Na situação em análise é colocada a questão sobre a emissão de recibos e consequente preenchimento da tabela «Documentos de recebidos emitidos (Payments)» para efeito de ficheiro SAF-T (PT) da Contabilidade.

Refira-se que, de acordo com o disposto no artigo 123.º do Código do IRC, em termos genéricos, as sociedades comerciais são obrigadas a dispor de contabilidade organizada nos termos da lei que permita o apuramento do lucro tributável. Atualmente a contabilidade deve ser elaborada em programa informático com capacidade de exportação de ficheiro SAF-T (PT).

O SAF-T (PT) (Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version) é um ficheiro normalizado (em formato XML) com o objetivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, de faturação, de documentos de transporte e recibos emitidos, num formato legível e comum, independentemente do programa utilizado, sem afetar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade.

A adoção deste modelo proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de fornecimento de informação aos serviços de inspeção, acionistas, auditores internos ou externos e revisores de contas.

O formato normalizado facilita a extração e tratamento da informação, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias.

O ficheiro SAF-T (PT) destina-se a facilitar a recolha em formato eletrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspetores/auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e/ou para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal.

O disposto na Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, aplica-se, relativamente aos sistemas de faturação, às operações efetuadas a partir do dia 1 de janeiro de 2008 e, relativamente aos sistemas de contabilidade, aos registos correspondentes aos exercícios de 2008 e seguintes. Assim, a regulamentação das normas que impõe o uso desse ficheiro foi feito pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março e mais recentemente pela Portaria n.º 1 192/2009, de 8 de outubro e pela Portaria n.º 382/2012, portaria n.º 274/2013, de 11 de agosto e a Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro (com entrada em vigor apenas no dia 1 de julho de 2017).

As regras e estrutura de dados do ficheiro SAF-T (PT) estão previstas no anexo I da Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro.

A alínea f) do n.º 1 da Portaria n.º 302/2006 refere que, no caso das aplicações de contabilidade e faturação gerarem ficheiros independentes, estes devem conter informação comum e informação específica.

Tabelas de informação comuns para ambos os ficheiros:

          1. – Cabeçalho (Header);

          2.2. – Tabela de clientes (Customer);

          2.5. – Tabela de impostos (TaxTable); e

          4.4. – Documentos de recibos emitidos (Payments), quando deva existir.

Tabelas de informação específicas:

Para as aplicações de contabilidade:

          2.1. – Tabela de código de contas (GeneralLedgerAccounts);

          2.3. - Tabela de fornecedores (Supplier); e

          3. - Movimentos contabilísticos (GeneralLedgerEntries).

Assim, a obrigação relativa ao ficheiro SAFT de faturação deve ser entendida numa dupla perspetiva:

- Obrigação mensal de comunicação dos elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA, bem como os elementos dos documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços e recibos (conforme artigo 3.º do Decreto Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto). Trata-se de um SAF-T "simplificado”, que é em tudo igual ao SAF-T de faturação "completo”, mas não contém informação sobre os produtos/serviços criados em sistema (omissão da tabela de produtos/serviços);

- Adicionalmente, o programa de faturação deverá ter capacidade para produzir um ficheiro SAF-T de faturação "completo”, donde constem os elementos adicionais para além dos transmitidos mensalmente.

A obrigação relativa ao ficheiro SAF-T de contabilidade deve ser entendida também numa dupla perspetiva:

- O programa de contabilidade gerará, sem a integração da faturação, apenas um SAF-T parcial de contabilidade, sem as tabelas de documentos comerciais e produtos/serviços;

- Contudo, uma vez que o ficheiro SAF-T relativo à contabilidade deve ser único para o período a que diz respeito, o sujeito passivo só pode produzir anualmente um ficheiro SAF-T completo de contabilidade, que deverá integrar a informação das tabelas de documentos comerciais e produtos/serviços.

De facto, de acordo com a Portaria n.º 302/2016 (última alteração à estrutura de dados do SAF-T (PT)) refere-se que a tabela 4.4 – Documentos de recibos emitidos (Payments) é comum aos ficheiros do SAF-T (PT) de faturação e de contabilidade. No entanto, a AT só está a exigir essa tabela quando sejam emitidos recibos e ainda no caso dos sujeitos passivos enquadrados no regime de IVA de caixa.

A este respeito damos nota que o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, introduziu algumas alterações às obrigações de comunicações dos documentos de faturação e outros documentos fiscalmente relevantes.

Nos termos do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012, com redação do Decreto-Lei n.º 28/2019, os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional e que aqui pratiquem operações sujeitas a IVA, são obrigadas a comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT) os elementos das faturas emitidas nos termos do Código do IVA, bem como os elementos dos documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços e recibos.

Todavia, essa alteração introduzida ao n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012 refere-se aos recibos do regime do IVA de caixa, cuja obrigação de comunicação já está prevista desde 2013, no período em que esse regime se iniciou, conforme a redação do n.º 2 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 198/2012.

Assim, continua apenas a existir a obrigação de comunicação de recibos emitidos no âmbito do regime do IVA de caixa.

Os restantes recibos, ainda que sejam considerados como documentos fiscalmente relevantes e mesmo que processados através de programas de faturação certificados para a AT, não são comunicados para o E-Fatura nos termos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012.

Este procedimento foi objeto de clarificação por parte da AT através de FAQ disponível no Portal das Finanças em Apoio ao contribuinte » questões frequentes » E-fatura » comunicação elementos faturas:

«29-3750 Estou obrigado a comunicar todos os recibos que emito?

A obrigação de comunicação dos elementos dos documentos emitidos à AT aplica-se aos recibos comprovativos de pagamento emitidos por sujeitos passivos enquadrados no regime de IVA de caixa, ou emitidos a estes sujeitos passivos, quando estes os solicitem.»

De qualquer forma, há a referir que caso sejam emitidos recibos, incluindo aqueles fora do âmbito do regime do IVA de caixa, através de programa de faturação certificado pela AT, e se opte por efetuar a comunicação das faturas e outros documentos à AT nos termos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012 através da submissão do SAF-T extraído desse programa, esses recibos são também incluídos nos dados presentes nesse ficheiro submetido à AT através do Portal E-Fatura.

Todavia, apesar de constarem desse SAF-T, tais recibos (fora do regime do IVA de caixa) não são comunicados para o Portal E-Fatura, sendo essa informação desconsiderada pela AT.

Em bom rigor, havendo emissão de recibos tal deve suceder no mesmo software usado para emitir as correspondentes faturas. Apesar de se admitir a extração de vários ficheiros SAF-T (PT), por exemplo, no caso da mesma empresa usar séries diferentes emitidas por softwares diferentes, consideramos que só faz sentido que um dado recibo seja emitido no mesmo programa usado para emitir a fatura em relação à qual é dada quitação.

No caso em concreto sugerimos que solicite apoio ao parceiro informático de modo a validar a melhor forma de preencher as informações exigidas no ficheiro SAF-T (PT) Contabilidade.