SAF-T e registo contabilístico de faturas
Agosto de 2023
 

Uma empresa tem um número muito elevado de faturas de refeição, táxis, outros custos que são pagos por cartão de crédito ou débito saindo da conta bancária da empresa. A questão prende-se com o facto de existir a obrigatoriedade de lançar cada uma das faturas por contrapartida do fornecedor e depois saldar o mesmo por contrapartida do banco, tarefa morosa, pois desta forma é necessário abrir por cada fatura um fornecedor que, muitas vezes, só é utilizado uma vez, pois as compras em restaurantes, etc.. são muito dispersas. Pode registar-se o custo por contrapartida do banco não passando a fatura pelo fornecedor?

Parecer técnico
 

O pedido de parecer está relacionado com os procedimentos para os registos contabilísticos de faturas.
No caso apresentado a entidade paga, por cartão de débito ou de crédito, determinados tipos de despesas, nomeadamente táxis, refeições, etc. Em concreto é questionado se poderá registar diretamente numa conta 12 ou se terá obrigatoriamente de registar numa conta de fornecedores (22).
Começamos por dar notar que, na sua maioria, os procedimentos e obrigações do registo contabilístico das faturas e de outros documentos não resultam do Sistema de Normalização Contabilística (SNC), com exceção da utilização obrigatória do código de contas.
Ora, a abertura de contas no plano de contas da contabilidade deve atender ao código de contas do SNC aprovado pela Portaria n.º 218/2015, de 23 de julho.
Damos nota também que o principal objetivo do SNC é a preparação das demonstrações financeiras da entidade, atendendo aos princípios previstos nos instrumentos que o compõem, nomeadamente da base para a apresentação das demonstrações financeiras (BADF), modelos de demonstrações financeiras (MDF), normas contabilísticas e de relato financeiro (NCRF), normas interpretativas (NI) e da estrutura conceptual.
Esses procedimentos e obrigações específicas para o registo das operações resultam na maioritariamente das regras previstas nos códigos fiscais.
Importa também notar que nos termos do disposto no artigo 123.º do Código do IRC, em termos genéricos, as sociedades comerciais são obrigadas a dispor de contabilidade organizada nos termos da lei que permita o apuramento do lucro tributável. Atualmente, a contabilidade deve ser elaborada em programa informático com capacidade de exportação de ficheiro SAF-T (PT).
Consideramos que as obrigações de registo das faturas não são legislação nova, sendo matéria que a par do previsto na normalização contabilística aplicável, se encontra prevista nos Códigos Fiscais, nomeadamente Código do IVA e Código do IRC. Haverá sim que adaptar estes procedimentos às obrigações da estrutura de dados do ficheiro SAF-T (PT), prevista na Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro.
Em termos fiscais, refere o artigo 17.º do Código do IRC (CIRC), que a contabilidade deve estar organizada de acordo com a normalização contabilística, de modo a permitir o apuramento do lucro tributável, sendo que este apuramento do lucro tributável irá ter como base os elementos resultantes dessa contabilidade, eventualmente corrigidos pelas disposições do CIRC.
Esses elementos resultantes da contabilidade têm origem nos registos contabilísticos, que devem ser apoiados em documentos justificativos, datados e suscetíveis de serem apresentados sempre que necessário, conforme as regras estabelecidas no n.º 2 do artigo 123.º do Código do IRC (CIRC).
Em termos de organização contabilística, pode cada empresa efetuar a distinção dos vários registos contabilísticos através da divisão em diários de operações por vários tipos de naturezas, como por exemplo, diário de faturação, diário de bancos, diário de compras, diário de caixa, diário de operações diversas ou outros.
Nesses diários, ou em alternativa num diário geral, se não tiver optado pela criação de vários diários, devem-se registar todas as operações de natureza contabilística, de acordo com as regras mencionadas no n.º 2 do artigo 123.º do CIRC.
Nesses diários devem ser registadas todas as operações, de uma forma cronológica, podendo ser atribuída uma numeração sequencial, que deve constar do registo informático no programa de contabilidade e no próprio documento justificativo do movimento contabilístico.
O objetivo desta numeração sequencial é a identificação clara de todos os registos contabilísticos efetuados e permitir um acesso mais rápido e fácil à obtenção da informação e da busca do respetivo documento justificativo.
Como se poderá concluir por estas normas fiscais do CIRC, desde que as operações estejam registadas com base num documento justificativo são consideradas como válidas em termos da determinação do lucro tributável.
Em termos de registo, e para dar cumprimento aos requisitos contabilísticos referidos acima, deve proceder-se ao registo das transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas pelo sujeito passivo, conforme a alínea a) do n.º 2 desse artigo 44.º do CIVA.
