A questão colocada refere-se ao SAF-T (PT) da contabilidade e à alteração de Contabilista Certificado no decurso do período de tributação.
O ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade terá, obrigatoriamente, que conter os dados dos registos contabilísticos do período de tributação completo (com exceção dos períodos de início e de cessação de atividade). Para a contabilidade, apenas deve ser gerado um único ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade para cada período de tributação (sem prejuízo de ficheiros de substituição).
O ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade deve ser extraído obrigatoriamente do programa informático de contabilidade, não podendo ser obtido por qualquer outro sistema informático externo ao próprio programa.
Quando exista a alteração de programa de contabilidade ou de contabilista certificado, durante o decorrer do período de tributação, deve proceder-se à recolha de todos os registos contabilísticos gerados no programa anterior (ou pelo contabilista certificado anterior), não sendo suficiente a integração apenas dos saldos a partir de determinado mês desse período. Por exemplo, se foi alterado o contabilista certificado em abril de 2019, passando a contabilidade a ser efetuada através de outro programa de contabilidade, deve proceder-se à recolha dos registos desde 1 de janeiro de 2019 até 31 de março (pressupondo que o período de tributação é coincidente com o ano civil) para o novo programa de contabilidade, para que o ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade do período de 2019 contenha os registos completos desse período.
Essa recolha pode ser efetuada através de importação do SAF-T (PT) da contabilidade gerado pelo anterior programa, ou, caso tal não seja tecnicamente possível, através da realização manual desses registos contabilísticos no novo programa (do período de 1/01 a 31/03).
No caso em apreço, apesar de o novo contabilista certificado iniciar funções a 01/01/2020, ou seja, no primeiro dia de um novo exercício económico, ainda assim se recomenda a importação do ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade.
Todavia, caso tal não seja exequível, poderá introduzir os saldos finais do exercício de 2019 e efetuar a passagem automática de saldos para 2020. Ou, alternativamente, poderá introduzir os saldos de abertura diretamente no exercício de 2020.
Em qualquer destas situações alertamos que os saldos iniciais das contas da contabilidade não podem ser introduzidos em cada exercício através de um registo contabilístico «dito normal», seja este realizado no mês 0 ou 1, que seja exportado para o SAF-T como movimento contabilístico (Transaction) no (GeneralLedgerEntries) – Tabela 3 da estrutura de dados do SAF-T.
Esses saldos iniciais são introduzidos nos campos «Saldo de abertura a débito da conta do plano de contas» (OpeningDebitBalance) e «Saldo de abertura a crédito da conta do plano de contas» (OpeningCreditBalance) da Tabela 2.1 – «Tabela de código de contas» (GeneralLedgerAccounts) do ficheiro SAF-T.
Este procedimento pode ser efetuado através de ferramentas apropriadas criadas para o efeito no programa de contabilidade, nomeadamente através da criação de um diário específico para esse movimento, designado de «Abertura», ou de qualquer outro procedimento do programa de contabilidade que cumpra os requisitos referidos acima.
Face ao descrito, a abertura de saldos deverá ser feita no diário ou no tipo de documento específico para o efeito, dependendo do programa informático que seja utilizado.