números 4 e 5, se depois de efetuado o registo referido no artigo 45.º do CIVA, for anulada a operação ou reduzido o seu valor tributável em consequência de invalidade, resolução, rescisão ou redução do contrato, pela devolução de mercadorias ou pela concessão de abatimentos ou descontos, o fornecedor do bem ou prestador do serviço pode efetuar a dedução do correspondente imposto até ao final do período de imposto seguinte àquele em que se verificarem as circunstâncias que determinaram a anulação da liquidação ou a redução do seu valor tributável.
Estas situações determinam uma redução ou anulação do valor tributável de operações (transmissões de bens ou prestações de serviços) efetivamente realizadas ou que estavam previstas ser realizadas, sendo, no entanto, a regularização do IVA a favor do sujeito passivo uma opção do fornecedor.
Quando o fornecedor optar pela regularização a seu favor desse IVA deve fazê-lo até ao final do período seguinte àquele em que se verificaram as circunstâncias que deram origem à regularização, sem prejuízo do disposto nos n.ºs 4 e 5 do artigo 78.º do CIVA para cuja leitura se remete.
Quando seja o adquirente a emitir uma nota de débito, em substituição do fornecedor, deve confirmar junto do fornecedor se este pretende efetuar, ou não, a regularização do IVA, atendendo a que esta é uma opção do fornecedor e não do aquirente, conforme previsto no n.º 2 do artigo 78.º do CIVA.
Como se constata, a emissão de nota de débito pelo adquirente, em substituição da emissão de uma nota de crédito pelo fornecedor, poderá ser um procedimento adequado, mas apenas quando este esteja devidamente convencionado com o fornecedor (tal como decorre do Ofício-Circulado n.º 30 141/2013), não podendo existir a emissão de uma nota de crédito em simultâneo com a emissão da nota de débito para a mesma operação (de regularização), pois tal situação determina uma duplicação na emissão de documentos retificativos de fatura para uma mesmo operação (de regularização).
Da mesma forma, a regularização do IVA (a favor do sujeito passivo fornecedor) inicialmente liquidado numa fatura emitida pelo fornecedor referente à devolução de bens, acertos de preços ou outras situações que impliquem a redução ou anulação do valor tributável ou IVA liquidado, é uma opção do fornecedor dos bens e não do adquirente, como atrás já mencionado, sem prejuízo do disposto nos números 4 e 5 do artigo 78.º do CIVA.
Em termos genéricos, os programas informáticos de faturação podem permitir a anulação de documentos de faturação, estando previsto o estado de «documento anulado» no ficheiro SAF-T (PT) a ser gerado por esses programas (campo 4.1.4.3.1. - «Estado atual do documento» da Tabela 4.1 - Documentos comerciais a clientes (SalesInvoices).
Como regra, nos termos acima expostos, as notas de crédito são emitidas como documentos retificativos da fatura inicialmente emitida, quando haja a necessidade de proceder à alteração do valor tributável ou imposto liquidado na fatura nos termos do n.º 7 do artigo 29.º do CIVA.
A anulação direta das faturas é efetuada normalmente quando a retificação é devida a outros motivos, nomeadamente qualquer elemento da identificação do adquirente ou da descrição dos bens transmitidos e serviços prestados.
Este entendimento decorre no ponto 14 do Ofício-Circulado n.º 30 136/2012, de 19 de novembro, tal como referido pela Autoridade Tributária na resposta do E-balcão que nos foi remetida, que replicamos abaixo:
«14. De harmonia com a nova redação do n.º 7 do artigo 29.º, quando o valor tributável de uma operação ou o correspondente imposto sejam alterados, por qualquer motivo, incluindo inexatidão, deve ser emitido documento retificativo da fatura (nota de crédito ou de débito), o qual deve conter os elementos referidos na alínea a) do n.º 5 do artigo 36.º, bem como a referência à fatura a que respeita e a menção dos elementos alterados.
As guias ou notas de devolução devem conter os mesmos elementos.
Não pode, assim, ser emitida nova fatura, como forma de retificação do valor tributável ou do correspondente imposto, sem prejuízo da possibilidade de anulação da fatura inicial e sua substituição por outra, quando a retificação se deva a outros motivos.»