PT22155 – Registo cronológico e sequencial
08-03-2019
Um contabilista certificado lança sempre os documentos, um a um, mas com data de fim do mês. Pelo que já li, até algumas das suas intervenções, posso continuar a lançar com data de fim do mês, mas tenho que colocar também a data do documento. Está correta esta minha interpretação? Esta dúvida é essencial ser esclarecida pois condiciona todo o trabalho.
Se estiver correta esta minha intervenção, informe -me por favor e meramente como exemplo se nos depósitos teremos que colocar então a data do talão de depósito? Ou seja, lanço um talão de depósito com data de lançamento de 31/01/2019 e coloco como data do documento a data do talão de depósito, que poderá ser 04/01/2019?
Parecer técnico
A questão colocada refere-se às obrigações do SAF-T relativo à contabilidade, nomeadamente quanto à realização dos registos de forma sequencial e cronológica, e a indicação das datas de registo e do documento comprovativo.
Em termos fiscais, refere o artigo 17º do Código do IRC (CIRC), que a contabilidade deve estar organizada de acordo com a normalização contabilística, de modo a permitir o apuramento do lucro tributável, sendo que este apuramento do lucro tributável irá ter como base os elementos resultantes dessa contabilidade, eventualmente corrigidos pelas disposições do CIRC.
Esses elementos resultantes da contabilidade têm origem nos registos contabilísticos, que devem ser apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário, conforme as regras estabelecidas no nº 2 do artigo 123º do Código do IRC (CIRC).
Em termos de organização contabilística, pode cada empresa efetuar a distinção dos vários registos contabilísticos através da divisão em diários de operações por vários tipos de naturezas, como por exemplo, diário de faturação, diário de bancos, diário de compras, diário de caixa, diário de operações diversas ou outros.
Nesses diários, ou em alternativa num diário geral, se não tiver optado pela criação de vários diários, devem-se registar todas as operações de natureza contabilística, de acordo com as regras mencionadas no nº 2 do artigo 123º do CIRC.
Nesses diários devem ser registadas todas as operações, de uma forma cronológica, podendo ser atribuída uma numeração sequencial, que deve constar do registo informático no programa de contabilidade e no próprio documento justificativo do movimento contabilístico.
O objetivo desta numeração sequencial é a identificação clara de todos os registos contabilísticos efetuados e permitir um acesso mais rápido e fácil à obtenção da informação e da busca do respetivo documento justificativo.
Como se poderá concluir por estas normas fiscais do CIRC, desde que as operações estejam registadas com base num documento justificativo são consideradas como válidas em termos da determinação do lucro tributável.
O registo contabilístico das faturas de clientes e fornecedores e outros documentos, no respetivo diário, terá que ter uma sequência cronológica, mas essa sequência pode ser meramente numa base mensal (e não diária). Para as faturas de fornecedores, a sequência cronológica é efetuada em função da data de receção dos documentos, e não necessariamente em função da data de emissão dessas faturas.
No entanto, continua a ser obrigatória a indicação da data do documento no registo contabilístico.
Na prática, uma fatura de fornecedor com data de 06/01/2019, rececionada em abril de 2019, é registada na contabilidade (p.e. no diário de compras) com data de registo contabilístico de 30 de abril de 2019 (optando pelo registo numa base mensal), indicando a data do documento, ou seja, 06/01/2019 (pressupondo período mensal de entrega da declaração periódica do IVA).
No caso dos depósitos bancários de cheques e/ou dinheiro, a data do documento é a data do depósito (p.e 06/01/2019), podendo ter como data de registo na contabilidade a data do final do mês (31/01/2019).