Subsídio de refeição em IPSS
PT28171 – maio de 2024

Numa determinada instituição particular de solidariedade social (IPSS), em vez de se pagar o subsídio de alimentação, os funcionários almoçam nas suas cozinhas. No recibo de vencimento vem descrito o subsídio de alimentação em espécie a somar e a subtrair ao rendimento. Está correto desta forma? Qual a melhor forma de contabilizar essas despesas?

Parecer técnico

A questão colocada relaciona-se com o fornecimento de refeições aos funcionários em substituição da atribuição do subsídio de refeição.
Em termos de IRS, o artigo 2.º, n.º 3, alínea b), do CIRS, enquadra como rendimentos do trabalho dependente os benefícios ou regalias não compreendidos na remuneração principal que sejam auferidos devido à prestação de trabalho ou estejam em conexão com aquela prestação e constituam para o respetivo beneficiário uma vantagem económica, como é o caso do subsídio de refeição, previsto, aliás, na subalínea 2) daquela alínea b).
Determina a subalínea 2), da alínea b), do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS, que o subsídio de refeição deve ser considerado rendimento do trabalho dependente mas apenas na parte em que exceda o limite legal estabelecido para a função pública (ou o exceda em 60 por cento, quando seja atribuído através de vales de refeição), o que significa que, até àquele montante total diário, o subsídio de refeição não será tributado por não constituir rendimento do trabalho dependente (o enquadramento é idêntico para efeitos de Segurança Social).
Assim, sendo substituído o pagamento do subsídio de refeição, pelo fornecimento da mesma, não haverá uma componente remuneratória, pelo que não existirá limite fiscal em sede de IR.
De referir, assim, que não existe nenhum valor máximo fiscal quando é a própria entidade a fornecer as refeições aos seus trabalhadores. O que existem são limites fiscais, para efeitos de tributação em IRS, para o pagamento em dinheiro para subsídio de refeição e para o pagamento em vales de refeição, conforme acima mencionamos.
O apuramento do valor das refeições fornecidas aos colaboradores poderá ser efetuado através de um documento interno elaborado pela entidade em questão, podendo, por exemplo, criar uma tabela onde sejam registadas, ao longo do mês, as refeições fornecidas aos funcionários, assinadas pelos mesmos, com o apuramento do gasto com essas refeições (nomeadamente, com base no custo dos respetivos alimentos e todos os bens necessários à preparação das refeições, suportados por faturas legalmente emitidas), que servirá de base ao movimento contabilístico. Poderá, eventualmente, ponderar a utilização de contabilidade analítica para a determinação do custo dos diferentes menus.
Em termos contabilísticos, o custo suportado com as refeições fornecidas aos empregados deve ser reconhecido como gasto do período a que digam respeito. Esse gasto pode ser classificado como um benefício de empregados de curto prazo, nos termos do capítulo 18 da norma contabilística e de relato financeiro para as entidades do setor não lucrativo (NCRF-ESNL).
A conta para registar estes benefícios de empregados poderá ser a conta 637x - Gastos de ação social, ou outra conta mais apropriada.
Note-se que esta discriminação de gasto na conta 63 será feita caso a entidade consiga apurar com fiabilidade o valor das refeições/produtos alimentares fornecidos (custo de produção) e se forem valores com materialidade, pois não sendo possível efetuar tal apuramento com o rigor necessário, o valor estará já incluído nas contas 61/62/63/64 pelo que a sua não evidenciação na conta 63 não altera os resultados líquidos da entidade.
Deste modo, tendo em conta a situação apresentada, referimos que para o fornecimento de refeições aos trabalhadores por parte da entidade empregadora devem ser considerados os gastos com a confeção, incluindo matérias-primas, em termos fiscais, a sua aceitação dependerá do disposto no n.º 1 do artigo 43.º do CIRC, na medida em que serão gastos de utilidade social.
Relativamente às contribuições para à Segurança Social, o montante pago a título de subsídio de refeição, segue o regime estabelecido em sede de IRS, ou seja, está isento até ao limite legal estabelecido para o valor do subsídio de refeição da função pública.
Existindo o pagamento do subsídio de refeição cumulativamente com o pagamento, ou fornecimento gratuito, da refeição, tal subsídio deixa de ter a função que lhe é atribuída - pagar a refeição do trabalhador - o que implica a sua tributação na totalidade. Igualmente haverá tributação em IRS, na categoria A, caso seja atribuída qualquer verba a título de subsídio de refeição em dias em que não haja a prestação efetiva de trabalho.
Pelo atrás exposto, se a entidade em causa possuir um refeitório e os trabalhadores almoçam lá sem pagar qualquer valor, sendo que relativamente a tais trabalhadores a empresa não atribui qualquer subsídio de refeição, as refeições oferecidas aos trabalhadores não são consideradas como rendimentos de trabalho dependente, desde que sejam observados os critérios estabelecidos no artigo 43.º do Código do IRC, conforme determina a alínea b) do n.º 1 do artigo 2.º-A do Código do IRS.
No que respeita à declaração mensal de remunerações (DMR), esta destina-se a declarar os rendimentos do trabalho dependente (categoria A) auferidos por sujeitos passivos residentes em território português, incluindo os rendimentos dispensados de retenção na fonte, os rendimentos isentos e ainda os excluídos nos termos dos artigos 2.º, 2.º-A e 12.º do CIRS, desde que pagos ou colocados à disposição do seu titular. Pelo que, a atribuição de refeições em substituição do pagamento do subsídio de refeição, devem ser identificadas na DMR com o código A21.
Por último, tem sido entendimento da AT que o fornecimento de refeições pela entidade patronal não está sujeito a tributação em IRS por ser considerado um benefício social e ser de difícil quantificação para cada trabalhador. Por isso, os valores com as refeições fornecidas aos trabalhadores não devem figurar no recibo de vencimento, nem ficar sujeito a tributação na esfera deste.