A questão é sobre a obrigatoriedade de preenchimento dos dados identificativos dos terceiros (nome, morada, etc.) no programa de contabilidade.

Para o efeito remetemos para a Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro. Nesta é definida a estrutura de dados que o ficheiro SAF-T(PT) deve conter.

Verificamos, por exemplo, na tabela de clientes [2.2 – Tabela de clientes (Customer)], quais os elementos cujo preenchimento é obrigatório (iremos indicar alguns a título exemplificativo).

Campo 2.2.3 – Número de identificação fiscal do cliente (CustomerTaxID) – campo de preenchimento obrigatório, em que nas "Notas Técnicas” se indica: "Deve ser indicado sem o prefixo do país. O cliente genérico, correspondente ao designado "Consumidor final”, deve ser identificado com o NIF "999999990”.

Campo 2.2.4 – Nome da empresa (CompanyName) - campo de preenchimento obrigatório, em que nas "Notas Técnicas” se indica: "O cliente genérico deve ser identificado com a designação "Consumidor final”.

Campo 2.2.6.3 – Morada detalhada (AdressDetail) - campo de preenchimento obrigatório, em que nas "Notas Técnicas” se indica: "Deve incluir o nome da rua, número de polícia e andar, se aplicável. Deve ser preenchido com a designação "Desconhecido”, nas seguintes situações: i) Sistemas não integrados, se a informação não for conhecida; ii) Operações realizadas com "Consumidor final”.

Campo 2.2.6.4 – Localidade (City) - campo de preenchimento obrigatório, em que nas "Notas Técnicas” se indica: "Deve ser preenchido com a designação "Desconhecido”, nas seguintes situações: i) Sistemas não integrados, se a informação não for conhecida; ii) Operações realizadas com "Consumidor final”.

Campo 2.2.6.7 – País (Country) - campo de preenchimento obrigatório, em que nas "Notas Técnicas” se indica: "Sendo conhecido, deve ser preenchido de acordo com a norma ISSO 3166 – 1 alpha-2. Deve ser preenchido com a designação "Desconhecido”, nas seguintes situações: i) Sistemas não integrados, se a informação não for conhecida; ii) Operações realizadas com "Consumidor final”.

Face ao exposto, os programas de contabilidade deverão atender às exigências aqui referidas, podendo, nas situações em que tal se encontra previsto, assumir o preenchimento do campo como "desconhecido”.

Para efeitos de preenchimento da tabela de fornecedores deverá ser considerado o disposto na tabela 2.3 – Tabela de fornecedores (Supplier). Vejamos também a título exemplificativo o preenchimento de alguns campos desta tabela.

Campo 2.3.3 – Número de identificação fiscal do fornecedor (SuplierTaxID) – campo de preenchimento obrigatório, em que nas "Notas Técnicas” se indica: "Deve ser indicado sem o prefixo do país.”

Campo 2.3.4 – Nome da empresa (CompanyName) - campo de preenchimento obrigatório, em que nada é referido nas "Notas Técnicas”.

Campo 2.3.6 – Morada de faturação (BillingAdress) - campo de preenchimento obrigatório, em que nas "Notas Técnicas” se indica: "Corresponde à morada da sede ou do estabelecimento estável em território nacional”.

Campo 2.3.6.7 – País (Country) - campo de preenchimento obrigatório, em que nas "Notas Técnicas” se indica: "Deve ser preenchido de acordo com a norma ISSO 3166 – 1 alpha-2.”.

Na análise destas Notas Técnicas verificamos que os dados dos fornecedores devem ser preenchidos, não estando prevista a hipótese de preenchimento destes campos como "desconhecido”.

Da informação que consta das Notas técnicas, que temos vindo a referir, verificamos que existe diferença no preenchimento dos campos referentes a clientes e dos campos referentes a fornecedores. Não obstante, parecem existir programas de contabilidade que assumem o preenchimento dos campos da tabela de fornecedores como "desconhecido”. Tratam-se de questões de caráter informático, que deverão ser analisadas pelos produtores de software.

A informação que consideramos realmente fundamental é o preenchimento do número de identificação fiscal e do código do país.