SAF-T
PT28014 - fevereiro de 2024

Na generalidade, o arquivo dos clientes de um determinado contabilista certificado, para todo o tipo de documentos, faturação emitida, faturas, notas de crédito e notas de débito de fornecedores e documentos bancários, é digital.
Os documentos enviados por fornecedores, ainda em papel, são digitalizados e colocados no programa. As faturas em papel devem ser guardadas/arquivadas?
Tendo um cliente que não os guarda, pode a Autoridade Tributária exigir todos documentos físicos num processo de fiscalização? Legalmente pode continuar só com o arquivo digital para todos os documentos?

Parecer técnico

O pedido de parecer está relacionado com os procedimentos do arquivo eletrónico de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, conforme disposto no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procedeu à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, de IRC e IRS.
Nos termos do artigo 19.º e seguintes do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e artigo 52.º do CIVA, os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se não existir outro prazo que resulte de legislação especial, sendo que este prazo de 10 anos abrange o arquivo eletrónico.
No caso de a fatura ter sido emitida através de um programa informático de faturação e através de sistema de emissão por via eletrónica, o arquivo dessas faturas é efetuado em suporte eletrónico, conforme previsto nos artigos 22.º, 23.º e 28.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, por remissão do n.º 3 do artigo 52.º do Código do IVA.
De acordo com o artigo 22.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos.
Se as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes se apresentarem impressas em papel (ou seja, quando não sejam processadas através de programas informáticos com emissão por via eletrónica) podem ser digitalizados e arquivados em formato digital, nos termos do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico, ser asseguradas:
- A execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
- A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.
De acordo com o n.º 4 do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, assegurados estes controlos, a destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel podem ser destruídos, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA.
Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais (n.º 5 do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019).
Nos termos do artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, o plano de arquivo deve conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes aí registados. O plano de arquivo considera-se como corretamente implementado quando cumpra os requisitos seguintes:
- Os ficheiros de imagens devem ser denominados ou organizados sequencialmente por forma a permitir procurar a imagem de um documento através da sua identificação;
- Para cumprimento da alínea anterior, as imagens dos documentos emitidos por meios informáticos devem ser identificadas conforme o que se encontrar preenchido nos campos «Tipo de documento» ou «Tipo de recibo» e «Identificação única do documento» ou «Identificação única do recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais» e as imagens dos documentos não emitidos por meios informáticos, bem como dos documentos rececionados, devem ser identificadas de acordo com o respetivo preenchimento no campo «Chave única do movimento contabilístico» do grupo de dados «Movimentos contabilísticos» da estrutura de dados do ficheiro a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março;
- Quando as imagens dos documentos relativos ao mesmo período de arquivo não sejam todas registadas no mesmo suporte, o ficheiro mencionado no n.º 1 pode constar apenas do último suporte utilizado;
- O suporte utilizado deve identificar o sujeito passivo através do seu nome, firma ou denominação social e número de identificação fiscal e, no caso de ocorrer a necessidade da utilização de múltiplos suportes, o respetivo número de suporte e número total de suportes utilizados.
Sobre esta matéria, recomendamos a leitura dos pontos 45 a 48 do Ofício-Circulado n.º 30 213, de 1 de outubro de 2019.
Os sujeitos passivos devem facultar à AT, no exercício da ação de inspeção, cópias dos respetivos suportes, reprodução legível em papel dos documentos arquivados, bem como permitir a realização de quaisquer tipos de análises ou pesquisas ao arquivo. Sempre que se mostre necessário, o sujeito passivo deve disponibilizar os meios para a leitura dos suportes e das imagens neles contidas, conforme disposto no artigo 33.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
Em face ao exposto, as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes que se apresentarem impressas em papel podem ser digitalizados e arquivados em formato digital, nos termos do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro. Assegurados os controlos enunciados no mesmo artigo, a destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel podem ser destruídos, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA.
No âmbito de uma inspeção, os sujeitos passivos devem facultar à AT, no exercício da ação de inspeção, cópias dos respetivos suportes digitais e se solicitado, a sua reprodução legível em papel desses documentos arquivados, bem como permitir a realização de quaisquer tipos de análises ou pesquisas ao arquivo, conforme o artigo 33.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.