Gastos com aquisições de licenças
PT28028 - fevereiro de 2024

Qual a conta de contabilização do licenciamento de software?

Parecer técnico

O pedido de parecer está relacionado com o enquadramento contabilístico dos encargos suportados com aquisição de licenças, por exemplo, licenças do Office.
Visto que não é indicado o normativo contabilístico adotado pela entidade, iremos abordar esta temática no âmbito das normas contabilísticas e de relato financeiro (NCRF) previstas no aviso n.º 8 256/2015, de 29 de julho.
Em primeiro lugar, refira-se que se entende por ativo um recurso controlado pela entidade, proveniente de acontecimentos passados, do qual se espera que fluam para a entidade benefícios económicos futuros.
Os requisitos de reconhecimento como ativo constam nos parágrafos 52 a 58, 87 e 88 da estrutura conceptual do SNC e encontram-se relacionados com o potencial de contribuir, direta ou indiretamente, para a obtenção de fluxos de caixa e equivalentes de caixa para a entidade.
Um ativo é reconhecido no balanço quando for provável que os benefícios económicos futuros fluam para a entidade e o ativo tenha um custo ou um valor que possa ser mensurado com fiabilidade.
Por outro lado, um ativo não é reconhecido no balanço quando, relativamente ao dispêndio incorrido, seja considerado improvável que benefícios económicos fluirão para a entidade para além do período contabilístico corrente. Em vez disso, tal transação resulta no reconhecimento de um gasto na demonstração dos resultados.
Este tratamento não implica que a intenção do órgão de gestão, ao incorrer no dispêndio, fosse outra que não a de gerar benefícios económicos futuros para a entidade, ou que a gestão dos negócios fosse mal orientada. A única implicação é a de que o grau de certeza de que os benefícios económicos fluirão para a entidade para além do período contabilístico corrente é insuficiente para justificar o reconhecimento de um ativo.
Como se constata, são necessários juízos de valor para determinar se os itens devem ser reconhecidos em resultados ou se reúnem os requisitos para serem registados como ativo.
De acordo com o parágrafo 4 da NCRF 6 - Ativos intangíveis, os programas informáticos que sejam uma parte integrante de um equipamento físico (computador ou equipamento), sem os quais o mesmo não possa funcionar, devem ser tratados como ativos fixos tangíveis.
Exemplo destes programas informáticos pode ser o sistema operativo do computador ou programas específicos para operar um determinado equipamento.
Os programas informáticos que não façam parte integrante do hardware do computador são tratados como ativos intangíveis. Os exemplos são os programas de contabilidade e gestão, programas de recursos humanos, o Office, e programas informáticos de desenho por computador, entre outros.
Antes de verificar se algum item ou dispêndio cumpre os critérios de reconhecimento como ativo intangível, há a necessidade de verificar se estes cumprem essa definição, através da existência de três condições: identificabilidade, controlo e benefícios económicos futuros.
Um ativo intangível satisfaz a condição de identificabilidade quando este for separável do conjunto da entidade, de modo que possa ser vendido, transferido, licenciado, alugado ou trocado, ou então, quando este resultar de direitos contratuais ou legais separáveis da entidade.
A aquisição de licenças de utilização de um determinado programa (software), à partida, cumpre a condição de identificabilidade, na medida em que resultam de direitos contratuais, separáveis do valor intrínseco da entidade como um todo, que permitem a respetiva utilização na atividade operacional da empresa.
Uma entidade controla um ativo se tiver o poder de obter benefícios económicos futuros relacionados diretamente com esse ativo intangível, e possa restringir o acesso de terceiros a esses benefícios. Normalmente, esse poder advém de direitos legais que a empresa possua sobre esse ativo intangível (como sejam os copyrights).
Por exemplo, no caso de uma licença de software adquirida para utilização exclusiva na atividade de uma empresa em concreto, ou então quando esta entidade possui o direito legal de utilização exclusiva sobre essa licença, restringindo o acesso a terceiros a esse ativo, pode dizer-se que existe o controlo desse recurso intangível pela entidade.
Os benefícios económicos futuros relacionados com o ativo intangível podem incluir réditos da venda ou prestações de serviços, poupanças de custos (nomeadamente, pelo aperfeiçoamento de processos da entidade) ou outros benefícios resultantes do uso desse ativo pela entidade.
Como critério geral de reconhecimento dos ativos intangíveis, a NCRF 6 estabelece que estes apenas devem ser reconhecidos como tal, quando seja provável que os benefícios económicos futuros relacionados diretamente com esse ativo intangível fluam para a entidade, e quando o custo desse ativo possa ser fiavelmente mensurado.
Para se poder verificar do cumprimento destes critérios de reconhecimento quanto aos itens ou dispêndios realizados pela entidade, há que atender às diferentes situações em que se pode estar perante um ativo intangível.
No caso da aquisição de uma licença de software a uma terceira entidade, os critérios de reconhecimento estão normalmente cumpridos, sendo possível determinar o custo pela aquisição da licença, e representando esse custo a possibilidade de fluírem benefícios económicos para a entidade pela sua utilização.
Em termos de reconhecimento, os ativos intangíveis adquiridos a terceiros (aquisição separada), nomeadamente licenças de software adquiridos, são reconhecidos como ativos intangíveis pelo respetivo custo de aquisição - poderá utilizar uma conta 443x - Programas de computador.
O custo do ativo intangível (licença de software adquirida), a ser capitalizado quando observados os requisitos da NCRF 6, deve incluir o preço de compra, adicionado de todos os custos diretamente atribuíveis de preparação do ativo para o seu uso pretendido, nomeadamente licenças de utilização, acréscimos por utilizadores, instalação, manutenção, entre outros.
Na prática, todos os encargos suportados no momento da aquisição do programa (software), desde que relacionados diretamente com essa aquisição devem ser capitalizados.
A partir do momento em que o programa (software) esteja pronto a ser usado, todos os encargos subsequentes já não podem ser capitalizados, devendo ser considerados como gastos do período, conforme previsto no parágrafo 30 da NCRF 6.
Ou seja, encargos como reinstalação do software, atualizações, renovações de licenças, renovações de contratos de manutenção, e outros similares não devem ser incluídos no custo do ativo, devendo ser reconhecidos como gastos do período (conta 62x - FSE), observando o regime do acréscimo.
Assim, no caso concreto, haverá que aferir se o item cumpre os requisitos contabilísticos de reconhecimento como ativo intangível ou se deve ser reconhecido em gastos do período.