De acordo com os procedimentos previstos na estrutura do SAF-T (PT) prevista na Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, com redação da Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro, cada movimento contabilístico apenas podem conter a identificação de um cliente (CostumerID) ou de um fornecedor (supplierID), não sendo possível um movimento contabilístico com várias faturas e vários clientes, ou com várias faturas e vários fornecedores.
Esse entendimento foi esclarecido pela Autoridade Tributária nas perguntas frequentes disponíveis no Portal das Finanças, relativamente ao SAF-T (PT):
«Como referenciar vários documentos pertencentes a diversos clientes ou fornecedores num único movimento contabilístico? Não é possível a identificação do CustomerID e do SupplierID ao nível da linha do movimento?
Não é possível efetuar o movimento descrito. A relação entre a emissão de qualquer documento comercial e a sua contabilização corresponde a um movimento unívoco.»
Ou seja, a cada documento comercial, nomeadamente faturas emitidas a clientes deve corresponder um movimento único. Da mesma forma, as faturas emitidas por fornecedores devem corresponder a um movimento único.
No caso de a entidade em causa emitir uma grande quantidade de faturas periodicamente, ou lhe sejam emitidas uma grande quantidade de faturas pelos fornecedores, este procedimento pode apenas ser possível mediante a integração automática das faturas emitidas através de programas informáticos de faturação no programa informático de contabilidade, não sendo praticável, em tempo útil, o registo contabilístico manual das faturas.
Essa integração pode ser efetuada mediante a extração do ficheiro SAF-T do programa informático de faturação que será integrado no programa informático da contabilidade. No caso das faturas emitidas por fornecedores, pode recorrer-se ao ficheiro obtido do Portal E-fatura, que contem as faturas emitidas e comunicadas por cada fornecedor.
Tal como se constata, tratando-se de faturas emitidas nos termos do artigo 36.º do Código do IVA, o registo contabilístico deve ser efetuado documento a documento, sequencialmente por cada número de fatura, com a respetiva designação.
Para as faturas simplificadas, que não sejam emitidas, através sistemas informáticos integrados de faturação e contabilidade, a não sujeitos passivos, esta obrigação também não se aplica, podendo o registo contabilístico ser realizado com base num resumo diário (folha de caixa) pelo montante global das contraprestações recebidas pelas transmissões de bens e prestações de serviços tributáveis, imposto incluído, assim como pelo montante das contraprestações relativas às operações não tributáveis ou isentas, conforme o artigo 46.º do Código do IVA.
No caso das faturas de fornecedores, em regra, deverão ser registadas individualmente, uma vez que nos documentos deverá constar obrigatoriamente o número de contribuinte dos fornecedores. A única exceção, será para as situações que estão dispensadas de incluir no anexo P (relação dos fornecedores). São exemplo destas situações, as despesas com combustíveis, táxis, alojamento, etc.
Concretamente, respondendo à questão colocada, em primeiro lugar, há a referir que não é obrigatória a criação de contas correntes, no Plano de Contas da empresa, especificas para cada cliente ou para cada fornecedor (ou outro terceiro).
Não se pode confundir a obrigação de identificação do cliente ou fornecedor no registo contabilístico das faturas com a utilização de conta corrente especifica (da conta 211x – Clientes ou 221x – Fornecedores).
A identificação é efetuada num campo do cabeçalho do registo do registo contabilístico do programa de contabilidade, e não nas linhas de movimentação da conta corrente: campos 3.4.3.9. Identificador do cliente (CustomerID) ou do campo 3.4.3.10 Identificador do fornecedor (SupplierID) da tabela 3 dos movimentos contabilísticos do ficheiro SAF-T.
Esta identificação está dependente da criação do cliente e fornecedores na respetiva tabela do SAF-T no programa de contabilidade.
Alguns programas de contabilidade efetuam a criação do cliente ou do fornecedor na tabela no momento da criação da conta corrente, subconta da conta 211 ou 221.
Mas, existem outros programas que têm procedimentos distintos, permitindo a criação de ficha de clientes sem a necessidade de criação de conta corrente específica.
Assim, no caso em concreto, assumindo que as faturas são pagas a pronto, somos do entendimento que não há a necessidade de criar contas correntes na contabilidade. Por outro lado, caso o sistema de gestão de clientes não disponibilize uma informação fiável, salvo melhor opinião, poderá haver interesse em detalhar a informação na contabilidade, através de contas correntes.