PT27486 - março de 2023

Em relação ao valor pago por quilómetro incluir gastos de estacionamento e portagens, qual a implicação fiscal se as entidades continuarem a reembolsar estes custos aos seus funcionários? Considera-se remuneração e respetiva sujeição a IRS e taxa social única?

Parecer técnico

O pedido de parecer está relacionado com o tratamento fiscal das despesas, suportadas pela entidade patronal, pela utilização de viatura própria do trabalhador.
Em concreto é questionado o enquadramento fiscal dos dispêndios suportado com estacionamento e portagens, para além do valor pago por quilómetro.
Começamos por fazer referência ao tema da compensação pela deslocação em viatura própria de trabalhador.
De acordo com a alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS são também rendimentos de trabalho dependente (categoria A), as ajudas de custo e as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio ao serviço da entidade patronal, na parte em que ambas excedam os limites legais ou quando não sejam observados os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado e as verbas para despesas de deslocação, viagens ou representação de que não tenham sido prestadas contas até ao termo do exercício.
Atualmente, a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não está sujeita a IRS até ao montante de 0,36 euros/km.
A DMR da Autoridade Tributária destina-se a declarar os rendimentos de trabalho dependente (categoria A) auferidos por sujeitos passivos residentes em território português, incluindo os rendimentos dispensados de retenção na fonte, os rendimentos isentos e ainda os rendimentos excluídos nos termos dos artigos 2.º, 2.º-A e 12.º do CIRS, desde que pagos ou colocados à disposição do seu titular.
Assim, no que respeita à DMR, os quilómetros pagos aos trabalhadores ou aos membros dos órgãos estatutários terão de ser declarados, devendo ser separada a parte que eventualmente esteja sujeita a IRS e a parte não sujeita. A parte não sujeita é declarada utilizando o código A22 na DMR.
Os valores processados e pagos a título de deslocações em viatura própria de funcionários e membros dos órgãos estatutários ao serviço da entidade patronal, vulgarmente designados por quilómetros em viatura própria, constituem despesas que a entidade patronal suporta para ressarcir o trabalhador pela utilização da viatura pessoal ao serviço da entidade patronal (têm natureza compensatória e não remuneratória). Ou seja, não consistem em benefícios dos empregados, na aceção da norma contabilística e de relato financeiro n.º 28, pelo que deverão ser contabilizados na conta 625x - «Fornecimentos e serviços externos - Deslocações, estadas e transportes.»
Consideramos relevante acrescentar que a sociedade é obrigada a comprovar os encargos efetivamente suportados com a compensação por uso de viatura própria dos trabalhadores ou membros dos órgãos estatutários ao serviço da entidade patronal, através de mapa itinerário, sendo necessário incluir informação sobre o nome do beneficiário, o local onde se deslocou, a data da deslocação, tempo e objetivo de permanência, matrícula da viatura, bem como o montante pago por quilómetro, de modo a aferir se o mesmo excede ou não os limites de sujeição a IRS e, consequentemente, a Segurança Social.
Este tipo de despesas encontra-se sujeita a tributação autónoma, nos termos do artigo 88.º do CIRC, e a sua aceitabilidade fiscal em sede de IRC está condicionada à apresentação do mapa referido no parágrafo anterior, conforme disposto na alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A do CIRC. Porém, se as despesas em causa forem inequívoca e comprovadamente faturadas a clientes, mesmo que não exista mapa de suporte, são aceites na totalidade como custo e não são sujeitas a tributação autónoma.
Em sede de Segurança Social, a alínea z) do n.º 2 do artigo 46.º do Código dos Regimes Contributivos do Sistema Providencial de Segurança Social, determina que integra a base de incidência contributiva as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade empregadora. O n.º 3 do mesmo artigo refere que estas importâncias devem ser sujeitas a incidência contributiva, nos mesmos termos previstos no CIRS.
Informação vinculativa Processo n.º 5118/22; PIV n.º 23878; Despacho de 2022-11-24, da Diretora de Serviços, proferido por subdelegação de competências.
Efetivamente, a Autoridade Tributária pronunciou-se sobre o tema «O que inclui o valor pago por quilómetro em viatura própria» mediante a publicação da informação vinculativa relativa ao Processo n.º 5118/22, PIV n.º 23 878, por Despacho de 2022-11-24, da qual se transcreve o seguinte:
«(...) O regime de atribuição de ajudas de custo e compensação por utilização de viatura própria do trabalhador encontra-se regulamentado no Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.
Este regime aplica-se apenas à Função Pública; as empresas privadas têm liberdade para estabelecer os montantes e as condições em que essas ajudas são atribuídas.
Contudo, na ausência de um regime aplicável às relações jurídicas laborais de direito privado em matéria de ajudas de custo e compensação pela utilização de viatura própria do trabalhador, tem vindo a ser aplicado aos trabalhadores por conta de outrem a legislação supracitada, concebida para regulamentar as deslocações em serviço público.
Os valores relativos ao subsídio de transporte e às ajudas de custo resultam da conjugação de vários diplomas, da Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro e da Lei n.º 66-B/2022, de 31 de dezembro.
O subsídio de transporte, previsto no artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, relativamente ao transporte em automóvel próprio do trabalhador, tem o quantitativo de € 0,36 por quilómetro, de acordo com o estabelecido na alínea a) do artigo 4.º da Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, conjugado com o disposto no n.º 4 do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro.
O subsídio de transporte por utilização de viatura própria é atribuído por quilómetro, nos termos e legislação supra descritos, englobando o combustível, as portagens e o estacionamento.
Embora as empresas tenham liberdade para estabelecer os montantes a atribuir aos trabalhadores como ajudas de custo e pela compensação pela utilização de automóvel próprio ao serviço da entidade patronal, a parte em que ambas excedam os limites legais ou quando não se observem os pressupostos da sua atribuição aos servidores do Estado, são considerados como rendimento de trabalho dependente, nos termos da alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do Código do IRS.
Adverte-se, também, que não são dedutíveis, para efeitos da determinação do lucro tributável, as ajudas de custo e os encargos com a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem aqueles encargos, designadamente, os respetivos locais, tempo de permanência, objetivo e, no caso de deslocações em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário, cf. o disposto na alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º-A do Código do IRC.
São ainda tributados autonomamente, à taxa de 5%, os encargos efetuados ou suportados, relativos a ajudas de custo e à compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário, de acordo com o n.º 9 do artigo 88.º do CIRC. (...).»
Resulta do exposto que o pagamento das portagens e estacionamento aos trabalhadores extravasa o pagamento dos designados quilómetros em viatura própria (compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador), sendo considerado rendimento de trabalho dependente na esfera do funcionário, nos termos da alínea d) do n.º 3 do artigo 2.º do CIRS (tributado em IRS e Segurança Social).
Neste contexto, constituindo rendimento de trabalho dependente na esfera do trabalhador beneficiário, tributado em sede de IRS nos termos gerais, será considerado aceite na esfera da empresa (entidade patronal), por enquadramento na alínea d), do n.º 2, do artigo 23.º do CIRC (como gastos com remunerações, conta 63x - Gastos com pessoal).