Teletrabalho
10-01-2022
No âmbito da nova legislação que regula o teletrabalho, qual o documento que servirá para a contabilização do gasto fiscalmente aceite gerado pelos pagamentos que a entidade empregadora tem de fazer ao funcionário que esteja a exercer as suas funções em regime de teletrabalho para compensar as despesas adicionais que este possa ter por estar nesta situação?
Sabemos que estas despesas são consideradas, para efeitos fiscais, custo para o empregador e que não constituem um rendimento do trabalhador. Sabemos que o pagamento da compensação é devido logo após a realização das despesas do trabalhador. E sabemos que estas despesas adicionais devem ser comprovadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no mesmo mês do último ano anterior à aplicação do acordo.
O trabalhador deve apresentar um mapa com os cálculos e cópia das faturas ao empregador que servem de base ao pagamento por parte do empregador e também servem como suporte do registo contabilístico com vista à aceitação fiscal do custo? Caso a resposta seja negativa, como proceder?
A questão colocada refere-se ao enquadramento fiscal do pagamento da compensação por despesas adicionais dos empregados em regime de teletrabalho.
A Lei n.º 83/2021, de 6 de dezembro, modifica o regime de teletrabalho, alterando o Código do Trabalho e a Lei n.º 98/2009, de 4 de setembro, que regulamenta o regime de reparação de acidentes de trabalho e de doenças profissionais.
Nos termos do n.º 2 do artigo 168.º do Código do Trabalho (redação da Lei n.º 83/2021), são integralmente compensadas pelo empregador todas as despesas adicionais que, comprovadamente, o trabalhador suporte como direta consequência da aquisição ou uso dos equipamentos e sistemas informáticos ou telemáticos necessários à realização do trabalho, nos termos do número anterior, incluindo os acréscimos de custos de energia e da rede instalada no local de trabalho em condições de velocidade compatível com as necessidades de comunicação de serviço, assim como os custos de manutenção dos mesmos equipamentos e sistemas.
Para efeitos do referido artigo, consideram-se despesas adicionais as correspondentes à aquisição de bens e ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo a que se refere o artigo 166.º, assim como as determinadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no mesmo mês do último ano anterior à aplicação desse acordo.
O pagamento da compensação referida é devido imediatamente após a realização das despesas pelo trabalhador.
Essa compensação é considerada, para efeitos fiscais, custo para o empregador e não constitui rendimento do trabalhador.
Quanto aos elementos que comprovem as despesas adicionais decorrentes do teletrabalho a apresentar pelo empregado, tal terá que ser determinado por acordo entre a entidade empregadora e o empregado, com o objetivo de se comprovar a aquisição de novos equipamentos e serviços, que anteriormente o empregado não possuía e que adquiriu especificamente para a realização das suas funções em teletrabalho.
Esses documentos serão meramente fornecidos numa relação laboral entre a entidade empregadora e o empregado, para atestar tais despesas adicionais, não sendo documentos relevantes fiscalmente. Estes documentos não são contabilizados ou deduzidos fiscalmente diretamente na esfera da entidade empregadora, até porque não são emitidos em nome dessa entidade.
O documento fiscalmente relevante será o comprovativo do pagamento dessas despesas adicionais, comprovados em termos laborais nos termos referidos, pela entidade empregadora ao empregado, nomeadamente, por exemplo, o recibo de processamento salarial ou documento similar assinado pelo empregado a atestar que recebeu essa compensação de despesas adicionais de teletrabalho.
Ainda que não sejam tributados como rendimentos de trabalho dependente, esses montantes de compensação pelas despesas adicionais de teletrabalho são incluídos na declaração mensal de remunerações, com o código de remuneração A23.