Determinado sujeito passivo emite faturas proforma e também orçamentos. Estes estão a ser comunicados no e-fatura, mas os seus clientes reclamam de que as faturas proforma estão comunicadas no portal da AT.
Deve comunicar-se à AT, por transmissão eletrónica de dados, os elementos das faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes. Quais os documentos que devem efetivamente ser comunicados à AT?


A questão colocada refere-se às obrigações de emissão e comunicação de faturas proforma, enquanto documento fiscalmente relevante.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, veio introduzir uma nova definição para efeitos fiscais que não existia até ao momento, que é o conceito de documentos fiscalmente relevantes.
De acordo com o artigo 2.º desse diploma, são considerados documentos fiscalmente relevantes para efeitos das obrigações previstas no Decreto-Lei n.º 28/2019, os seguintes documentos:
- Documentos de transporte emitidos nos termos do RBC, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, vulgarmente conhecidos como «consultas de mesa» ou «consultas de conta», mesmo que sejam objetos de faturação posterior.
Nesta categoria, incluem-se ainda os créditos de consignação, faturas de consignação, folhas de obra, notas de encomenda, orçamentos, faturas pró-forma e outros similares.
Mas antes de abordar as novas obrigações decorrentes do Decreto-Lei n.º 28/2019, iremos efetuar o enquadramento em vigor anterior às alterações promovidas por esse decreto-lei.
Os designados «documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços», incluindo os orçamentos, não são novos nem foram introduzidos pelo Decreto-Lei n.º 28/2019. Sobre estes documentos já existiam uma variedade de obrigações associadas antes da entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019, que passamos a referir.
Está em causa a tabela constante do anexo I à portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro, enunciada no ponto 4.3. Documentos para conferência de mercadorias ou de prestações de serviços (WorkingDocuments).
De acordo com o texto introdutório à enunciação dos campos que a compõem, refere-se: «Nesta tabela devem ser exportados quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, mesmo que objeto de faturação posterior.»
Com a publicação da Portaria n.º 302/2016, de 2/12 no campo «Tipo de Documento» (WorkType) (índice 4.3.4.8) efetuou-se a discriminação de mais documentos abrangidos, face àqueles que constavam da versão anterior da estrutura de dados (Portaria n.º 274/2013, de 21 de agosto).
Na versão anterior estavam incluídos nos "WorkingDocuments" os seguintes tipos de documentos:
- "DC" - Documentos emitidos que sejam suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços;
- "FC" - Fatura de consignação nos termos do artigo 38.ºdo código do IVA.
Na versão atual, foram discriminados novos tipos de documentos possíveis, entre os quais se encontram:
- "FO" - Folhas de obra;
- "OR" - Orçamentos;
- "PF" - Proforma;
- Ou, "NE" - Notas de encomenda.
Há a referir que, as faturas proforma, orçamentos, folhas de obra e notas de encomenda já estavam incluídos neste tipo de documentos na versão anterior da estrutura de dados, sendo que antes eram representados pelo código genérico "DC".
Quanto à obrigação de faturas proforma, folhas de obra, orçamentos, notas de encomenda e documentos similares serem objeto de assinatura nos termos do n.º 1 do artigo 7.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, com a posterior alteração, pelo programa informático de faturação certificação, há que atender ao disposto nessa Portaria.
Dispõe o n.º 1 do citado artigo 7.º:
«Artigo 7.º - Documentos de transporte e outros
1 - São ainda assinados nos termos do artigo 6.º:
a) Os documentos, nomeadamente, guias de transporte ou de remessa, que sirvam de documento de transporte, de acordo com o disposto no regime de bens em circulação, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho;
b) Quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa.»
A alínea b) do n.º 2 do artigo 7.º da referida Portaria n.º 363/2010 remete especificamente para a tabela 4.3 - Documentos de conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços (WorkingDocuments).
Esta obrigação já existe desde 1 de abril de 2012, introduzida pela Portaria n.º 22-A/2012, de 24 de janeiro.
Relativamente à comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira dos elementos dos orçamentos, há que atender às obrigações previstas no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto.
Nos termos do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, com redação dada pela Lei n.º 82-B/2014, de 31 de dezembro (Orçamento do Estado para 2015), as pessoas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português e aqui pratiquem operações sujeitas a IVA, são obrigadas a comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), por transmissão eletrónica de dados, os elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA, bem como os elementos dos documentos de conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços.
Como se constata, desde o ano de 2015, os elementos dos orçamentos, bem como dos restantes documentos de conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, já devem ser comunicadas à AT através do Portal E-Fatura.
Quando emitidos através de programa informático de faturação certificado, os respetivos elementos são comunicados à AT através de transmissão eletrónica de dados pelo sistema Webservice ou pela submissão do ficheiro SAF-T (PT).
Com a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019, todos os documentos fiscalmente relevantes, nomeadamente os orçamentos, que são documentos suscetíveis de apresentação dos bens fornecidos ou dos serviços prestados ao cliente, têm obrigatoriamente de ser emitidos pelas vias de processamento previstas no artigo 3.º desse diploma, nomeadamente através de programas informáticos de faturação certificados, se o sujeito passivo em causa a isso for obrigado nos termos do artigo 4.º do mesmo diploma.
Necessariamente, se esses documentos de conferência, forem emitidos através de programas informáticos certificados, nos termos dos artigos 3.º, 4.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, continuam a ser objeto de assinatura nos termos do artigo 7.º da Portaria n.º 363/2010, que ainda mantém a redação idêntica.
Estas disposições do Decreto-Lei n.º 28/2019 entraram em vigor no dia 16 de fevereiro de 2019, pelo que têm de ser cumpridas a partir dessa data.
Qualquer documento fiscalmente relevante que seja emitido, atendendo a que se trata de documento para ser entregue ao cliente para este poder efetuar a conferência dos bens ou serviços que vão ser entregues ou prestados pelo fornecedor (nomeadamente das quantidades, designação e preço), é considerado como um documento fiscalmente relevante, devendo conter os elementos previstos no n.º 2 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 e ser processado por programa informático certificado, ficando com a assinatura gerada por essa certificação no momento da sua emissão.
Com a assinatura gerada por essa certificação no momento da sua emissão, o documento emitido já não pode ser alterado, pelo que qualquer alteração ou retificação posterior, implica sempre a emissão de novo. Eventualmente, o documento fiscalmente emitido inicial ou emitido antes da alteração pode ser anulado, mantendo-se registado no programa no estado de anulado.
Nos termos da alínea d) do n.º 2 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, sendo um documento que possibilita a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, processado através de programas informáticos, independentemente do suporte em que sejam apresentados ao cliente (ficheiro pdf, papel ou outro meio), devem ser inseridos no respetivo programa certificado.
Estes procedimentos apenas se aplicam aos documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços ao cliente, sendo, portanto, documentos suscetíveis de entregar a terceiros (clientes). Tais procedimentos e obrigações não se aplicam a meros documentos de utilização interna, como ordens de produção ou similares.
A partir de 1 de janeiro de 2022, os documentos fiscalmente relevantes, que sejam emitidos através de programas informáticos de faturação certificados pela AT, passam a ser obrigados a incluir o Código de Barras Bidimensional (QR Code), conforme previsto no n.º 3 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, e Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto.
E a partir de 1 de janeiro de 2023, todos os documentos fiscalmente relevantes, incluindo os documentos de conferência, terão de possuir o ATCUD e terem as respetivas séries comunicadas à AT.