IVA - débito de despesas
PT27948 - janeiro de 2024

Determinado sujeito passivo, com a atividade de apoio à importação e exportação, na sua fatura, para além dos honorários, coloca as despesas pagas por conta do cliente, ao abrigo do artigo 16.º do CIVA.
O contabilista certificado responsável pelo cliente informou que, segundo o novo Orçamento do Estado, as faturas não poderiam ser emitidas desta forma. A partir de janeiro de 2024 a fatura só poderia ter os honorários, enviando todas as despesas dos clientes para serem os próprios a liquidar. Esta informação está correta?

Parecer técnico

A questão colocada refere-se ao enquadramento em IVA de uma operação de débito de despesas.
Nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Código do IVA, estão sujeitas a IVA as prestações de serviços, quando realizadas no território nacional, a título oneroso, por um sujeito passivo agindo como tal.
Sendo que se consideram prestações de serviços, conforme refere o n.º 1 do artigo 4.º do Código do IVA «(...) as operações efetuadas a título oneroso que não constituem transmissões, aquisições intracomunitárias ou importações de bens (...).»
Ora, o débito de despesas, em sede de IVA é uma operação que se insere no conceito de prestação de serviços e, como tal, é uma operação sujeita a imposto.
Por regra, o débito de despesas é uma operação que irá manter, para efeitos de IVA, o mesmo enquadramento que a operação a debitar, desde que, feito na exata medida da despesa original e desde que a operação seja devidamente evidenciada no documento emitido. Assim, por exemplo, se determinado sujeito passivo debita uma eventual despesa composta por um item sujeito à taxa reduzida e por outro item sujeito à taxa normal, aquando do débito, desde que nas condições referidas, será mantido o mesmo enquadramento das despesas originais (ou seja, aplica a taxa reduzida e, ou, a taxa normal desde que fature em linhas separadas).
Por sua vez, se o débito de despesas se insere numa das alíneas do artigo 9.º do Código do IVA, e o sujeito passivo que proceder ao seu redébito se insere na mesma previsão normativa, então quando do preenchimento da declaração periódica de IVA tal operação deverá inscrever-se no campo 9 do quadro 06, desde fature pelo exato montante.
De referir ainda que, de acordo com o previsto na alínea c) do n.º 6 do artigo 16.º do CIVA, são excluídas do valor tributável «as quantias pagas em nome e por conta do adquirente dos bens ou do destinatário dos serviços, registadas pelo contribuinte em contas de terceiros apropriadas.» Mas para que haja inclusão nesta norma os documentos de despesa (faturas) devem estar emitidos em nome do cliente (enquadramento que, pressupomos, não se aplica ao caso exposto).
Em resumo, não se verificando as condições para aplicação da alínea c) do n.º 6 do artigo 16.º do CIVA, o débito de encargos deve processar-se da seguinte forma:
- Se for efetuado sem qualquer discriminação, a liquidação deve fazer-se à taxa normal;
- Se o débito se fizer de forma discriminada, segundo a natureza de cada um dos componentes da despesa, a respetiva tributação far-se-á à taxa prevista para cada um deles no artigo 18.º do CIVA;
- No caso de se tratar de despesas isentas ao abrigo de uma qualquer disposição do Código do IVA ou de operações não sujeitas a imposto porquanto não se podem subsumir nas regras de incidência daquele código, o respetivo débito beneficiará igualmente daquela isenção ou daquela não sujeição.
Face ao exposto, realçamos que o débito de quaisquer encargos suportados será efetuado através de uma fatura - no caso, nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º do CIVA (mesmo que esse débito corresponda a um mero reembolso).
Sobre esta matéria aconselhamos a leitura da informação vinculativa, processo n.º 340, com despacho de 19 de fevereiro de 2010.
Assim, e conforme referido, no caso de uma entidade incorrer nas despesas em substituição do cliente, cujos documentos de suporte são emitidos em nome do cliente, não constitui rendimento nem gasto para a empresa e a sua contabilização será numa conta de terceiros por contrapartida de uma conta de depósitos à ordem.
Isto implica que, depois das despesas serem pagas pelo prestador de serviço, este faculte ao cliente os documentos de suporte, originais, relativos a essas despesas, que devem estar emitidos em nome do cliente.
O registo adequado destas operações passará pela evidenciação em contas de terceiros identificativas dos mesmos.
Assim, nestas operações, o registo de documentos emitidos em nome de terceiros, não configuram gastos da entidade, nem a imputação destas despesas aos respetivos titulares configuram rendimentos, pelo que nem umas, nem outras, deverão influenciar resultados.
Lançamentos contabilísticos em nome do cliente:
1.º lançamento: Pagamento por conta do cliente:
Débito 2781 - Outros devedores e credores; Crédito 11 - Caixa/12 - Depósitos à ordem
2.º Lançamento: Recebimento do cliente
Débito 11 - Caixa/12 - Depósitos à ordem; Crédito 2781 - Outros devedores e credores.
Se a entidade pagar valores por conta de terceiros, sendo as faturas emitidas em nome desses terceiros, então estamos perante operações não sujeitas a IVA de acordo com a alínea c) do n.º 6 do artigo 16.º do Código do IVA (CIVA).
Referimos ainda o n.º 4 do artigo 4.º do Código do IVA, considerando que dispõe que, «quando a prestação de serviços for efetuada por intervenção de um mandatário agindo em nome próprio, este é, sucessivamente, adquirente e prestador do serviço», situação distinta de quando as quantias pagas em nome e por conta do adquirente dos bens ou do destinatário dos serviços, registadas pelo sujeito passivo em contas de terceiros apropriadas.