Recentemente foi publicada mais uma das medidas impostas pelo Programa de Simplificação Legislativa e Administrativa - SIMPLEX 2006.

Esta medida, traduz-se «tanto para os sujeitos passivos de IRS com contabilidade organizada como os de IRC - sociedades comerciais ou civis sob forma comercial, as cooperativas, as empresas públicas e as demais entidades que exerçam, a título principal, uma actividade comercial, industrial ou agrícola, com sede ou direcção efectiva em território português, bem como as entidades que, embora não tendo sede nem direcção efectiva naquele território, aí possuam estabelecimento estável - que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos devem dispor de capacidade de exportação de ficheiros nos termos e formatos a definir por portaria do Ministro das Finanças».

Note-se que esta alteração foi introduzida pelo Decreto-Lei n.º 238/2006, de 20 de Dezembro ao Código do IRC, nomeadamente ao seu artigo 115.º.

Este diploma concretiza a simplificação e transparência do ordenamento fiscal nacional com vista a desburocratizar o Estado e reduzir os custos para os cidadãos e para as empresas.

A existência de normas fiscais mais claras e perceptíveis e o reforço da certeza e da segurança jurídica na relação tributária asseguram maior inteligibilidade e conveniência aos contribuintes e induzem ao cumprimento voluntário das respectivas obrigações fiscais, com consequentes ganhos de eficácia para uma administração tributária, que se pretende mais próxima do cidadão.

A regulamentação do normativo foi publicado na Portaria n.º 321-A/2007, em 26 de Março, que veio definir quais os requisitos necessários impostos pelo Programa SIMPLEX 2006.

O presente artigo tem como finalidade alertar para as principais alterações efectuadas pela presente Portaria.

Constata-se que as empresas utilizam cada vez mais sistemas de processamento electrónico de dados para registo dos seus factos patrimoniais.

Estes registos, por sua vez são objecto de verificação pelos serviços de inspecção no âmbito das suas competências de controlo da situação tributária dos contribuintes.

Neste sentido, e no âmbito da OCDE criou-se um ficheiro normalizado com o intuito de permitir a exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum, independente do programa utilizado, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade.

Deste modo, os sujeitos passivos de IRS com contabilidade organizada e os de IRC que exerçam, a título principal, uma actividade de natureza comercial, industrial ou agrícola e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos ficam obrigados a produzir um ficheiro de modelo normalizado, sempre que solicitado pelos serviços de inspecção, no âmbito das suas competências.

Note-se que o ficheiro deve abranger a informação constante dos sistemas de facturação e de contabilidade.

Este ficheiro de modelo normalizado não irá alterar qualquer tipo de software, sendo aplicável a qualquer programa existente quer este seja de facturação ou de contabilidade. Meramente a título exemplificativo, salienta-se que um programa de facturação deverá conter alguns elementos identificativos, nomeadamente de fornecedores e clientes como número de identificação fiscal, nome da empresa, morada da facturação, morada detalhada, localidade, código postal, entre outros.

No caso de um programa de contabilidade, e ao nível dos movimentos contabilísticos, dever-se-á garantir que o mesmo forneça o número de registo de movimentos contabilísticos, o total de débitos, total de créditos, identificador do diário, a descrição do diário, o período contabilístico, a data do movimento contabilístico, a data do registo do documento contabilístico. 

A entrada em vigor deste novo modelo normalizado de exportação de dados, aplica-se a partir de 1 de Janeiro de 2008 aos sistemas de facturação, e aos exercícios de 2008 e seguintes aos sistemas de contabilidade.

Esta medida irá provocar grandes alterações nas empresas de software, no sentido de adaptar os programas já existentes e criar novos.

Na perspectiva do contribuinte e do Técnico Oficial de Contas, esta medida irá acarretar um maior dispêndio monetário, sendo mais uma alteração das muitas que já ocorreram ao longo destes últimos tempos.

Segundo a perspectiva da Administração Fiscal, a adopção deste modelo irá permitir às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de obtenção dos serviços de inspecção e facilitar o seu tratamento, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando os procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias.

Concluindo, alerta-se então os sujeitos passivos para esta modificação, no sentido de contactaram os seus fornecedores de software para que no próximo exercício tudo esteja a funcionar na perfeição.